Generációk együtt, a home office-ban - így segítsük egymást!

Sokan, sokat fogunk tanulni az következő hetekben a home office-ról és az online együttműködés mikéntjéről. Mint minden másnak, ennek is megvannak a maga generációs szépségei, amiket ha megértünk, könnyebb lesz a közös munka ezekben a korántsem szokványos időkben.

Sokan találjuk teljesen váratlan helyzetekben magunkat ebben az időszakban. Lemondott rendezvények, hirtelen bezáratott üzletek, kiürült szállodák és bulihelyek, tömegeket kerülő tömegek, váratlanul munkanélkülivé vált ismerősök Facebook-bejegyzései, növekvő bizonytalanság és számtalan kérdőjel a saját életünkkel kapcsolatban.

Ráadásul egyre többen kényszerülnek otthonról dolgozni. Van, akinek ez rutinszerűen fog menni, másoknak merőben új lesz a helyzet. Nekik online együttműködést kell tanulniuk, és elsajátítani a cégük által rájuk kényszerített kollaboratív felületek használatát. Word-ről Google Docs-ra, Drive-ra kell átállniuk, Skype-on, Teamsben, vidókonferenciákon kell navigálniuk, és ezeken a felületeken keresztül kapnak meg, oldanak meg, vagy adnak ki feladatokat.

Cégek százainál zajlanak a gyorstalpalók, tesztüzemek, raklapszám vásárolják a laptopokat és más informatikai eszközöket, emellett igyekeznek biztosítani a hozzáférést a székhelyükön futó megoldásokhoz (VPN).

Elveszve a saját életünkben

“Biztos, hogy sokan érzik magukat elveszettnek ebben a helyzetben. Felelősségteljes munkaadóként most ezerrel a kollégákra kell koncentrálni, mert közülük nagyon sokan veszélybe kerülhetnek: a bizonytalanság, az információhiány, az új helyzet miatt csökkenhet az aktivitás, nőhet a depresszió” - hívja fel a figyelmet Steigervald Krisztián generációkutató.

A 45-50 felettiek vannak talán a legnagyobb veszélyben. Ők abban szocializálódtak, hogy a munkahely a második otthon. Ők azok, akik nem teszik le a lapátot fél 5-kor, hanem húznak, amíg munka van. Nagyra értékelik a csapatot, az élőszavas kommunikációt, előbb értekeznek, mint hogy üzenetet írnának, és bizony sokszor okoz gondot számukra az új eszközök és megoldások alkalmazása.

“Forduljunk feléjük empátiával, akkor is, ha ők a vezetők, akikről most derül majd ki, hogy mennyire elveszettek ebben az új világban” - javasolja a szakember.

Az Y-os és Z-s munkavállalók most tapsikolnak örömükben, nekik a munkahellyel eddig is csak két gondjuk volt (az egyik a munka, a másik a hely). Nos, ez utóbbival most egy darabig nem lesz gondjuk. Azoknál a cégeknél, ahol erre minimális esély mutatkozik, a következő hetekben biztosan elrendelik a bejárási tilalmat a munkáltatók. Nehogy azt higgyük azonban, hogy a „fiatalok” tudnak otthonról dolgozni.

Kifolyik az idő a kezünkből, ha nem vigyázunk

A tapasztalatok azt mutatják, hogy a home office rengeteg embernek gondot okoz. Nem az eszközök alkalmazása miatt, a fiatalok számára ez a probléma vagy nem létezik, vagy egy pillanat alatt megugorják. Sokkal inkább azért, mert otthoni környezetben kifolyik az ember kezéből az idő.

Mindig akad valami, amivel lehet, vagy kell foglalkozni: ott a mosatlan, a szennyes és a kutya, arról nem is beszélve, hogy enni is kell valamit, ha egyszer nem áll rendelkezésre a munkahelyi menza. Varró Dániel szavaival élve a „büdös pizsamázók” kora köszönt ránk: lesz, aki egyéni motiválatlanságból, mások online játékokba temetkezve, magukról megfeledkezve ébrednek rá délután 5-kor, hogy ez a nap is elment anélkül, hogy felöltöztek volna.

De senki sem hibás! Egész egyszerűen tömegek nincsenek hozzászokva, hogy tartósan, keretek nélkül kell saját maguknak a napot feltölteni.

Főnökként vagy munkáltatóként akkor járunk el helyesen, ha a következő hetekben szorosra húzzuk a gyeplőt, nagyon világos feladatkiosztásokkal élünk, sok részletmunkára adunk feszes, de tartható határidőt. Ezeket pontosan számon tartjuk és számon is kérjük, rendszeres bejelentkezési időpontokat adunk meg.

Vezetőként nekünk kell gondoskodnunk arról, hogy a home office-ba kényszerített, de ahhoz nem szokott beosztottak képesek legyenek a munkavégzéshez alkalmas időbeosztást kialakítani maguknak.

Még véletlenül se hívj fel váratlanul egy Z-generációst!

“A távmunkához használható eszközöknek komoly irodalma van, generációs szempontból egyetlen tényezőre hívnám fel a figyelmet, és ez generációnként nagyon is eltérő telefonhasználat. Az Y-osok, és a Z-sek számára felhívni valakit, nagyjából egyenértékű azzal, hogy fürdés közben rájuk törjük az ajtót" - magyarázza Steigervald Krisztián.

"Az idősebbeknek meg kell érteniük, hogy ez nem valamiféle bunkóság, hanem egy olyan generációs jegy, ami nem változtatható meg. A fiatalok azért nem telefonálnak, mert az ő tereikben az azonnali reakció kockázatot jelent: az elhamarkodott kijelentések, a kommunikációs hibák csoportokból való kitaszítást, barátok elvesztését jelentheti, ezért szeretik megfontolni a válaszaikat. Ha fiatal beosztottainkat fel akarjuk hívni, erről előtte értesítsük őket. A „fél óra múlva hívlak” típusú üzenet az X-esek számára igazi marhaságnak tűnhet, a „fiatalok” azonban hálásak lesznek érte” - teszi hozzá.

Az idősebbek közül viszont sokan nem boldogulnak olyan könnyen egy eléjük tolt, teljesen ismeretlen rendszerrel. Akkor sem, ha a digitális generációk tagjai szerint ez tök egyszerű.

“Te azért tudod, hogy egy számodra ismeretlen felületen jobb, vagy a bal felső sarokban látható három vízszintes vonás a további lehetőségeket rejti, mert ebben nőttél fel. Vannak azonban olyan kollégáink, értékes, nagy tudású emberek, akik kétségbeesve keresik ezeket a lehetőségeket, és nem akarják elhinni, hogy szerintük alapvető funkciók nincsenek nagy betűkkel feltüntetve az adott felületen. Ha együtt akarsz működni az online térben olyanokkal, akik az offline világban szocializálódtak, az a legcélravezetőbb, ha ezekre a lehetőségekre - nem sértő módon, de - te magad hívod fel a figyelmüket” - tanácsolja Steigervald Krisztián.

Íme, három fontos szabály a generációk közötti online együttműködés megkönnyítésére:

1. Mindent ki kell mondani

Az online kommunikáció során információ vész el. Életünk szerves része a mimika és a testbeszéd, ezek információt hordoznak. Legegyszerűbben például egy biccentéssel tudjuk kifejezni, hogy értjük a feladatot, és meg fogjuk oldani. Ezek az információk az online kommunikációból, egy csetből, de általában még a videokonferenciákból is hiányoznak. Az online együttműködés éppen ezért szájbarágós műfaj: lehetőség szerint mindent ki kell mondani, rögzíteni kell a beszélgetés eredményét, a megszületett döntéseket, és azt, hogy ezek kire milyen feladatot rónak. 


2. Nehezített terep - számonkérés az online térben

Sokkal nehezebb a számonkérés is az online térben, hiszen ha nem látod a szereplőt, könnyen elfelejted, hogy az aktuális témával kapcsolatban mit kértél tőle a múlt héten. Éppen ezért fontos, hogy mindig készüljön a beszélgetésről jegyzőkönyv, lehetőleg még ott helyben, és a következő alkalommal tételesen menjünk végig rajta. Legyen világos minden szereplő számára, hogy aki a folyamatos számonkérésen nem felel meg, vagy nem alkalmas az online együttműködésre, attól a projekt érdekében meg kell válni.

3. Fontos a csendes, nyugodt környezet!

Sose hívj be 6 főnél többet egy beszélgetésbe! Ne aggódj, így is lesz, aki bóbiskol a vonal túlsó végén, de talán nem zavarják egymást közbeszólásokkal, párhuzamos beszéléssel, és kisebb az esélye annak is, hogy valakinél akadozik a net, így leakad a beszélgetésről. Jó, ha előre megkéred a résztvevőket, hogy a beszélgetés idejére vonuljanak csendes, nyugodt környezetbe, ne mozogjanak, ne autóból beszéljenek. A kapcsolat akadozása ugyanis mindenki más számára súlyos időveszteséggel jár.