Megjelent: 5 éve

Így segíti a munkát Excel automatizálása

Az Excel automatizálási lehetőségekkel segíti a mindennapi munkát. Alkalmazható minden olyan gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. Tatai István szakértő írása.

A modern vállalatirányítási rendszerek korát éljük, mégis minden vállalkozás használ Excel táblákat. Valljuk be őszintén; ezek a táblák az idő előrehaladtával egyre sokasodnak és bonyolódnak. De mi ennek az oka és mit tehetünk ellene? Az oka a vállalatirányítási rendszerek sajátossága: a stabilitás és a robusztusság. Ez a sajátosság azonban hátrányára válik, amint valamilyen változás áll be a rögzített, leprogramozott folyamathoz képest. Ez lehet akár törvényi változás, vevői igénymódosulás vagy az üzleti folyamat módosulása. Ezen változások leprogramozását a vállaltirányítási rendszereken belül csak hosszú átfutási idővel, jelentős idő és pénz ráfordításával tudják megoldani.

Ilyenkor születnek sorra azok a bizonyos Excel táblák, és kezdik önálló életüket élni a vállalkozás szervereinek rejtett zugaiban. Ezek a táblák átjárást (interfészt) biztosítanak az új követelmények és a meglévő rendszer között, így biztosítják, hogy ne kelljen a vállalatirányítási vagy könyvelési rendszert módosítani.

Nézzünk egy aktuális, egyszerű példát: egy könyveléssel foglalkozó cég részére a megbízó megállapodás szerint leadja órás bontásban a dolgozók munkaidő-adatait, a hiányzásokat és a túlórát pedig az alábbi kódokkal jelölik: B (beteg), Ig (igazolatlan), To (túlóra). Ezeket a könyvelőprogram beolvassa és elkészíti a megfelelő elszámolást - így minden rendben van.
Egészen addig, amíg a megbízó cég nem vásárol egy újabb programot, amely a fenti esetekben más kódokat használ (pl. Bet., Igaz., Túl.), és az időadatok sem egész- vagy negyedórákban, hanem percekre bontva érkeznek meg, ráadásul úgy, hogy minden dolgozó külön munkalapon van, nem pedig egy táblában. Na, ilyenkor baj van.

A hirtelen megoldás az szokott lenni, hogy a könyvelők kézzel nekiállnak, cserélgetik a kódokat, másolgatják az adatokat, átalakítják az új formátumot valahogyan a korábbira. Ez rendkívül időigényes megoldás, és a hibázás lehetősége is igen magas. Egy ilyen táblázat átformálása a régi formátumra könnyen felemésztheti egy kolléga rengeteg munkaóráját. Ezekben az esetekben lehet kiváló megoldás az Excel automatizálása, programozása.

Fenti példánkban a programozás elvégzéséhez szükséges egyrészt az a táblázatformátum, ami a megbízótól érkezik, másrészt az a táblázatformátum, amely a könyvelő program számára szükséges, továbbá az a szabályrendszer, ami szerint az átalakítást el kell végezni.

Idézett példánkban a szabályok és tevékenységek tehát főbb vonalakban a következők lesznek:

- össze kell gyűjteni az időadatokat a különböző munkalapokról egy összesítő lapra
- konvertálni kell az időadatokat
- konvertálni kell a kódokat
- összegzéseket és ellenőrzéseket kell végezni a táblázatokon

Ezek időigénye egy egyedileg, a probléma célzott megoldására készített Excel program segítségével kevesebb mint 5 perc - szemben a kolléga számtalan ráfordított munkaórájával.

Így segít az Excel a munkában



Az Excel további automatizálási lehetőségekkel is segíti egy cég dolgozóinak mindennapi munkáját:

- adatrögzítés ellenőrzése bevitelkor, cellaszinten és összefüggések szerint
(pl. nem elfogadott időformátum, intervallumon kívüli adat, érkezésnél korábbi távozás esetén hibajelzést ad)
- csak listából választható adat engedélyezése (a lista igény szerint bővíthető)
- munkaidőadatok összegyűjtése, rendezése, túlóraszámítás, juttatások számítása
- képzési naptár automatizálása figyelmeztetésekkel
- több táblázat egyesítése vagy egy táblázat adatainak szétosztása több munkalapra vagy több file-ba
- meglévő táblázat módosítása utáni automatikus újraképletezés
- listák összehasonlítása, eltérések keresése stb.

Az Excel automatizálását minden olyan, gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra lehet alkalmazni, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. A program készítése egy egyszeri befektetés, amelynek megtérülési ideje mindössze néhány hónap.


Tatai István
Excel Expert

A témában bővebb ismeretek szerezhetők az Excel Expert HR Blogján.
  • 2024.07.10GDPR A HR-BEN: ADATVÉDELEM A MUNKAHELYEN Programunkon gyakorlati oldalról tekintjük át a munkaviszonnyal összefüggésben leggyakrabban előforduló kérdéseket, tipikus buktatókat és lehetséges hibákat, melyek az elmúlt 6 év során a GDPR szabályozás létrejöttét követően felmerültek.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.09.05Business Beach Conference Az Ingatlan Regatta már 8 éve köti össze az ingatlanpiac legfontosabb szereplőit egy különleges sporteseménnyel. Az idei évtől kezdve, Litkey Farkassal közös szervezésben “új” eseményként csatlakozik hozzánk a Bankár Kupa.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.09.26Best Practice Fórum - Roto A Fórum Célja: A Digitalizációs és Lean szemléletű folyamatfejlesztések sikeres vállalati megoldásainak, jó gyakorlatainak megosztása a fórum résztvevői között. info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.10.02Tréning Kerekasztal Konferencia 2024. A 2024-es, őszi Tréning Kerekasztal Konferenciánk célja, hogy a résztvevők sokféle megközelítést kapjanak arról, a technológia hogyan épülhet be a tréningek világába.info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Több munkalehetőséget és magasabb bért ér az AI-tudás

A felmérésben a nagy cégeknél a mesterséges intelligenciával rendelkező pályázók 36 százalékponttal nagyobb valószínűséggel kaptak meghívást... Teljes cikk

5 dolog, amit már most könnyen digitalizálhatnánk a munkában

Már régen elmúltak azok az idők, amikor minden szerződést és számlát papír alapon, postai úton kellett eljuttatni a célszemélyhez, és egy ideje... Teljes cikk

A vezetők sürgetik az AI bevezetését, a munkavállalók nem örülnek

A vezérigazgatók nagy része szerint az AI sikere inkább az emberek elfogadásán múlik majd, mint magán a technológián. Teljes cikk