Kártékony a gyakori e-mailezés

Egyre nagyobb időrablóvá válik az e-mailezés a munka világában. Egy német felmérés szerint egy átlagos irodai alkalmazott napi 40-szer ellenőrzi, hogy érkezett-e új levele valamelyik postafiókjába. Az e-mail áradat, a levelek folyamatos ellenőrzése és olvasása csökkenti a munka hatékonyságát, a munkabírást és a koncentrációt. Egy levélellenőrzés után 10-15 perc is eltelhet, míg a munka visszazökken eredeti kerékvágásába. Az angol Henley Management College hallgatói egy vizsgálatban kimutatták, hogy egy menedzser munkás életéből összesen 3,5 évet tölt jelentéktelen levelek olvasásával.

Előnyös lehet, ha nem visszük túlzásba

Pedig a munkahelyi e-mailezésnek sok előnye van a hagyományos kommunikációval szemben. Az e-mail küldője egyszerre egy egész csapattal tud információt közölni úgy, hogy nem kell meetinget összehívni, és nem akasztja meg a többiek munkáját. Minden kolléga elvileg akkor nézi meg a kapott információt, amikor ráér. A probléma csupán az, hogy a munkatársak nem tudják visszafogni magukat és kikapcsolódás apropóján is a levelezőprogram Küldés/Fogadás gombját nyomják, ahelyett, hogy sétálnának egyet vagy a kollégákkal beszélnének a konyhában, a társalgóban.

Ha az egymás mellett ülők leveleznek

Növeli a gondot, hogy egyre terjed a cégen belüli indokolatlan e-mailezés. Például informatikusok, mérnökök, akik néhány méterre dolgoznak egymástól, inkább elektronikus levélben kommunikálnak. A kéretlen reklámleveleket különféle spamszűrők könnyen hatástalanítják, a "belső spam"-ként aposztrofált jelenség ellen azonban már nehezebb védekezni. Ekkor a kollégák egymásnak küldenek vicces vagy elgondolkoztató lánc e-maileket, esetleg egy céges parti időpontját egyeztetik le ezen az úton. Szintén hátráltatja a munkát a túl sok cc-zett levél: Minden apró momentumról másolatot küldenek az egész csapatnak. Még azoknak is, akik nem érintettek egy-egy projektben.

A féktelen levelezés kártékony hatását tudományos kutatások is alátámasztották. A személyes kommunikáció csökkenése a csapaton belül megöli az ötletek, az építő jellegű javaslatok felszínre kerülését. Ráadásul több félreértés is adódhat e-mailben a nehézkesebb visszajelzési vagy visszakérdezési lehetőség miatt.

E-mail-mentes nap és kávézósarkok

A probléma inkább nagyobb szervezeteknél jelentkezik, kisebb cégeknél még tartja magát a személyes kommunikáció elsőbbsége. A multik érzik a veszélyt és próbálnak lépéseket hozni az e-mail túlburjánzása ellen. Például a Novartis gyógyszergyártó amerikai leányvállalatánál kávézósarkokat alakítottak ki az irodában, hogy ezzel is a személyes kommunikációra és egyeztetésre sarkallják a kollégákat. Az Intel amerikai IT-óriás "e-mail-mentes napot" vezetett be, amikor a belső levelezést szüneteltetik és csak az elengedhetetlen külső levelekre válaszolnak. Arra kérik a kollégákat, ha cégen belül szeretnének valamit megbeszélni, azt tegyék meg személyesen vagy használják a telefont. Más cégek azt javasolják a kollégáknak, hétvégén ne foglalkozzanak e-mailek megválaszolásával.

Kétszáz levél egy felsővezetőnek

Szenvednek a levéláradattól a felsővezetők is. Előfordul, hogy naponta kétszáz mailt kapnak, ami gátolja a hatékony munkát. Vezetői tanácsadók javaslata, hogy naponta egyszer legfeljebb kétszer nézzenek a levelekre. Ne sorban válaszoljanak, hanem a feladó és az üzenet tárgya alapján rangsorolják a leveleket sürgősség és fontosság alapján, ne sorban menjenek végig a levéllistán.

Vannak, akik mások figyelmét is felhívják a túlzott mailezés egészségtelen hatására. A német IBM egyik dolgozójának e-mail aláírásában például az alábbi szöveg olvasható: "E-mailjeit csak naponta kétszer olvassa. Vegye kezébe élete irányítását, tanuljon meg újra álmodni. Csatlakozzon az E-mailezést lassító mozgalomhoz."