Hogyan válasszunk dokumentumkezelő rendszert?
Csökkenő hatékonyság, hibás iktatások, a hibák következtében elvesztett anyagok, vagy rosszabb esetben ügyfelek – mind olyan problémák, amelyeken segíthet, ha a cégben figyelmet fordítanak a dokumentum menedzsmentre. Az erre szolgáló szoftverek kínálata hatalmas, íme néhány tanács, mi alapján érdemes dönteni.
A megfelelő dokumentummenedzsment-rendszer bevezetésével viszont a cég külső és belső kommunikációja felgyorsul, reakcióideje csökken, hatékonysága nő. Segítséget nyújt a vezetői döntési folyamat támogatásában, az emberi erőforrások jobb hasznosításában, hiszen használatával kiválthatók a rutinfeladatok (gépelés, kategorizálás, fénymásolás, stb.), és ezzel együtt az iratkezelés során felmerülő hibalehetőségek is minimalizálhatók. A dokumentumkezelést az első lépéstől az utolsóig kézben tartó rendszerek segítségével egységessé, kontrollálhatóvá válnak a folyamatok, ami bármely cég hatékonyságát jelentősen növelheti nem csak az esetleges hibák kiküszöbölésének, hanem a dokumentumok összekapcsolásából származó plusz információknak köszönhetően – magyarázzák az ELO Digital Office szakemberei. Éppen ezért a modern vállalati tartalomkezelés (elterjedt rövidítéssel: ECM) legfontosabb feladata, hogy úgy teremtsen kapcsolatot a meglévő alkalmazások között, hogy összefűzi az információkat a legkülönfélébb forrásokból. Átjárhatóvá téve, rendszerré szervezve azokat.
Mi is ez?
A dokumentum menedzsment fogalom az iratok teljes életciklusához kapcsolódó valamennyi folyamatot magába foglalja azok előállításától (például számlázás) archiválásukon vagy elküldésükön át az esetleges nyomtatási szolgáltatásokig.
Bár a rendszer bevezetésének megtérülését nem könnyű számszerűsíteni, annyi bizonyos, hogy jelentős munkaidő megtakarítás érhető el a segítségével, valamint csökkenthető az iratok sokszorozásából adódó költség és a tárolási kapacitásra fordított összeg is. A számolásnál avegyük figyelembe, hogy az említett tanulmány eredménye szerint a hibás folyamatok teljes költsége (ide értve a munkaidő kiesést és az elveszített ügyfelek miatt kieső bevételt) minimum tízszer akkora, mint a hibák által generált közvetlen kiadások.
A választás legfontosabb szempontjai
Funkcionalitás
Természetesen elsődleges szempont, hogy a rendszer hatékonyan támogassa a cégben zajló teljes munkafolyamatot és racionalizálja az adminisztrációt. Ha ez nem teljesül, a rendszer bevezetése még a korábbiaknál is bonyolultabbá teheti az ügymenetet. Nagyon fontos funkcionális szempont a rendszer integrálhatósága, hogy képes legyen együttműködni a céges levelezéssel, esetlegesen meglévő ERP (vállalatirányítási) rendszerrel. Ez akkor is értékes tulajdonság, ha jelen pillanatban nincs rá szükségünk – később bármikor lehet. Fontos biztonsági szempont, hogy a jogosultságkezelést szabadon, személyenként, vagy akár munkakörönként állíthassuk be. Így garantálható, hogy minden munkatárs csak azokhoz az iratokhoz férjen hozzá a rendszerben, amire a munkájához szükség van.
Kezelőfelület
Az áttekinthető kezelőfelület jelentősen gyorsíthatja az új rendszer bevezetését és segíthet leküzdeni a változásoktól tartó kollégák ellenállását. A DMS One szakértői szerint az ergonomikus rendszerek esetében jól elkülönülnek a leggyakrabban használt gombok (pl. új partner, gyorsiktatás stb) és a kevésbé, ritkán használt elemek (pl. rendszerbeállítások) a mindennapi munka során használt többi elemtől.
Ár
Bár mindenki spórolni akar, hosszabb távon mégsem érdemes kizárólag ennek a szempontnak a figyelembe vételével dönteni. A beszerzési ár mellett figyelembe kell venni a későbbi fejlesztés költségeit is. Érdemes hosszú távra tervezni, és a választás során figyelembe venni, hogy az adott rendszer mennyire bővíthető a későbbiekben. Ez ugyan természetesen újabb költséget jelent majd – ahogyan a gyártó által kiadott újabb és újabb verziókra való frissítés is – ez azonban a töredéke annak, mintha a teljes rendszert kellene átalakítani. A beszerzést segíthetik EU-s forrásokból elérhető támogatások is. Ilyenek léteznek kifejezetten dokumentumkezelő rendszerek beszerzésére is, de más fejlesztési projektek részét is képezheti a bevezetés. („Vállalati folyamatmenedzsment és elektronikus kereskedelem támogatása”, GOP-2011-2.2.1. Benyújtható 2012. december 31-ig.)
Kapcsolódó szolgáltatások
A dokumentumkezelő rendszer optimális működéséhez elengedhetetlen annak „testre szabása”, vagyis a cég működési folyamataihoz való hozzáigazítása. Érdemes tehát olyan céget választani a bevezetéshez, amely ebben is segítséget nyújt, sőt, akár a folyamatok optimalizálásában is konstruktívan részt vállal. A rendszer megfelelő működéséhez szükség van a megfelelő támogatás biztosítására, különben egy esetleges probléma lassú megoldása jelentős károkat okozhat a cégnek. Fontos előny lehet, ha az ügyfélszolgálatot könnyen, többféle fórumon (telefonon, emailben stb.) egyaránt el tudjuk érni. Ez az egyik biztosítéka annak, hogy megfelelően gyors reakcióidővel sietnek majd a segítségünkre.
- 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. Részletek Jegyek
- 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI? Részletek Jegyek
- 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását. Részletek Jegyek
- 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is! Részletek Jegyek
A brit gazdasági szakos hallgatók szerint az ügyfélszolgálati munkakörökre lesz a legnagyobb hatással a mesterséges intelligencia - derül ki egy... Teljes cikk
A generatív mesterséges intelligencia forradalmasítja a bankvilágot és új lehetőségek sokasága nyílik meg a pénzintézetek és ügyfeleik előtt.... Teljes cikk
A mesterséges intelligencia eddig is jelentős hatással volt a munkánkra, és a jövőben is komoly változásokat eredményezhet. Lássuk, milyen... Teljes cikk
- Ennyit keresnek az informatikusok Magyarországon és a régióban 3 hónapja
- Itt az okos HR: Mit hoz az AI a HR digitalizációban? 4 hónapja
- Az AI- és deepfake-alapú banki csalások kivédésére tervezett megoldást a 48-órás programozói verseny győztes csapata 4 hónapja
- Informatikai szakembereket díjazott a Neumann Társaság 5 hónapja
- Így lesz több lányból informatikus 5 hónapja
- Pályaorientációval segítik a munkaerő-utánpótlást 6 hónapja
- Hamarosan indul az informatikusok országos megmérettetése 6 hónapja
- Majdnem 600 ezer a kezdő fizetés ebben a szakmában 6 hónapja
- Ingyenes programozó képzést hirdettek középiskolás lányoknak - Már csak két napig lehet jelentkezni 7 hónapja
- Fantasztikus magyar siker a szakmák Európa-bajnokságán 7 hónapja
- Digitális szemléletű, piacképes HR-végzettséget nyújtanak a Kodolányi-NEXON online szakirányú képzései 8 hónapja