Megjelent: 2 éve

Meddig kell megőrizni a munkaügyi iratokat?

A 2018. december 23-án hatályba lépő új szabályozás úgy tűnik, hogy pontot tett az évek óta húzódó munkaügyi iratmegőrzési kérdés végére. A Process Solutions Kft. most összefoglalta, mennyire kivitelezhető a munkáltatók részéről ez az eljárás.

images

Az új szabályozás szerint a munkavállalóra, valamint a volt munkavállalóra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni a vonatkozó dokumentumokat. Emellett az iratok megtartásának kötelezettsége abban az esetben is fennáll, ha a munkáltató jogutód nélkül megszűnik. Ebben az esetben a dokumentumok őrzésének helyét az illetékes nyugdíjbiztosítási szervnek is be kell jelenteni.

Korábban a munkáltatással kapcsolatban keletkezett dokumentumokat elvben nem lehetett selejtezni, tehát szükséges volt a hosszú távú megőrzésük, amely a PS szerint a bérszámfejtési és könyvelő szakmában 50 évet jelentett, még akkor is, ha ezt jogszabály egyértelműen nem írta elő. Az új szabályozás alapján most konkretizálódott az érintett iratok megőrzési ideje, például egy 1992-ben született munkavállaló esetében a munkáltató így is köteles 2062-ig megőrizni a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns dokumentumokat. Arra a foglalkoztatóra, aki a bejelentési vagy megőrzési kötelezettséget elmulasztja, illetve megszűnés esetén pedig a volt tulajdonosra mulasztási bírság szabható ki.

Az új eljárás kapcsán nem elhanyagolható tényező az általános adatvédelmi rendelet sem, amelyet a foglalkoztatónak kivétel nélkül figyelembe kell vennie az iratok megőrzésekor. Eszerint ugyanis a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok csak addig tárolhatóak, ameddig arra jogszabály kötelez, vagyis a munkáltatónak nem csak megőriznie kell az említett dokumentumokat, hanem ügyelnie kell arra is, hogy azok őrzési kötelezettsége mikor jár le, figyelve arra is, hogy az öregségi nyugdíj korhatára ilyen hosszú időszak alatt várhatóan módosulni fog.

Az új szabályozás azzal, hogy az egyes munkavállalókra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatárhoz kötött megőrzési kötelezettséget írt elő, egyúttal azt is megszabja, hogy a megőrzési kötelezettség határidejét munkavállalónként külön-külön nyilván kell tartani. Ebből az következhet, hogy a hosszú évek óta tárolt munkaügyi iratokat tartalmazó dobozokat időnként fel kell bontani, és a már selejtezhető, illetve a GDPR szerint selejtezendő tartalmakat szelektálni is szükséges. Ez a folyamatosan működő foglalkoztatók számára is komoly kihívást jelent, nem hogy egy időközben megszűnt vállalkozásnak, illetve annak korábbi tulajdonosának.

„A fenti példában említett munkavállaló esetében az első jogszerű munkavégzésről már elektronikus úton adatot kellett szolgáltatni az adóhatóság felé, így ebben az esetben a munkáltató iratok megőrzésére vonatkozó kötelezettsége szinte értelmét veszti”- mondta el Horváth Gábor, a Process Solutions adószakértője.

Ez a jelenség a PS szerint egy új problémakört vet fel, miszerint a vállalatok esetében egyre nagyobb teret hódító adminisztráció csökkentésre való törekvéssel szemben most az érintett munkáltatók költsége lesz az is, hogy megfelelő feltételeket teremtsenek a dokumentumok tárolásához és a tárolt dokumentumok nyilvántartásához. Az erre fordított összeg nehezen számszerűsíthető, hiszen mértéke függ az adatok tárolásának módjától, mennyiségétől, és kezelési technikájától is, de az biztos, hogy a szabályozás számos új feladatot vár el a vállalkozóktól.

A PS leányvállalataitól összegyűjtött információk alapján elmondható, hogy Szlovákiában, Csehországban vagy Romániában sem kedvezőbb a munkáltatók helyzete, bár ezekben az országokban a munkaügyi iratok megőrzési határideje jellemzően egy objektív 30 vagy 50 éves korlát szerint működik. A kivétel Lengyelország, ahol éppen 2019-től csökkent jelentősen - 10 évre - a megőrzési kötelezettség.


  • 2021.03.092 Napos Scrum Master Képzés, Élő videokonferenciás A Scrum Master az agilis transzformációk kulcsembere. Olyan Servant Leader szerepkört takar, amelyben a fejlesztő csapatok segítőjeként, mentoraként a jó hangulatú, eredményes munkavégzés megteremtéséért felel e szakember és módszertani szakértőként segíti a projekt munka előrehaladását, jó minőségben, határidőre történő teljesítését. Képezd át magad Scrum Masterré! Részletek Jegyek
  • 2021.03.11 Toborzás a LinkedIn-en és a Facebook-on - ONLINE (live) Képzésünkön fél napban a LinkedIn, fél napban pedig a Facebook toborzási praktikáiról tanulhat. Délelőtt kitérünk a LinkedIn személyes profil szerepére, a vállalati oldal fontos elemeire, a karrieroldalra, oldal analitikákra, továbbá megtanulhatja, hogyan kell felépíteni a kapcsolati hálót, és hogy hogyan érdemes a tartalmakat előállítani. Facebook témánkban szó lesz a hiteles és hatékony kommunikálásra alkalmas Facebook oldalról és a kampánykezelés előtti lépésekről. Mindezt interaktív, gyakorlatias módon, egyéni kérdések megválaszolásával bonyolítjuk le. Részletek Jegyek
  • 2021.03.302 Napos Agilis Képzés HR szakembereknek, élő videokonferenciás A képzés elsősorban toborzással, talent managementtel és képzéssel foglalkozó, agilis átalakulást segítő HR szakembereknek szól, akik szeretnék megérteni, mi az üzleti és IT területek elvárása az agilis transzformáció során. Bemutatjuk, hogyan tudnának hatékony támogatói és partnerei lenni az agilis átalakulásban részt vevő csapatoknak, és hogyan tudják megtalálni a szervezethez leginkább illő, megfelelő kompetenciákkal bíró agilis jelölteket. Részletek Jegyek
  • 2021.04.01A sikeres interjúztatás Képzésünk fő célja, hogy a résztvevők képesek legyenek a szervezetükhöz legjobban illeszkedő, a munkakörben legjobban teljesítő munkatárs kiválasztására. A képzési napon szó lesz -az interjú felépítéséről, -szituációs gyakorlatról, -az információk rögzítéséről, -döntéshozatali csapdákról, -továbbá a kiválasztás további eszközeiről sablonokkal színesítve. Lehetőséget adunk továbbá a saját területüket érintő kérdések átbeszélésére is. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Baj van az új munkaszerződésekkel, leállhat a Hajdú-Bihar megyei traumatológiai ellátás

Jelenlegi formájában nem hajlandók aláírni új szerződésüket a Debreceni Egyetem klinikáján a traumatológiai és kézsebészeti osztály dolgozói. Teljes cikk

Munkajogi információcsomaggal segíti a TASZ az egészségügyi dolgozókat

A Társaság a Szabadságjogokért Jogvédő Civil Szervezet (TASZ) összeszedett szinte mindent, amire az egészségügyi dolgozóknak figyelniük kell, ha... Teljes cikk

Így befolyásolja az üzleti utakat a Brexit

Az átmeneti időszak lejártával a britek idén már a harmadik országbeli állampolgárokra vonatkozó szabályok szerint utazhatnak be és vállalhatnak... Teljes cikk