Megjelent: 2 éve

Ezekkel az alkalmazásokkal garantáltan ellenőrizheti kollégái otthoni teljesítményét

A koronavírus bombaként robbant hazánkra komoly gondot okozva a munkáltatóknak, hogyan oldják meg a kollégák otthonról való munkavégzését. Azok a cégek, ahol eddig nem volt bejáratott az ilyen irányú foglalkoztatás, most rákényszerülnek az azonnali reagálására. Kiss-Márton Adrienn HR tanácsadó összefogásával megalakult egy KKV HomeOffice Megoldások elnevezésű FB csoport, ahol informatikusok, jogászok, virtuális asszisztensek és HR szakemberek egymást támogatva ötletelnek a kialakult állapot megoldására, a társadalmi felelősségvállalás jegyében. Adrienn segítségével összefoglaltuk cikkünkben a legfontosabb alkalmazásokat, melyekkel könnyebben átvészelhető ez az időszak.

A jelenlegi helyzetben a home office nem úri kiváltság, hanem egy olyan átmeneti megoldás, amivel a vállalatok csökkenthetik bevételük kiesését. Természetesen, egy komplex home office rendszer kiépítése több időt vesz igénybe, de jelen helyzetben ennek egy egyszerűsített változata az egyetlen létező megoldás. Végig kell gondolni, hogy melyek azok az operatív munkák, amit a rendelkezésre álló eszközökkel a leggyorsabban megvalósíthat a vállalkozás, hogy a kollégák elszeparáltan tudjanak otthonról dolgozni, ezzel segítve a cégnek.

A hatékony együttműködés legfőbb eszköze a kommunikáció. Most nem a számonkérés, az otthon végzett munka hatékonyságmutatóinak elemzése az elsődleges. Sokkal fontosabb az egészség védelme és egy olyan stratégia kialakítása, amivel a munkáltató és a munkavállaló is túl tudja élni ezt a helyzetet. Mert a vírus levonulása után is folytatni kell a munkát. Azok a kollegák, akik eddig a cégnél dolgoztak, akiket betanítottak, azután is szeretnének ott dolgozni. Közös érdek a megfelelő megoldások megtalálása.

Kollégákkal való kommunikációra és teljesítményének ellenőrzésére számos online alkalmazás érhető el, számos közülük ingyenes. Ezekből gyűjtöttünk össze párat a teljesség igénye nélkül. A fent említett csoportban külön gyűjtőposztot indítottak ezekre a szoftverekre, platformokra.

Elsődleges szempont jelen helyzetben, hogy a munka elvégzése kerüljön a fókuszba és ne a ledolgozandó munkaidő.

Covid19 kapcsán több mamut cég is ingyenesen elérhetővé tette alkalmazásait, ezzel is elősegítve a home office-ba történő átállást. Ilyen például a Zoho.com, ahol lehetőség van videó konferenciákra, chatelésre. A Microsoft is mindenki számára ingyenesen hozzáférhetővé tette alkalmazásait bármilyen e-mail címmel, így pl.: a Teams alkalmazása kiválóan alkalmas dokumentumok megosztására, a feladatok elvégézésének monitorozására.

A feladatok elvégzésének nyomonkövetése legkönnyebben projektmenedzsment alkalmazásokkal lehetséges. Itt is érdemes megnézni a legegyszerűbb eszközöket is, ahol lehet delegálni feladatot, határidőt beállítani és az adott feladaton belül akár chatelni is, ha kérdésünk van. Ilyen legegyszerűbb alkalmazás például a Wunderlist. Freedcamp nevű platform is remek választás és végtelenül egyszerű. Az ingyenes verziójában is számos lehetőség van, nincs szükség hosszas betanulásra a használatához. Itt lehet fájlokat feltölteni, felelősöket, határidőt megjelölni, direktben kommunikálni az adott feladat alatt. A Trello, Asana platformoknak is van ingyenes verziójuk, viszonylag könnyen megtanulható ezek kezelése is, jól lehet rajtuk szervezni a csapatmunkát.

A legtöbb alkalmazásról találunk pár perces tutorial videót a YouTube-on. Amit most érdemes szem előtt tartani, az a gyors adaptálhatóság. Az a felület, ami a szervezet számára optimális és képes ebben az átmeneti időben segítséget nyújtani.

Kommunikációra lehet használni a Slacket, WhatsAppot, Vibert és még számos ingyenes online eszközt, ezeknél a feladatok nyomonkövetése kicsit nehézkesebb, de nem lehetetlen a kereső funkcióknak köszönhetően. Határidőket itt nem tudunk hozzárendelni, de tudunk tagelni embereket, akiknek szánjuk a kérdéseinket.

Videómegbeszéléseket is kell és lehet alkalmazni a hatékony kommunikáció jegyében. Erre vannak ingyenes alkalmazások, például a fent említett Zoho, vagy a Zoom.us, Skype, Viber, Facebook Messenger is akár.

Természetesen a bizalmas információk biztonságára továbbra is érdemes nagy hangsúlyt fektetni. A felhőben tárolandó adatokat érdemes olyan szolgáltatónál tárolni, ami megbízható ezek azonban bizonyára fizetős szolgáltatások, de ne elviselhetetlen költségűek, egy kis cég számára kigazdálkodható. A Dropbox, Onedrive, Google felhőtárhelyeinek fizetős verziója biztonságos.

(A home office biztonságos megoldásáról korábban itt írtunk.)

Összefogásra és a munkavállalóval szembeni bizalomra van jelenleg szükség. Különösen fontos, mert a gyerekek otthon lesznek és biztosan kizökkentik a szüleiket a munkából, ennek okán ügyelni kell a pontos feladatkiosztásra és a feladatok priorizálására.

Nyitókép: Dillon Shook on Unsplash
  • 2022.02.01Munkaügyi adatvédelem (GDPR HR-eseknek) Blended képzésünk során a tananyag általános elméleti részét, mely tartalmazza az alapfogalmak, jogalapok és törvények összefoglalását először e-learning videó formában sajátíthatja el. A videó megtekintése után egy fél napos konzultáció keretein belül, feldolgozásra kerül a tananyag további része, melyet online vagy tantermi formában hirdetünk meg. Részletek Jegyek
  • 2022.02.11X. Vezetői Best Practice Fórum A HR és a vezetés szerepe és kihívásai a jelenlegi piaci helyzetben. A jelenlegi munkaerő piaci helyzetben hogyan lehet megtalálni és kiválasztani a megfelelő mennyiségű és minőségű munkaerőt? – Hogyan lehet a tehetséges munkaerőt a céghez vonzani és megtartani? Employer Branding. A toborzás csatornái, jó gyakorlatai. Munkatárs ajánló program. Részletek Jegyek
  • 2022.03.04Szemléletváltás a toborzásban Alapítsa meg új modern HR kultúráját! 1. nap - Hatékony toborzás 2. nap - Employer Branding 3. nap - Célcsoportok meghatározása a toborzásban 4. nap - Social Media a toborzásban 5. nap - Folyamatkontroll és Projektmenedzsment a toborzásban Részletek Jegyek
  • 2022.04.22BEMUTATKOZIK A teamwork2022 Képzelj el egy olyan kétnapos csapatépítő képzést, amely minden részletében a Te vállalati csapatodról szól. Jelentkezzetek az ország első csapatépítő eseményére, amelyre háromfős vállalati csapatokat várunk! Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Hogyan vezessünk home office-ban dolgozókat?

A részben home office-ra átállt működésben a vezető-munkavállaló közötti négyszemközti beszélgetések szerepe felértékelődött, ahogyan... Teljes cikk

A munkavállalók 75%-a hatékonynak tartja az otthonról történő munkavégzést

A COVID alaposan felforgatta az évtizedes, beállt munkahelyi, munkavégzési normákat. Azzal, hogy az emberek home office-ba kényszerültek a korábbitól... Teljes cikk

Brutálisan megugrott az igény nyáron a diákmunkások iránt

Júliusban a termelő szektorban háromszorosára nőtt a diákmunka iránti kereslet az észak-magyarországi megyékben a tavalyi nyárhoz képest, míg a... Teljes cikk