HR vezetők rendkívüli helyzetben (2.) - Bessenyei Zsolt, Pick Szeged

Hogyan változott meg a munkarendje? Csak otthonról dolgozik vagy bejár az irodába?
Rövid időn belül megkezdtük az átállást minden szellemi területen, így a HR-en is, pár napon belül megoldottuk, hogy a nap egy részében, majd egészében otthonról dolgozzunk. Jelenleg a HR-en már csak én vagyok bent, de én is csak délelőttönként és már megvolt az első olyan napom is, amikor délelőtt sem.

Hogyan működnek együtt a csapatával? Milyen eszközöket használnak?
A távoli együttműködés mobilon, e-mailben, de legfőképpen TEAMS programon keresztül videón és chat formában valósul meg. Egy személyes megbeszélés tud(na) gyors és hatékony, valamint egyértelmű lenni, így viszont előfordul, hogy ha csak írásban tartjuk a kapcsolatot, félrecsúszik a feladat és csapat nem pont azon munkálkodik, mint amit a főnök szeretne.

Mit volt a legnehezebb megszokni, megoldani?
A személyes kapcsolat hiánya a legnehezebb, ezért, hogy picit személyesebb legyen egy videós megbeszélés - ahol azért többnyire kikapcsolják a kollégák a kamerát, időnként kérjük, mutassák meg magukat bekapcsolt kamera mellett, legalább ilyen formán találkozhassunk. Nehéz jóval többet a gép előtt ülni időnként egymásba érő meetingeken, hiszen eddig arra törekedtünk, hogy ebből kevesebb legyen, kevesebb levél… na most aztán van, napi akár több száz e-mail is, és levelezés közben folyamatos telefonálás. A home office számomra egy 24 órás készenlét, ezt kollégáim is így érzik.

Mihez volt a legkönnyebb alkalmazkodni?
Talán ahhoz lehetett, hogy megszűnt a nagy irodai forgalom - dolgozók személyes ügyintézése, ami eddig sokszor kizökkentett a munka menetéből. Mégis már ma is inkább azt mondom, inkább legyen folyamatos jövés-menés az irodában, egyfolytában csörgő telefon mellett…, mert akkor együtt vagyunk.

Milyen intézkedéseket kellett meghozni a munkavállalókra vonatkozóan ebben a helyzetben?
A fizikai munkavállalókat rengeteg és folyamatos tájékoztatással kell ellátni, hogy éppen mi történik. A higiénia eddig is kiemelten fontos szerepet játszott nálunk, de most fokozott intenzitású oktatások és kihelyezett tájékoztatók vannak e téren is. A munkába járást támogatni kell, kiemelt saját gépkocsi-használattal is településen belül és kívül egyaránt.

A motivációt fenntartani - például munkabérelőleg lehetőséggel, bürokratikus intézkedések enyhítésével - például aláírásmentes jóváhagyások, digitális jelenléti ívek, papírmunka minimalizálása- gyorsításával. Azon dolgozunk, hogy megtartsuk kollégáinkat, sajnos létszámcsökkentéseket már mi is látunk más cégeknél, ezért (is) kiemelt, hogy jelezzük kollégáink felé, hogy a megtartásra fókuszálunk, sőt továbbra is toborzunk.

Mindig fontos, de ebben a helyzetben még inkább, hogy mindezeket éreztessük is a munkavállalókkal, köszönjük meg minden fórumon, amin csak lehet, hogy amikor a „Maradj otthon!” kampányt látják, hallják minden irányból, ők jönnek, kell, hogy jöjjenek dolgozni, hogy az élelmiszerellátás biztosított legyen mindenki számára. Ők nekünk ugyanolyan „hétköznapi hősök”, mint mindenki más, aki akár munkahelyről, akár minden szabály betartásával otthonról segíti, támogatja a lakosságot!

Ha hosszabb ideig kell valakinek kiesnie a munkából, nem maradhat ellátatlanul, ne kelljen senkinek fizetés nélküli szabadságot kérnie - például a több havi munkaidő-keretünket ezért átütemeztük, felelősséggel tartozunk irántuk. A szellemi állománynál nagyon gyorsan ki kellett építeni a távoli céges hálózati eléréseket és megfelelő eszközökkel - laptop, mobiltelefon - ellátni a kollégákat, hogy nagyon gyorsan és drasztikusan csökkentsük a fizikai kontaktot. Az elmúlt 1-2 hétben naponta nőtt a home office-ban dolgozni tudók létszáma. Belső szabályzatokat, előírásokat adtunk ki vidéki és külföldi utazások korlátozására, vendégfogadásokra, illetve nem fogadásokra, csoportos meetingek mellőzésére. Ma már csak különböző videós megbeszéléseink vannak.

Az interjú elkészítésében a XXI. századi Csúcsvezetői Klub segített.

Sorozatunk első része:
HR vezetők rendkívüli helyzetben (1.) - Széll Hajnalka, Auchan