A kkv-s HR-es egy személyben mindenes?

Nincs igazi HR munka a kkv-szktorban, de szükség lenne rá

Tavalyi kutatások, benchmark felmérések szerint a kkv-szektorban még mindig nem ismerik a korszerű HR szerepét és módszereit. Leszámítva azt a 4000-5500 céget - köztük is a közel 900 nagyvállalatot, ahol valódi stratégiai partnerként működik a HR. Több rendezvény foglalkozott már ezzel a témával, rámutatva, nagyobb szükség van a HR-re a kisvállalkozásoknál - ezen belül a mikrovállalkozásoknál -, mint valaha. Ezen ellentmondás hátterében több tényező húzódik meg. Például az, hogy ebben a szektorban jellemző a pozícióját évtizede bitorló vezető, a mindennapi ügyekért felelős HR. Itt a Business Partner jellegű HR-vezetőre nincs szükség.

Vagy épp növekszik a vállalat, csak épp tiszta folyamatok és felelősségi rendszerek híján a káosz felé tartanak. - Biztos jele a zűrzavarnak, ha a vezetők feladatkörei elmosódnak, pl. a pénzügyi igazgató bevallásokat készít, vagy a cégvezető üzletszerzés helyett adminisztrációval bajlódik – hangzott el tavaly nyáron a Human Score - IBS HR műhely által szervezett beszélgetésen. Több kisvállalkozásoknál az ügyvezető, a tulajdonos, vagy a feladattal megbízott munkatárs ösztönösen alkalmazza a HR-eszközöket. Mivel ezek mögött azonban nincsenek rögzített és mindenki számára egyértelmű módszertanok, akár egyetlen személyes konfliktus komoly szervezeti, gazdasági visszaesést idézhet elő – mutattak rá szakemberek.

Megoldás lehet akár egy interim menedzser alkalmazása, aki kialakítja a közepes vállalkozások rendszereit, amelyet azután kevésbé tapasztalt kollégák is tudnak működtetni. Tapasztalatok szerint azonban a vállalkozók inkább maguk mennek el egy HR-képzésre, minthogy másra bízzák a feladatot.

A kkv-s HR-es egy személyben mindenes

Vegyük azt az esetet, amikor a cégek alkalmaznak humán erőforrással foglalkozó „mindenest”, csak egy idő után roskadozik a munka súlya alatt az elmosódott feladatkörök, felelősségi rendszerek, kiépített HR rendszerek híján és káosz alakul ki. Dr. Bodó Péter, a Dr. Bodó Training és Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója, az Európai Coaching Szövetség (ECA) alelnöke az érintettek felelősségére hívta fel a figyelmet. Véleménye szerint a HR-eseknek nem szabad passzívan figyelniük a saját munkakörük alakulását, tenniük kell azért, hogy ne mindenesként tekintsenek rájuk. - A HR-nek magának kell kialakítania a kereteit. Nehezebb a határokat átlépni, ha már az elején tisztázzák a feladatköröket – emelte ki Bodó Péter. Több hozzászóló is megerősítette a HR-esek leterheltségét, mindenességét. A szakember úgy látja, ez a nélkülözhetetlenség hamis érzetét kelti a HR-sekben. Mindenest bármikor talál az ember, de egy szakterületen kiválóan teljesítőt nem feltétlenül – figyelmeztetett.

Az is a különböző munkakörök határainak elmosódásához vezethet, ha a HR-es feladatok nem töltenek ki egy teljes, nyolcórás munkakört, ezért a cég pl. informatikai feladataiba, szervezésbe is be kell segítenie a munkatársnak - tudtuk meg egy 37 fős IT-fejlesztéssel foglalkozó cég fejlesztési konzulensétől.

A felszólaló személyzetisek közül többen a toborzás-kiválasztásért, képzések megszervezésért felelnek, mások a cafeteria-rendszereket kezelik, elégedettség-felmérést és/vagy teljesítményértékelést vezényelnek le, miként egy kilencvenfős cég két frissen végzett HR-eseitől megtudhatta a nagyérdemű.

Míg egy másik kkv munkatársa arra panaszkodott, a céghez kerülve nem volt felkészülve a rá zúduló feladatokra és arra, hogy egyetlen HR-esként mennyi mindenért felel majd. Új dolgokra, fejlesztésre, motivációra nincs ideje a napi 12 óra adminisztráció, HR szoftverek kezelése mellett. A delegációra sincs módja és a háttérben meghúzódó, mindenki számára egyértelmű létszámgondot pedig nem orvosolják a cégnél, mert ezekben a bizonytalan gazdasági időszakban, ha fel is vesznek új embert, nem a HR területre. – A vezetői támogatás akkor jöhet szóban cégünknél, amennyiben az adminisztráció terhét leveszik a vállamról és legalább egy főt felvesznek mellém. Kivárom a bővülést és akkor kezdek neki a fejlesztői feladatoknak. Ha ez nem történik meg, marad a napi sokszor 10 óránál is tovább nyúló munkaidő – zárta történetét a leterhelt HR-es.

- Ez nem jó stratégia. A HR-esnek határozottan jeleznie kell problémáit, igényeit a vezetőség felé az elvárások teljesítéséhez. Amennyiben szükséges, delegálnia kell a feladatokat. Egy konkrét egyezségre van szükség. Ugyanis nem csak a raktáros munkájához kell megteremteni a munka elvégzéséhez szükséges feltételeket, hanem a HR-eséhez is – nyomatékosította Bodó Péter az előzőekben felvetettekre reagálva. Hozzátette: meg kell fogalmazni, ki miért felel és azt milyen feltételek biztosításával lehet elvégezni. Ha a felek már az elején nem tisztázzák le a határokat, akkor a cég azt a következtetést fogja levonni, hogy az adott munkakört egy ember is el tudja látni és a továbbiakban ezen fog spórolni. Különben is, mire megy a cég egy kiégett, túlterhelt HR-essel? – kérdezi Bodó Péter.

Egy interim menedzser is lehet mindenes

Frajna Piller Annamária, aki egy hazánkban 130 munkatársat foglalkoztató logisztikai cég .interim HR vezetője saját példáján keresztül mutatta be, milyen könnyű mindenessé válni. A céghez kerülve egy évet kapott a tulajdonos-vezérigazgatótól a különböző HR-rendszerek bevezetésére (bér, munkakör, teljesítményértékelés, kompetencia). Idővel azonban kiderült, , hogy a cég problémái nem a rendszerek hiányából eredtek. Annamária idejének jelentős részét a toborzás-kiválasztás, fluktuáció kezelése vitte el. Egyrészt a képzett teherautósofőrökből hiány van hazánkban, ezért nem könnyű betölteni a pozíciókat. Másrészt a felső vezetők együttműködésének fejlesztésével is sokat kellett foglalkoznia. Eközben egyre több területet bíztak rá, egyre többen fordultak hozzá problémájukkal. Egyszer csak azon kapta magát, hogy mindenessé vált. Frajna Piller Annamária ma már rutinosabban látja el sokrétű feladatait tudván azt, hol van az a bizonyos határ.

Miként a kerekasztal-beszélgetésből kiderült, nemcsak a HR-es, az interim menedzser, de még a coach is belefuthat a mindenes zsákutcájába.

A vezetők bevonásával csökkenhet a HR-es munkaterhe

Ebben a folyamatban azonban nemcsak a HR-es felelőssége merül fel, hanem a vezetőé is. A mindenesség a vezetői kompetenciák hiányára is utal - enyhít a HR-esek kritikáján Bodó Péter.

A kerekasztal-beszélgetésen elhangzott, a vezetők nem jeleskednek a kommunikációban és a teljesítmények elismerésében sem, a bírálatokban annál inkább.

Bodó szerint szemléletváltásra lenne szükség. A vezetőknek meg kell érteniük, hogy a személyiségfejlesztés, az emberek vezetése nem kizárólag HR feladata, nem delegálhatnak minden emberi feladatot a HR-re. - A vezetőket be kell vonni a humán erőforrás menedzsmentbe, természetesen nem minden területbe, így tud csökkeni a HR-es munkaterhe. A cégeknek pedig támogatniuk kell az ehhez szükséges kompetenciák megszerzését.

Nagy kérdés, hogy a vezetők mennyire érzik sajátjuknak a munkatársakkal való foglalkozást. Ennek egyik jele az állásinterjún való részvétel és annak, szakmai oldalról képviselik-e a céget. Ezen túl a teljesítmények értékelésekor tapasztalt vezetői magatartás is árulkodó. Ha passzívak, nem dicsérnek, nem adnak magyarázatot értékelésükre, a HR-esek irányított kérdésekkel segíthetnek.

Bodó úgy látja, nem kell leírni a vezetőket a humán erőforrás terén. Egy részüknek nagyobb az affinitása, másoknak nem, de ez a már előzőleg megszerzett tapasztalattól is függ. Egy-egy középvezetővel érdemes kezdeni a fejlesztést, mert az pozitív hatással lehet a többi vezető beosztásban dolgozóra. Ezeket a vezetőket meg kell találni, majd egy képzést is szervezhetünk nekik – javasolják a szakemberek.