A mentorprogram, mint a sikeres beilleszkedés kulcsa

Korábbi cikkünkben részletesen bemutattuk, hogy milyen kérdések és dilemmák merülhetnek fel a munkáltatókban a külföldi – különösen a Fülöp-szigeteki – munkavállalók foglalkoztatása kapcsán, és ezekre milyen működő válaszokat adhatunk. Most egy olyan, a gyakorlatban is jól bevált módszerre szeretnénk fókuszálni, amely egyszerre támogatja az új dolgozók beilleszkedését és erősíti a munkahelyi közösségeket. Ezt a szerepkört a vállalatok különböző néven használják: van, ahol peer mentor programnak, máshol buddy systemnek nevezik, de a lényeg minden esetben ugyanaz - egy tapasztalt munkatárs segíti az új kolléga integrációját.

Sokan most talán azt mondhatják: „tudjuk, ismerjük, próbáltuk, nem működött…”

Ez érthető, hiszen sok vállalat már alkalmazott beilleszkedést segítő rendszereket, ám az eredmények gyakran nem voltak meggyőzőek. Éppen ezért cikkünkben nem elméleti szempontból, hanem a gyakorlati tapasztalatokra támaszkodva mutatjuk be, hogy melyek a peer mentor program leggyakoribb buktatói, és milyen valóban működő megoldások segíthetnek abban, hogy a program ne csak papíron, hanem a mindennapokban is értéket teremtsen.

A mentorok szerepe a beillesztésben

A program lényege, hogy egy tapasztalt, stabil és a vállalat iránt elkötelezett munkatárs segíti az új kolléga beilleszkedését. Ez különösen fontos, ha a munkavállaló más országból, más kultúrából érkezik, hiszen a szakmai feladatok mellett a nyelvi, kulturális és szociális integráció is kihívást jelenthet.

A peer mentor feladata, hogy irányt mutasson, támogassa az új dolgozót az eligazodásban a szervezetnél, és segítsen megérteni azokat az íratlan szabályokat, amelyek minden szervezet működésének részei. Egy jól felkészült mentor nemcsak támogat, hanem példát is mutat: hozzáállása, kommunikációja és lojalitása nagymértékben befolyásolja, hogyan látja az új kolléga a munkahelyét.

Gondolatok a mentor programról a gyakorlatban szerzett tapasztalatok alapján

Hogy ez a támogató megoldás ne csak elméletben, hanem a mindennapokban is sikeres legyen, megkérdeztük Gácsi Annát, a Pannonjob szervezetfejlesztési vezetőjét, aki évek óta gyártó és termelő vállalatoknál segíti a mentor programok bevezetését.

– Anna, mitől működik jól egy ilyen program, és milyen hibákon csúszik el leggyakrabban a gyakorlatban?

Gácsi Anna: A legnagyobb kihívás általában nem a folyamat kialakításában, hanem a megfelelő mentorok vagy buddy-k toborzásában rejlik. Sok vállalat tapasztalja, hogy a szerepre nem könnyű megtalálni azokat a munkatársakat, akik valóban alkalmasak és motiváltak erre a feladatra. Előfordul, hogy nincs elegendő jelentkező, mert a munkatársak a mentorálást plusz teherként élik meg, vagy éppen nem szeretnének felelősséget vállalni egy új kolléga beilleszkedéséért. Olyan helyzet is gyakran adódik, amikor bár vannak jelentkezők, de a jelöltek nem rendelkeznek azokkal a személyes kvalitásokkal, amelyek a szerephez szükségesek: a hitelesség, az inspiráló jelenlét, a támogató kommunikáció és a vállalat értékeivel való valódi azonosulás. A motiváció különösen kritikus tényező; nem mindegy, hogy valaki miért vállalja a szerepet, hiszen a mentor mozgatórugói és hozzáállása nagymértékben meghatározzák, hogyan fogja képviselni a szervezet márkáját és milyen élményt biztosít az új munkatársnak. Mindezek miatt a mentorprogram sikere elsősorban a szerepre alkalmas, megfelelően felkészített és valóban elkötelezett munkatárs kiválasztásán és felkészítésén múlik.

– Mi jelzi, ha egy mentor nem megfelelő választás volt?

Gácsi Anna: A nem megfelelő mentorálás jelei sokszor finomak, mégis jól felismerhetők. A pszichológiai biztonság jeleire érdemes különösen figyelni: ha az új munkatárs a beállást követő első hetekben is tartósan bizonytalan, nem mer kérdezni, tart a hibázástól vagy a nyílt kommunikációtól, az utalhat arra, hogy nem érzi magát támogató, biztonságos tanulási közegben. Ugyanakkor fontos tudatosítani, hogy a mentorálás nem egyszereplős feladat: a beilleszkedés egy kölcsönös, kétszereplős folyamat, amelyben a mentor kompetenciái és a mentorált nyitottsága egyaránt meghatározó. A beilleszkedés természetes része, hogy az új belépő számára ismeretlenek például a vállalat belső rövidítései, a szakzsargon, a szleng, vagy az informális működési szabályai. A peer mentor – vagy buddy – egyik kiemelt szerepe, hogy az íratlan normákat és kulturális sajátosságokat is átadja, még mielőtt félreértések vagy negatív élmények alakulnának ki. Az ilyen típusú informális tudásátadás legalább olyan meghatározó eleme a sikeres integrációnak, mint maga a szakmai betanítás.

– Mit tapasztalsz: milyen hatása van annak, ha jól választják ki a buddy-t/mentort?

Gácsi Anna: Ha a peer mentor kiválasztása jól sikerül, az érzékelhetően támogatja a beilleszkedést: a mentor olyan bizalmi és támogató közeget teremthet, amelyben az új munkatárs könnyebben és magabiztosabban találja meg a helyét. Segít eligazodni a szervezet működésében: megmutatja a csapat szokásait, a mindennapi működés íratlan szabályait, és segít abban, hogy az új belépő gyorsabban megtalálja a helyét. Ennek köszönhetően az új munkatárs hamarabb válik a csapat aktív, magabiztos tagjává, és hosszabb távon is elkötelezettebb maradhat. A mentorálás így nemcsak az új belépőt támogatja, hanem a szervezet számára is értékes, hosszú távú befektetés.

A peer mentor szerepének kritériumai és a nem megfelelő választás következményei

Egy sikeres mentorprogram alapja a tudatos kiválasztás. A jó mentor nemcsak hajlandó, hanem alkalmas is a szerepre:

• Elkötelezett és motivált, hitelesen képviseli a vállalat értékeit;
• Empatikus és támogató, de nem lép át a megmentő szerepbe – a mentorált szükségleteihez igazítja a segítségnyújtást;
• Jó kommunikátor – kifinomultan érzékeli a helyzeteket: jól kérdez, figyelmesen meghallgat, pontosan észleli a jelzéseket, és ezekre reagálva ad tiszta, támogató visszajelzést;
• Pozitív, inspiráló jelenléttel van a csapatban, és hitelesen képviseli a közösségi normákat;
• Megbízható és kiszámítható a működésében, így stabil támpontot jelent az új belépő számára.

Ha a támogató személy a feladatokat nem belső motivációból vállalja, nincs meg a szükséges hozzáállása, vagy éppen nincs olyan állapotban, hogy felelősen helyt tudjon állni ebben a szerepben, az könnyen gyengítheti a program hatását. Ide tartozik az is, amikor a mentor saját elégedetlenségei, feszültségei vagy a csapattal, vállalattal kapcsolatos negatív élményei szűrődnek át a támogatásba – ilyenkor a mentorált óhatatlanul egy torzított képet kap a szervezetről. Ilyen helyzetben nemcsak a beilleszkedés válhat bizonytalanná, hanem a mentor számára is megterhelő lehet a plusz felelősség, ami a saját munkájára is visszahat. Ezért is fontos, hogy a mentorálást olyan munkatárs vállalja, aki valóban készen áll erre a szerepre – szakmailag, mentálisan, hozzáállásban és motiváció szempontjából is.

A felkészítés szerepe a mentorálás minőségében

A Pannonjob mentorprogramjai a tudatos, célzott felkészítésre épülnek, mert a mentorok kompetenciái döntő mértékben befolyásolják a mentorálás minőségét. Képzéseink több kompetenciaterületet fejlesztenek egyszerre: egyrészt bővítik a kommunikációs eszköztárat – az aktív hallgatás, a kifinomult észlelés-érzékelés, a helyzethez illesztett kérdezéstechnika és a letisztult kommunikációs üzenetek terén. Másrészt foglalkozunk a mentori működés belső folyamataival is: a kognitív torzításokkal, a hiedelmek és saját szűrők felismerésével, és az ezekből fakadó torzító minták elkerülésével. Emellett kiemelt szerepet kap a bizalomépítés, a pszichológiai biztonság megteremtése, valamint a konfliktus- és stresszkezelés gyakorlata. A képzés érinti a beillesztés és a fluktuáció összefüggéseit is – különösen azt, hogy az új belépők kilépése jellemzően az első 1–3 hónapban a legmagasabb.

A Pannonjob ebben három szinten támogatja partnereit: segítünk a megfelelő peer mentorok és buddy-k kiválasztásában, fejlesztjük a szerepre jelentkezőket, és szükség esetén támogatást adunk a teljes rendszer felépítéséhez.

Valódi tapasztalatokra épülő, működő megoldások

A Pannonjob a mentorprogramok kialakítása és működtetése során számos vállalatnál szerzett átfogó tapasztalatot. Projektjeinkben a cél minden esetben ugyanaz: az új belépők – hazai és külföldi munkavállalók – zökkenőmentes integrációja, a fluktuáció csökkentése és a csapatkohézió erősítése. A jól felépített mentorprogram nemcsak gyorsítja és biztonságosabbá teszi a beilleszkedést, hanem hosszú távon is támogatja egy befogadó, együttműködő vállalati kultúra kialakítását.

Fontos azonban tudni, hogy a beillesztés mindig csapatmunka: akkor működik igazán, ha a HR, a közvetlen vezető, a belső oktató és a csapat is partnerként vesz részt benne – a peer mentor mellett. Ez a szemlélet a következő időszakban külön cikkben is folytatódik majd, ahol részletesen bemutatjuk, hogyan tud hatékonyan együttműködni a beillesztésben érintett szereplők köre.

Ha szeretné, hogy a mentorprogram valódi hatással legyen a mindennapi működésre, és ne csupán adminisztratív elem maradjon, forduljon bizalommal a Pannonjob szakértőihez. Módszereink gyakorlati tapasztalatokon alapulnak, programjainkat kipróbált eszközökkel és hiteles trénerekkel valósítjuk meg.

Gácsi Anna
Szervezetfejlesztési tanácsadó, tréner, coach

+36 20 222 9223
[email protected]

Hajdu Édua
Kiemelt ügyfélkapcsolati, marketing és felnőttképzési vezető

+36 20 398 8624
[email protected]