Ezekkel az alkalmazásokkal garantáltan ellenőrizheti kollégái otthoni teljesítményét

A jelenlegi helyzetben a home office nem úri kiváltság, hanem egy olyan átmeneti megoldás, amivel a vállalatok csökkenthetik bevételük kiesését. Természetesen, egy komplex home office rendszer kiépítése több időt vesz igénybe, de jelen helyzetben ennek egy egyszerűsített változata az egyetlen létező megoldás. Végig kell gondolni, hogy melyek azok az operatív munkák, amit a rendelkezésre álló eszközökkel a leggyorsabban megvalósíthat a vállalkozás, hogy a kollégák elszeparáltan tudjanak otthonról dolgozni, ezzel segítve a cégnek.

A hatékony együttműködés legfőbb eszköze a kommunikáció. Most nem a számonkérés, az otthon végzett munka hatékonyságmutatóinak elemzése az elsődleges. Sokkal fontosabb az egészség védelme és egy olyan stratégia kialakítása, amivel a munkáltató és a munkavállaló is túl tudja élni ezt a helyzetet. Mert a vírus levonulása után is folytatni kell a munkát. Azok a kollegák, akik eddig a cégnél dolgoztak, akiket betanítottak, azután is szeretnének ott dolgozni. Közös érdek a megfelelő megoldások megtalálása.

Kollégákkal való kommunikációra és teljesítményének ellenőrzésére számos online alkalmazás érhető el, számos közülük ingyenes. Ezekből gyűjtöttünk össze párat a teljesség igénye nélkül. A fent említett csoportban külön gyűjtőposztot indítottak ezekre a szoftverekre, platformokra.

Elsődleges szempont jelen helyzetben, hogy a munka elvégzése kerüljön a fókuszba és ne a ledolgozandó munkaidő.

Covid19 kapcsán több mamut cég is ingyenesen elérhetővé tette alkalmazásait, ezzel is elősegítve a home office-ba történő átállást. Ilyen például a Zoho.com, ahol lehetőség van videó konferenciákra, chatelésre. A Microsoft is mindenki számára ingyenesen hozzáférhetővé tette alkalmazásait bármilyen e-mail címmel, így pl.: a Teams alkalmazása kiválóan alkalmas dokumentumok megosztására, a feladatok elvégézésének monitorozására.

A feladatok elvégzésének nyomonkövetése legkönnyebben projektmenedzsment alkalmazásokkal lehetséges. Itt is érdemes megnézni a legegyszerűbb eszközöket is, ahol lehet delegálni feladatot, határidőt beállítani és az adott feladaton belül akár chatelni is, ha kérdésünk van. Ilyen legegyszerűbb alkalmazás például a Wunderlist. Freedcamp nevű platform is remek választás és végtelenül egyszerű. Az ingyenes verziójában is számos lehetőség van, nincs szükség hosszas betanulásra a használatához. Itt lehet fájlokat feltölteni, felelősöket, határidőt megjelölni, direktben kommunikálni az adott feladat alatt. A Trello, Asana platformoknak is van ingyenes verziójuk, viszonylag könnyen megtanulható ezek kezelése is, jól lehet rajtuk szervezni a csapatmunkát.

A legtöbb alkalmazásról találunk pár perces tutorial videót a YouTube-on. Amit most érdemes szem előtt tartani, az a gyors adaptálhatóság. Az a felület, ami a szervezet számára optimális és képes ebben az átmeneti időben segítséget nyújtani.

Kommunikációra lehet használni a Slacket, WhatsAppot, Vibert és még számos ingyenes online eszközt, ezeknél a feladatok nyomonkövetése kicsit nehézkesebb, de nem lehetetlen a kereső funkcióknak köszönhetően. Határidőket itt nem tudunk hozzárendelni, de tudunk tagelni embereket, akiknek szánjuk a kérdéseinket.

Videómegbeszéléseket is kell és lehet alkalmazni a hatékony kommunikáció jegyében. Erre vannak ingyenes alkalmazások, például a fent említett Zoho, vagy a Zoom.us, Skype, Viber, Facebook Messenger is akár.

Természetesen a bizalmas információk biztonságára továbbra is érdemes nagy hangsúlyt fektetni. A felhőben tárolandó adatokat érdemes olyan szolgáltatónál tárolni, ami megbízható ezek azonban bizonyára fizetős szolgáltatások, de ne elviselhetetlen költségűek, egy kis cég számára kigazdálkodható. A Dropbox, Onedrive, Google felhőtárhelyeinek fizetős verziója biztonságos.

(A home office biztonságos megoldásáról korábban itt írtunk.)

Összefogásra és a munkavállalóval szembeni bizalomra van jelenleg szükség. Különösen fontos, mert a gyerekek otthon lesznek és biztosan kizökkentik a szüleiket a munkából, ennek okán ügyelni kell a pontos feladatkiosztásra és a feladatok priorizálására.

Nyitókép: Dillon Shook on Unsplash