Megjelent: 2 éve

Így segíti a munkát Excel automatizálása

Az Excel automatizálási lehetőségekkel segíti a mindennapi munkát. Alkalmazható minden olyan gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. Tatai István szakértő írása.

A modern vállalatirányítási rendszerek korát éljük, mégis minden vállalkozás használ Excel táblákat. Valljuk be őszintén; ezek a táblák az idő előrehaladtával egyre sokasodnak és bonyolódnak. De mi ennek az oka és mit tehetünk ellene? Az oka a vállalatirányítási rendszerek sajátossága: a stabilitás és a robusztusság. Ez a sajátosság azonban hátrányára válik, amint valamilyen változás áll be a rögzített, leprogramozott folyamathoz képest. Ez lehet akár törvényi változás, vevői igénymódosulás vagy az üzleti folyamat módosulása. Ezen változások leprogramozását a vállaltirányítási rendszereken belül csak hosszú átfutási idővel, jelentős idő és pénz ráfordításával tudják megoldani.

Ilyenkor születnek sorra azok a bizonyos Excel táblák, és kezdik önálló életüket élni a vállalkozás szervereinek rejtett zugaiban. Ezek a táblák átjárást (interfészt) biztosítanak az új követelmények és a meglévő rendszer között, így biztosítják, hogy ne kelljen a vállalatirányítási vagy könyvelési rendszert módosítani.

Nézzünk egy aktuális, egyszerű példát: egy könyveléssel foglalkozó cég részére a megbízó megállapodás szerint leadja órás bontásban a dolgozók munkaidő-adatait, a hiányzásokat és a túlórát pedig az alábbi kódokkal jelölik: B (beteg), Ig (igazolatlan), To (túlóra). Ezeket a könyvelőprogram beolvassa és elkészíti a megfelelő elszámolást - így minden rendben van.
Egészen addig, amíg a megbízó cég nem vásárol egy újabb programot, amely a fenti esetekben más kódokat használ (pl. Bet., Igaz., Túl.), és az időadatok sem egész- vagy negyedórákban, hanem percekre bontva érkeznek meg, ráadásul úgy, hogy minden dolgozó külön munkalapon van, nem pedig egy táblában. Na, ilyenkor baj van.

A hirtelen megoldás az szokott lenni, hogy a könyvelők kézzel nekiállnak, cserélgetik a kódokat, másolgatják az adatokat, átalakítják az új formátumot valahogyan a korábbira. Ez rendkívül időigényes megoldás, és a hibázás lehetősége is igen magas. Egy ilyen táblázat átformálása a régi formátumra könnyen felemésztheti egy kolléga rengeteg munkaóráját. Ezekben az esetekben lehet kiváló megoldás az Excel automatizálása, programozása.

Fenti példánkban a programozás elvégzéséhez szükséges egyrészt az a táblázatformátum, ami a megbízótól érkezik, másrészt az a táblázatformátum, amely a könyvelő program számára szükséges, továbbá az a szabályrendszer, ami szerint az átalakítást el kell végezni.

Idézett példánkban a szabályok és tevékenységek tehát főbb vonalakban a következők lesznek:

- össze kell gyűjteni az időadatokat a különböző munkalapokról egy összesítő lapra
- konvertálni kell az időadatokat
- konvertálni kell a kódokat
- összegzéseket és ellenőrzéseket kell végezni a táblázatokon

Ezek időigénye egy egyedileg, a probléma célzott megoldására készített Excel program segítségével kevesebb mint 5 perc - szemben a kolléga számtalan ráfordított munkaórájával.

Így segít az Excel a munkában



Az Excel további automatizálási lehetőségekkel is segíti egy cég dolgozóinak mindennapi munkáját:

- adatrögzítés ellenőrzése bevitelkor, cellaszinten és összefüggések szerint
(pl. nem elfogadott időformátum, intervallumon kívüli adat, érkezésnél korábbi távozás esetén hibajelzést ad)
- csak listából választható adat engedélyezése (a lista igény szerint bővíthető)
- munkaidőadatok összegyűjtése, rendezése, túlóraszámítás, juttatások számítása
- képzési naptár automatizálása figyelmeztetésekkel
- több táblázat egyesítése vagy egy táblázat adatainak szétosztása több munkalapra vagy több file-ba
- meglévő táblázat módosítása utáni automatikus újraképletezés
- listák összehasonlítása, eltérések keresése stb.

Az Excel automatizálását minden olyan, gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra lehet alkalmazni, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. A program készítése egy egyszeri befektetés, amelynek megtérülési ideje mindössze néhány hónap.


Tatai István
Excel Expert

A témában bővebb ismeretek szerezhetők az Excel Expert HR Blogján.
  • 2021.08.28Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. Részletek Jegyek
  • 2021.09.23HR Basic Sajátítsd el évek helyett 12 napban az operatív HR munka legfontosabb eszközeit! HR gondolkodás e-learning videókkal, esettanulmányokkal, testre szabva gyakorlatorientáltan. Részletek Jegyek
  • 2021.09.28Kötelező visszaélés-bejelentési rendszer bevezetése, alkalmazása Az EU 2019/1937 sz. irányelve új kötelezettséget ír elő. Visszaélés-bejelentési rendszert kell alkalmazni. Minden 50 fő feletti munkavállalót foglalkoztató vállalkozásnak, továbbá a közszférában működő szervezetnek kötelező lesz visszaélés bejelentési rendszert kialakítania és működtetnie. Részletek Jegyek
  • 2021.10.05Tréning Kerekasztal 2021 Komoly kihívások érték és érik a szervezeteket az utóbbi időszakban. Először a járvány okozta sokk, a vele érkező gazdasági megtorpanás, a home office, hogy szinte minden átkerült a digitális térbe. A helyzet továbbra is konstans változásban van, így szükség van folyamatos, rugalmas alkalmazkodásra. A szervezetek VUCA-környezethez való illeszkedésére, a mostanában egyre inkább teret nyerő hibrid működés kialakítására. Mindehhez a képzéseknek, a tréningpiacnak is alkalmazkodnia kell. Ezért is ül össze újra, egy év kihagyás után a Tréning Kerekasztal Konferencia 2021. október 5-én, a New York Palotában. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Hatalmas a magyar HR Tech cégek elmaradása – íme az elemzés

A magyar HR startup cégek 92%-a a 8 befektetési kulcskritérium közül legfeljebb háromnak felel meg – áll egy friss elemzésben. Ráadásul minden... Teljes cikk

Telefonjukon követhetik munkahelyük mindennapjait a dolgozók

Saját mobilalkalmazást fejlesztett a Körber pécsi telephelye. A gépgyár több mint ezer munkavállalója bármikor küldhet be innovációs ötletet,... Teljes cikk

A fenntarthatóságban is stílust teremtenek a textilnyomtatók

Sose volt annyira egyszerű ruhatervekből kézzelfogható divatcikkeket létrehozni, mint a festékszublimációs textilnyomtatók korában. A rendkívül... Teljes cikk