Kilométerdíj és üzemanyag-elszámolás 2025-ben: Szabályok, számítási módszerek és javaslatok

A kilométerdíj (más néven kiküldetési rendelvény alapján történő költségtérítés) egy kulcsfontosságú eszköz a cégek és egyéni vállalkozók számára, hogy elszámolják az üzleti célú utazások költségeit, amikor a munkavállalók a saját vagy céges gépjárművet használják. Ez a térítés különösen lényeges a mobil munkavégzés, értékesítés, szerviz vagy kiszállítás során felmerülő utazások esetén.

A kilométerdíj célja, hogy adómentesen kompenzálja a magánszemély gépjárművének üzleti célú használatából eredő kiadásokat, ami jelentős megtakarítást jelenthet a vállalkozásoknak.

Kilométerdíj számítása 2025

A kilométerdíj térítés két fő részből áll:

• Üzemanyagköltség: Ez az adott gépjárműre vonatkozó üzemanyag-fogyasztási norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapján kerül meghatározásra.
• Amortizációs/Fenntartási Költség: Ez a gépjármű kopását, karbantartását és egyéb, az üzemeltetéssel járó általános költségeit fedezi.

Számítási képlet:

[(megtett km / 100) × fogyasztási norma × NAV üzemanyagár] + (megtett km × 15 Ft)

Példa:

Egy 1600 cm³-es dízelautóval 800 km-t tettek meg:

• Fogyasztás: 7,6 l/100 km
• NAV gázolajár (2025. május): 621 Ft/l

Üzemanyagköltség = (800 / 100) × 7,6 × 621 = 37,795 Ft

Normaköltség = 800 × 15 = 12,000 Ft

Összesen: 49,795 Ft

Üzemanyag-elszámolás

Az üzemanyag-elszámolás alapja továbbra is a precíz útnyilvántartás és a kilométeróra állások dokumentálása. Ennek hiányában az elszámolás nem tekinthető szabályszerűnek.

1. Kiküldetési rendelvény: Ez a dokumentum szolgál az elszámolás alapjául. Tartalmaznia kell:
   • A gépjármű adatait (típus, rendszám)
   • A kiküldetés célját, útvonalát
   • Az indulás és érkezés dátumát és időpontját
   • A kilométeróra állását az induláskor és az érkezéskor
   • A megtett kilométert
   • A kifizetett költségtérítés összegét
   • Az utat elrendelő és a gépjárművet használó személy aláírását.
2. Üzemanyag-számlák: Fontos tudni, hogy a normaköltség alapú elszámolásnál nem kötelező az üzemanyag-számlák gyűjtése, hiszen az elszámolás a NAV normák és árak alapján történik. Ettől függetlenül, audit szempontjából, és az esetleges vitás kérdések elkerülése végett sokan továbbra is megőrzik ezeket.
3. Naprakészség: Az útnyilvántartást folyamatosan, naprakészen kell vezetni, nem utólagosan, összevonva.

Költségtérítés munkavállalóknak

A munkáltató adómentes költségtérítést nyújthat a dolgozóknak saját gépjármű használata esetén, amennyiben az elszámolás az útnyilvántartás és az aktuális üzemanyagárak alapján történik. Ebben az esetben a térítés nem számít bérjövedelemnek, így nem terheli azt személyi jövedelemadó, továbbá a munkáltatónak sem kell cégautóadót fizetnie.