Megjelent: 11 hónapja

Meddig kell megőrizni a munkaügyi iratokat?

A 2018. december 23-án hatályba lépő új szabályozás úgy tűnik, hogy pontot tett az évek óta húzódó munkaügyi iratmegőrzési kérdés végére. A Process Solutions Kft. most összefoglalta, mennyire kivitelezhető a munkáltatók részéről ez az eljárás.

images

Az új szabályozás szerint a munkavállalóra, valamint a volt munkavállalóra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni a vonatkozó dokumentumokat. Emellett az iratok megtartásának kötelezettsége abban az esetben is fennáll, ha a munkáltató jogutód nélkül megszűnik. Ebben az esetben a dokumentumok őrzésének helyét az illetékes nyugdíjbiztosítási szervnek is be kell jelenteni.

Korábban a munkáltatással kapcsolatban keletkezett dokumentumokat elvben nem lehetett selejtezni, tehát szükséges volt a hosszú távú megőrzésük, amely a PS szerint a bérszámfejtési és könyvelő szakmában 50 évet jelentett, még akkor is, ha ezt jogszabály egyértelműen nem írta elő. Az új szabályozás alapján most konkretizálódott az érintett iratok megőrzési ideje, például egy 1992-ben született munkavállaló esetében a munkáltató így is köteles 2062-ig megőrizni a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns dokumentumokat. Arra a foglalkoztatóra, aki a bejelentési vagy megőrzési kötelezettséget elmulasztja, illetve megszűnés esetén pedig a volt tulajdonosra mulasztási bírság szabható ki.

Az új eljárás kapcsán nem elhanyagolható tényező az általános adatvédelmi rendelet sem, amelyet a foglalkoztatónak kivétel nélkül figyelembe kell vennie az iratok megőrzésekor. Eszerint ugyanis a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok csak addig tárolhatóak, ameddig arra jogszabály kötelez, vagyis a munkáltatónak nem csak megőriznie kell az említett dokumentumokat, hanem ügyelnie kell arra is, hogy azok őrzési kötelezettsége mikor jár le, figyelve arra is, hogy az öregségi nyugdíj korhatára ilyen hosszú időszak alatt várhatóan módosulni fog.

Az új szabályozás azzal, hogy az egyes munkavállalókra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatárhoz kötött megőrzési kötelezettséget írt elő, egyúttal azt is megszabja, hogy a megőrzési kötelezettség határidejét munkavállalónként külön-külön nyilván kell tartani. Ebből az következhet, hogy a hosszú évek óta tárolt munkaügyi iratokat tartalmazó dobozokat időnként fel kell bontani, és a már selejtezhető, illetve a GDPR szerint selejtezendő tartalmakat szelektálni is szükséges. Ez a folyamatosan működő foglalkoztatók számára is komoly kihívást jelent, nem hogy egy időközben megszűnt vállalkozásnak, illetve annak korábbi tulajdonosának.

„A fenti példában említett munkavállaló esetében az első jogszerű munkavégzésről már elektronikus úton adatot kellett szolgáltatni az adóhatóság felé, így ebben az esetben a munkáltató iratok megőrzésére vonatkozó kötelezettsége szinte értelmét veszti”- mondta el Horváth Gábor, a Process Solutions adószakértője.

Ez a jelenség a PS szerint egy új problémakört vet fel, miszerint a vállalatok esetében egyre nagyobb teret hódító adminisztráció csökkentésre való törekvéssel szemben most az érintett munkáltatók költsége lesz az is, hogy megfelelő feltételeket teremtsenek a dokumentumok tárolásához és a tárolt dokumentumok nyilvántartásához. Az erre fordított összeg nehezen számszerűsíthető, hiszen mértéke függ az adatok tárolásának módjától, mennyiségétől, és kezelési technikájától is, de az biztos, hogy a szabályozás számos új feladatot vár el a vállalkozóktól.

A PS leányvállalataitól összegyűjtött információk alapján elmondható, hogy Szlovákiában, Csehországban vagy Romániában sem kedvezőbb a munkáltatók helyzete, bár ezekben az országokban a munkaügyi iratok megőrzési határideje jellemzően egy objektív 30 vagy 50 éves korlát szerint működik. A kivétel Lengyelország, ahol éppen 2019-től csökkent jelentősen - 10 évre - a megőrzési kötelezettség.


  • 2019.12.18CAFETERIA 2020. Előadók: Fata László, cafeteria szakértő, Cafeteria Trend Kopányiné Mészáros Edda, tájékoztatási kiemelt szakreferens, NAV Nádudvari Éva, senior szolgáltatás manager, NEXON Marusinecz Tamás, vezérigazgató, Allianz Foglalkoztatói Nyugdíjszolgáltató Zrt. Részletek Jegyek
  • 2020.01.18 ICF akkreditált Jungiánus coach féléves továbbképzés Magyarországon először a nemzetközileg sikeres Jungian Coaching School továbbképzése, ami ICF krediteket ad, 2020 januártól júiusig, havonta egy hétvégén. Részletek Jegyek
  • 2020.01.22Változásmenedzsment képzés Cél a szervezet változáskezelési képességének fejlesztése. A változási folyamat és a változás összetevőinek a megértése. Az egyének változáskezelési képességének fejlesztése konkrét gyakorlatokon keresztül. A változási programok kritikus sikertényezőinek megismerése. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Munkaköri leírás

A munkaköri leírás a munkavállaló részére nyújt tájékoztatást, és ezt a munkáltató egyoldalúan bármikor módosíthatja, de nem határozhat meg... Teljes cikk

Lehet-e egy munkavállalónak több munkaviszonya?

A munkáltatók időről időre szembesülnek azzal, hogy valamely munkavállalójuk - akár a tudtukon kívül - egy másik munkáltatónál is alkalmazásban... Teljes cikk

Mit tehetünk, ha a főnök „fekete” munkára utasít?

A munkavállalók általában nem maguk döntik el, hogy hol és hogyan végezzék el a munkát. A főnök, azaz a munkáltató mondja meg, hogy mit és hogyan... Teljes cikk