Megjelent: 16 éve

Kártékony a gyakori e-mailezés

Az ésszerű e-mailezés növeli a munka hatékonyságát, ám különösen nagyobb cégeknél egyre nagyobb időrablónak számít. A félóránkénti mailolvasás, lánclevelek folyamatos küldése, az egy irodában dolgozók közötti mailes kommunikáció terjedése csökkenti a produktivitást és a koncentrációt. Mit lehet tenni?

Egyre nagyobb időrablóvá válik az e-mailezés a munka világában. Egy német felmérés szerint egy átlagos irodai alkalmazott napi 40-szer ellenőrzi, hogy érkezett-e új levele valamelyik postafiókjába. Az e-mail áradat, a levelek folyamatos ellenőrzése és olvasása csökkenti a munka hatékonyságát, a munkabírást és a koncentrációt. Egy levélellenőrzés után 10-15 perc is eltelhet, míg a munka visszazökken eredeti kerékvágásába. Az angol Henley Management College hallgatói egy vizsgálatban kimutatták, hogy egy menedzser munkás életéből összesen 3,5 évet tölt jelentéktelen levelek olvasásával.


Előnyös lehet, ha nem visszük túlzásba



Pedig a munkahelyi e-mailezésnek sok előnye van a hagyományos kommunikációval szemben. Az e-mail küldője egyszerre egy egész csapattal tud információt közölni úgy, hogy nem kell meetinget összehívni, és nem akasztja meg a többiek munkáját. Minden kolléga elvileg akkor nézi meg a kapott információt, amikor ráér. A probléma csupán az, hogy a munkatársak nem tudják visszafogni magukat és kikapcsolódás apropóján is a levelezőprogram Küldés/Fogadás gombját nyomják, ahelyett, hogy sétálnának egyet vagy a kollégákkal beszélnének a konyhában, a társalgóban.


Ha az egymás mellett ülők leveleznek



Növeli a gondot, hogy egyre terjed a cégen belüli indokolatlan e-mailezés. Például informatikusok, mérnökök, akik néhány méterre dolgoznak egymástól, inkább elektronikus levélben kommunikálnak. A kéretlen reklámleveleket különféle spamszűrők könnyen hatástalanítják, a "belső spam"-ként aposztrofált jelenség ellen azonban már nehezebb védekezni. Ekkor a kollégák egymásnak küldenek vicces vagy elgondolkoztató lánc e-maileket, esetleg egy céges parti időpontját egyeztetik le ezen az úton. Szintén hátráltatja a munkát a túl sok cc-zett levél: Minden apró momentumról másolatot küldenek az egész csapatnak. Még azoknak is, akik nem érintettek egy-egy projektben.

A féktelen levelezés kártékony hatását tudományos kutatások is alátámasztották. A személyes kommunikáció csökkenése a csapaton belül megöli az ötletek, az építő jellegű javaslatok felszínre kerülését. Ráadásul több félreértés is adódhat e-mailben a nehézkesebb visszajelzési vagy visszakérdezési lehetőség miatt.


E-mail-mentes nap és kávézósarkok



A probléma inkább nagyobb szervezeteknél jelentkezik, kisebb cégeknél még tartja magát a személyes kommunikáció elsőbbsége. A multik érzik a veszélyt és próbálnak lépéseket hozni az e-mail túlburjánzása ellen. Például a Novartis gyógyszergyártó amerikai leányvállalatánál kávézósarkokat alakítottak ki az irodában, hogy ezzel is a személyes kommunikációra és egyeztetésre sarkallják a kollégákat. Az Intel amerikai IT-óriás "e-mail-mentes napot" vezetett be, amikor a belső levelezést szüneteltetik és csak az elengedhetetlen külső levelekre válaszolnak. Arra kérik a kollégákat, ha cégen belül szeretnének valamit megbeszélni, azt tegyék meg személyesen vagy használják a telefont. Más cégek azt javasolják a kollégáknak, hétvégén ne foglalkozzanak e-mailek megválaszolásával.


Kétszáz levél egy felsővezetőnek



Szenvednek a levéláradattól a felsővezetők is. Előfordul, hogy naponta kétszáz mailt kapnak, ami gátolja a hatékony munkát. Vezetői tanácsadók javaslata, hogy naponta egyszer legfeljebb kétszer nézzenek a levelekre. Ne sorban válaszoljanak, hanem a feladó és az üzenet tárgya alapján rangsorolják a leveleket sürgősség és fontosság alapján, ne sorban menjenek végig a levéllistán.

Vannak, akik mások figyelmét is felhívják a túlzott mailezés egészségtelen hatására. A német IBM egyik dolgozójának e-mail aláírásában például az alábbi szöveg olvasható: "E-mailjeit csak naponta kétszer olvassa. Vegye kezébe élete irányítását, tanuljon meg újra álmodni. Csatlakozzon az E-mailezést lassító mozgalomhoz."
  • 2024.03.21recruiTECH 2024 A recruiTECH elsősorban HR vezetőknek, toborzóknak, toborzási vezetőknek, employer branding specialistáknak és learning & development szakembereknek szól, akik napi szinten küzdenek a toborzási céljaikért a munkaerőpiacon, akik keresik az új megoldásokat, melyek segítségével hatékonyabbá tehetik vállalatuk tevékenységét.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.03.26Műegyetemi Állásbörze A Műegyetemi Állásbörze Budapest legnagyobb és legrangosabb álláskereső rendezvénye. 1995 óta képez hidat a munkaadók és potenciális munkavállalóik között. Rendezvényről rendezvényre több újítással, színesebb programokkal, felméréssel és számos csatornával is találkozhatnak az érdeklődők.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.03.27Átfogó projektmenedzsment képzés IPMA és PMI alapokon Klasszikus projektmenedzsment képzés - átfogó, gyakorlati program, egyéni mentorálással.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Kirúgták a légiutas-kísérőt, dühében szétvert egy reptéri üzletet - videó

A stewardess átszámítva körülbelül 580 ezer forintos kárt okozott. Teljes cikk

Kiszámolták: ennyivel jár rosszabbul egy szülő egy gyerektelenhez képest

A szülők a nem szülőkhöz képest bő két és félszer több saját erőforrást áldoznak a társadalom fenntartására, a gyereknevelésre fordított... Teljes cikk

Meghirdette a Bolyai János Kutatási Ösztöndíj idei pályázatát az MTA

Meghirdette Bolyai János Kutatási Ösztöndíj-pályázatát a Magyar Tudományos Akadémia (MTA), a támogatást 2024-ben is 155 kiváló kutató nyerheti... Teljes cikk