Hogyan válasszunk dokumentumkezelő rendszert?

Komoly problémákat okoztak az alacsony hatékonyságú, dokumentum alapú folyamatok négy szervezetből háromnál egy friss felmérés szerint. Az IDC piackutató cég által a Ricoh felkérésére készített kutatás eredményei szerint a dokumentumokkal kapcsolatos hibák súlyos következményekkel jártak a vállalatok szempontjából: a megkérdezett vállalatok 36 százaléka nem tudott eleget tenni megfelelőségi követelményeknek, 30 százaléka veszített el kulcsfontosságú alkalmazottakat és 25 százaléka fontos ügyfeleket. A problémák kiküszöbölése ráadásul azért is különösen nehéz, mert a dokumentumok útja a szervezetben jellemzően számos részleget, csapatot érint, így egy-egy munkatársnak sokszor nincs elegendő kompetenciája ahhoz, hogy változtasson a rosszul berögzült folyamatokon.

A megfelelő dokumentummenedzsment-rendszer bevezetésével viszont a cég külső és belső kommunikációja felgyorsul, reakcióideje csökken, hatékonysága nő. Segítséget nyújt a vezetői döntési folyamat támogatásában, az emberi erőforrások jobb hasznosításában, hiszen használatával kiválthatók a rutinfeladatok (gépelés, kategorizálás, fénymásolás, stb.), és ezzel együtt az iratkezelés során felmerülő hibalehetőségek is minimalizálhatók. A dokumentumkezelést az első lépéstől az utolsóig kézben tartó rendszerek segítségével egységessé, kontrollálhatóvá válnak a folyamatok, ami bármely cég hatékonyságát jelentősen növelheti nem csak az esetleges hibák kiküszöbölésének, hanem a dokumentumok összekapcsolásából származó plusz információknak köszönhetően – magyarázzák az ELO Digital Office szakemberei. Éppen ezért a modern vállalati tartalomkezelés (elterjedt rövidítéssel: ECM) legfontosabb feladata, hogy úgy teremtsen kapcsolatot a meglévő alkalmazások között, hogy összefűzi az információkat a legkülönfélébb forrásokból. Átjárhatóvá téve, rendszerré szervezve azokat.

Mi is ez?

A dokumentum menedzsment fogalom az iratok teljes életciklusához kapcsolódó valamennyi folyamatot magába foglalja azok előállításától (például számlázás) archiválásukon vagy elküldésükön át az esetleges nyomtatási szolgáltatásokig.

Bár a rendszer bevezetésének megtérülését nem könnyű számszerűsíteni, annyi bizonyos, hogy jelentős munkaidő megtakarítás érhető el a segítségével, valamint csökkenthető az iratok sokszorozásából adódó költség és a tárolási kapacitásra fordított összeg is. A számolásnál avegyük figyelembe, hogy az említett tanulmány eredménye szerint a hibás folyamatok teljes költsége (ide értve a munkaidő kiesést és az elveszített ügyfelek miatt kieső bevételt) minimum tízszer akkora, mint a hibák által generált közvetlen kiadások.

A választás legfontosabb szempontjai

Funkcionalitás

Természetesen elsődleges szempont, hogy a rendszer hatékonyan támogassa a cégben zajló teljes munkafolyamatot és racionalizálja az adminisztrációt. Ha ez nem teljesül, a rendszer bevezetése még a korábbiaknál is bonyolultabbá teheti az ügymenetet. Nagyon fontos funkcionális szempont a rendszer integrálhatósága, hogy képes legyen együttműködni a céges levelezéssel, esetlegesen meglévő ERP (vállalatirányítási) rendszerrel. Ez akkor is értékes tulajdonság, ha jelen pillanatban nincs rá szükségünk – később bármikor lehet. Fontos biztonsági szempont, hogy a jogosultságkezelést szabadon, személyenként, vagy akár munkakörönként állíthassuk be. Így garantálható, hogy minden munkatárs csak azokhoz az iratokhoz férjen hozzá a rendszerben, amire a munkájához szükség van.

Kezelőfelület

Az áttekinthető kezelőfelület jelentősen gyorsíthatja az új rendszer bevezetését és segíthet leküzdeni a változásoktól tartó kollégák ellenállását. A DMS One szakértői szerint az ergonomikus rendszerek esetében jól elkülönülnek a leggyakrabban használt gombok (pl. új partner, gyorsiktatás stb) és a kevésbé, ritkán használt elemek (pl. rendszerbeállítások) a mindennapi munka során használt többi elemtől.

Ár

Bár mindenki spórolni akar, hosszabb távon mégsem érdemes kizárólag ennek a szempontnak a figyelembe vételével dönteni. A beszerzési ár mellett figyelembe kell venni a későbbi fejlesztés költségeit is. Érdemes hosszú távra tervezni, és a választás során figyelembe venni, hogy az adott rendszer mennyire bővíthető a későbbiekben. Ez ugyan természetesen újabb költséget jelent majd – ahogyan a gyártó által kiadott újabb és újabb verziókra való frissítés is – ez azonban a töredéke annak, mintha a teljes rendszert kellene átalakítani. A beszerzést segíthetik EU-s forrásokból elérhető támogatások is. Ilyenek léteznek kifejezetten dokumentumkezelő rendszerek beszerzésére is, de más fejlesztési projektek részét is képezheti a bevezetés. („Vállalati folyamatmenedzsment és elektronikus kereskedelem támogatása”, GOP-2011-2.2.1. Benyújtható 2012. december 31-ig.)

Kapcsolódó szolgáltatások

A dokumentumkezelő rendszer optimális működéséhez elengedhetetlen annak „testre szabása”, vagyis a cég működési folyamataihoz való hozzáigazítása. Érdemes tehát olyan céget választani a bevezetéshez, amely ebben is segítséget nyújt, sőt, akár a folyamatok optimalizálásában is konstruktívan részt vállal. A rendszer megfelelő működéséhez szükség van a megfelelő támogatás biztosítására, különben egy esetleges probléma lassú megoldása jelentős károkat okozhat a cégnek. Fontos előny lehet, ha az ügyfélszolgálatot könnyen, többféle fórumon (telefonon, emailben stb.) egyaránt el tudjuk érni. Ez az egyik biztosítéka annak, hogy megfelelően gyors reakcióidővel sietnek majd a segítségünkre.