Megjelent: 9 éve

Hogyan válasszunk dokumentumkezelő rendszert?

Csökkenő hatékonyság, hibás iktatások, a hibák következtében elvesztett anyagok, vagy rosszabb esetben ügyfelek – mind olyan problémák, amelyeken segíthet, ha a cégben figyelmet fordítanak a dokumentum menedzsmentre. Az erre szolgáló szoftverek kínálata hatalmas, íme néhány tanács, mi alapján érdemes dönteni.

images

Komoly problémákat okoztak az alacsony hatékonyságú, dokumentum alapú folyamatok négy szervezetből háromnál egy friss felmérés szerint. Az IDC piackutató cég által a Ricoh felkérésére készített kutatás eredményei szerint a dokumentumokkal kapcsolatos hibák súlyos következményekkel jártak a vállalatok szempontjából: a megkérdezett vállalatok 36 százaléka nem tudott eleget tenni megfelelőségi követelményeknek, 30 százaléka veszített el kulcsfontosságú alkalmazottakat és 25 százaléka fontos ügyfeleket. A problémák kiküszöbölése ráadásul azért is különösen nehéz, mert a dokumentumok útja a szervezetben jellemzően számos részleget, csapatot érint, így egy-egy munkatársnak sokszor nincs elegendő kompetenciája ahhoz, hogy változtasson a rosszul berögzült folyamatokon.

A megfelelő dokumentummenedzsment-rendszer bevezetésével viszont a cég külső és belső kommunikációja felgyorsul, reakcióideje csökken, hatékonysága nő. Segítséget nyújt a vezetői döntési folyamat támogatásában, az emberi erőforrások jobb hasznosításában, hiszen használatával kiválthatók a rutinfeladatok (gépelés, kategorizálás, fénymásolás, stb.), és ezzel együtt az iratkezelés során felmerülő hibalehetőségek is minimalizálhatók. A dokumentumkezelést az első lépéstől az utolsóig kézben tartó rendszerek segítségével egységessé, kontrollálhatóvá válnak a folyamatok, ami bármely cég hatékonyságát jelentősen növelheti nem csak az esetleges hibák kiküszöbölésének, hanem a dokumentumok összekapcsolásából származó plusz információknak köszönhetően – magyarázzák az ELO Digital Office szakemberei. Éppen ezért a modern vállalati tartalomkezelés (elterjedt rövidítéssel: ECM) legfontosabb feladata, hogy úgy teremtsen kapcsolatot a meglévő alkalmazások között, hogy összefűzi az információkat a legkülönfélébb forrásokból. Átjárhatóvá téve, rendszerré szervezve azokat.

Mi is ez?

A dokumentum menedzsment fogalom az iratok teljes életciklusához kapcsolódó valamennyi folyamatot magába foglalja azok előállításától (például számlázás) archiválásukon vagy elküldésükön át az esetleges nyomtatási szolgáltatásokig.

Bár a rendszer bevezetésének megtérülését nem könnyű számszerűsíteni, annyi bizonyos, hogy jelentős munkaidő megtakarítás érhető el a segítségével, valamint csökkenthető az iratok sokszorozásából adódó költség és a tárolási kapacitásra fordított összeg is. A számolásnál avegyük figyelembe, hogy az említett tanulmány eredménye szerint a hibás folyamatok teljes költsége (ide értve a munkaidő kiesést és az elveszített ügyfelek miatt kieső bevételt) minimum tízszer akkora, mint a hibák által generált közvetlen kiadások.

A választás legfontosabb szempontjai

Funkcionalitás

Természetesen elsődleges szempont, hogy a rendszer hatékonyan támogassa a cégben zajló teljes munkafolyamatot és racionalizálja az adminisztrációt. Ha ez nem teljesül, a rendszer bevezetése még a korábbiaknál is bonyolultabbá teheti az ügymenetet. Nagyon fontos funkcionális szempont a rendszer integrálhatósága, hogy képes legyen együttműködni a céges levelezéssel, esetlegesen meglévő ERP (vállalatirányítási) rendszerrel. Ez akkor is értékes tulajdonság, ha jelen pillanatban nincs rá szükségünk – később bármikor lehet. Fontos biztonsági szempont, hogy a jogosultságkezelést szabadon, személyenként, vagy akár munkakörönként állíthassuk be. Így garantálható, hogy minden munkatárs csak azokhoz az iratokhoz férjen hozzá a rendszerben, amire a munkájához szükség van.

Kezelőfelület

Az áttekinthető kezelőfelület jelentősen gyorsíthatja az új rendszer bevezetését és segíthet leküzdeni a változásoktól tartó kollégák ellenállását. A DMS One szakértői szerint az ergonomikus rendszerek esetében jól elkülönülnek a leggyakrabban használt gombok (pl. új partner, gyorsiktatás stb) és a kevésbé, ritkán használt elemek (pl. rendszerbeállítások) a mindennapi munka során használt többi elemtől.

Ár

Bár mindenki spórolni akar, hosszabb távon mégsem érdemes kizárólag ennek a szempontnak a figyelembe vételével dönteni. A beszerzési ár mellett figyelembe kell venni a későbbi fejlesztés költségeit is. Érdemes hosszú távra tervezni, és a választás során figyelembe venni, hogy az adott rendszer mennyire bővíthető a későbbiekben. Ez ugyan természetesen újabb költséget jelent majd – ahogyan a gyártó által kiadott újabb és újabb verziókra való frissítés is – ez azonban a töredéke annak, mintha a teljes rendszert kellene átalakítani. A beszerzést segíthetik EU-s forrásokból elérhető támogatások is. Ilyenek léteznek kifejezetten dokumentumkezelő rendszerek beszerzésére is, de más fejlesztési projektek részét is képezheti a bevezetés. („Vállalati folyamatmenedzsment és elektronikus kereskedelem támogatása”, GOP-2011-2.2.1. Benyújtható 2012. december 31-ig.)

Kapcsolódó szolgáltatások

A dokumentumkezelő rendszer optimális működéséhez elengedhetetlen annak „testre szabása”, vagyis a cég működési folyamataihoz való hozzáigazítása. Érdemes tehát olyan céget választani a bevezetéshez, amely ebben is segítséget nyújt, sőt, akár a folyamatok optimalizálásában is konstruktívan részt vállal. A rendszer megfelelő működéséhez szükség van a megfelelő támogatás biztosítására, különben egy esetleges probléma lassú megoldása jelentős károkat okozhat a cégnek. Fontos előny lehet, ha az ügyfélszolgálatot könnyen, többféle fórumon (telefonon, emailben stb.) egyaránt el tudjuk érni. Ez az egyik biztosítéka annak, hogy megfelelően gyors reakcióidővel sietnek majd a segítségünkre.
  • 2022.02.01Munkaügyi adatvédelem (GDPR HR-eseknek) Blended képzésünk során a tananyag általános elméleti részét, mely tartalmazza az alapfogalmak, jogalapok és törvények összefoglalását először e-learning videó formában sajátíthatja el. A videó megtekintése után egy fél napos konzultáció keretein belül, feldolgozásra kerül a tananyag további része, melyet online vagy tantermi formában hirdetünk meg. Részletek Jegyek
  • 2022.02.04Sikeres évem lesz! Csoportos coaching az eredményes évért 2022 első heteit éljük. Álmodozunk és tervezgetünk; mi mindent akarunk megvalósítani az idén? Aztán elröppennek a hetek és a hónapok, és azt vesszük észre, hogy sehol sem tartunk ezekkel a tervekkel. Ilyekor elgondolkodunk: hogy lesz ebből sikeres év?! Lehet, hogy veled is megtörtént már ez. Ha azt akarod, hogy az idén másképp legyen, érdemes felkészülni rá! Jelentkezz az eseményre, ahol eszközöket és inspirációt kapsz a tudatos évtervezéshez! Találkozunk? Részletek Jegyek
  • 2022.03.07Hetes Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. A képzés 3 héten keresztül, 2 hétköznap este valósul meg. Igény esetén 3 munkanapra is szervezhető. Részletek Jegyek
  • 2022.04.22BEMUTATKOZIK A teamwork2022 Képzelj el egy olyan kétnapos csapatépítő képzést, amely minden részletében a Te vállalati csapatodról szól. Jelentkezzetek az ország első csapatépítő eseményére, amelyre háromfős vállalati csapatokat várunk! Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Mi sülhet ki a start-up működés és a multinacionális nagyvállalati kultúra (véletlen) találkozásából?

Olyan cég, ahol nagy érték a fejlesztői szaktudás egy, vagy több konkrét területen egyre több van a magyar piacon, akár nemzetközi... Teljes cikk

Önkiszolgáló HR: a munkavállalók kezében az ügyintézés

A hibrid munkavégzés adminisztrációja nem kis kihívást jelent a vállalatoknak, vállalkozásoknak, különösen, ahol nincs meg erre egy már... Teljes cikk

Magántulajdonként kezeli a vállalati adatokat a munkatársak többsége

Miközben egyetlen vállalat sem engedheti meg, hogy adatai illetéktelen kezekbe kerüljenek, egy felmérés, illetve a becslések szerint az irodai dolgozók... Teljes cikk