Meddig kell megőrizni a munkaügyi iratokat?
A 2018. december 23-án hatályba lépő új szabályozás úgy tűnik, hogy pontot tett az évek óta húzódó munkaügyi iratmegőrzési kérdés végére. A Process Solutions Kft. most összefoglalta, mennyire kivitelezhető a munkáltatók részéről ez az eljárás.
Korábban a munkáltatással kapcsolatban keletkezett dokumentumokat elvben nem lehetett selejtezni, tehát szükséges volt a hosszú távú megőrzésük, amely a PS szerint a bérszámfejtési és könyvelő szakmában 50 évet jelentett, még akkor is, ha ezt jogszabály egyértelműen nem írta elő. Az új szabályozás alapján most konkretizálódott az érintett iratok megőrzési ideje, például egy 1992-ben született munkavállaló esetében a munkáltató így is köteles 2062-ig megőrizni a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns dokumentumokat. Arra a foglalkoztatóra, aki a bejelentési vagy megőrzési kötelezettséget elmulasztja, illetve megszűnés esetén pedig a volt tulajdonosra mulasztási bírság szabható ki.
Az új eljárás kapcsán nem elhanyagolható tényező az általános adatvédelmi rendelet sem, amelyet a foglalkoztatónak kivétel nélkül figyelembe kell vennie az iratok megőrzésekor. Eszerint ugyanis a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok csak addig tárolhatóak, ameddig arra jogszabály kötelez, vagyis a munkáltatónak nem csak megőriznie kell az említett dokumentumokat, hanem ügyelnie kell arra is, hogy azok őrzési kötelezettsége mikor jár le, figyelve arra is, hogy az öregségi nyugdíj korhatára ilyen hosszú időszak alatt várhatóan módosulni fog.
Az új szabályozás azzal, hogy az egyes munkavállalókra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatárhoz kötött megőrzési kötelezettséget írt elő, egyúttal azt is megszabja, hogy a megőrzési kötelezettség határidejét munkavállalónként külön-külön nyilván kell tartani. Ebből az következhet, hogy a hosszú évek óta tárolt munkaügyi iratokat tartalmazó dobozokat időnként fel kell bontani, és a már selejtezhető, illetve a GDPR szerint selejtezendő tartalmakat szelektálni is szükséges. Ez a folyamatosan működő foglalkoztatók számára is komoly kihívást jelent, nem hogy egy időközben megszűnt vállalkozásnak, illetve annak korábbi tulajdonosának.
„A fenti példában említett munkavállaló esetében az első jogszerű munkavégzésről már elektronikus úton adatot kellett szolgáltatni az adóhatóság felé, így ebben az esetben a munkáltató iratok megőrzésére vonatkozó kötelezettsége szinte értelmét veszti”- mondta el Horváth Gábor, a Process Solutions adószakértője.
Ez a jelenség a PS szerint egy új problémakört vet fel, miszerint a vállalatok esetében egyre nagyobb teret hódító adminisztráció csökkentésre való törekvéssel szemben most az érintett munkáltatók költsége lesz az is, hogy megfelelő feltételeket teremtsenek a dokumentumok tárolásához és a tárolt dokumentumok nyilvántartásához. Az erre fordított összeg nehezen számszerűsíthető, hiszen mértéke függ az adatok tárolásának módjától, mennyiségétől, és kezelési technikájától is, de az biztos, hogy a szabályozás számos új feladatot vár el a vállalkozóktól.
A PS leányvállalataitól összegyűjtött információk alapján elmondható, hogy Szlovákiában, Csehországban vagy Romániában sem kedvezőbb a munkáltatók helyzete, bár ezekben az országokban a munkaügyi iratok megőrzési határideje jellemzően egy objektív 30 vagy 50 éves korlát szerint működik. A kivétel Lengyelország, ahol éppen 2019-től csökkent jelentősen - 10 évre - a megőrzési kötelezettség.
- 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is! Részletek Jegyek
- 2024.05.02Munkaviszony létesítése és megszűntetése – Dr. Berke Gyula Pannon Munkajogi Akadémia - Pannon Munkajogi Akadémia előadás-sorozatunkat, melyben kiváló és elismert szakmai előadók támogatásával ismerhetjük meg a munkajog különböző területeit, ajánljuk mindazoknak, akik szeretnék ismereteiket bővíteni, gyakorlati megközelítésben szeretnék az alkalmazott jogi hátteret megismerni. Részletek Jegyek
- 2024.05.09Egy jól működő csapat titka – Vezetői reziliencia fejlesztése A vezetői reziliencia fejlesztése képzésünk arra világít rá, hogyan lehet úgy tekinteni a tényekre, hogy relativizáljuk őket, kezelhető megvilágításba helyezzük a nehézségeket és igyekezzünk megőrizni a racionalitásunkat, hogy ebben a nehéz helyzetben is fejlődni tudjon a csapatunk. Segítve a csapattagoknak abban, hogy a problémalátásukat a megoldás keresés fókusza váltsa fel és megváltozzon az interakcióik minősége. Részletek Jegyek
- 2024.05.09Munkaidő, pihenőidő – Dr. Takács Gábor Pannon Munkajogi Akadémia - Pannon Munkajogi Akadémia előadás-sorozatunkat, melyben kiváló és elismert szakmai előadók támogatásával ismerhetjük meg a munkajog különböző területeit, ajánljuk mindazoknak, akik szeretnék ismereteiket bővíteni, gyakorlati megközelítésben szeretnék az alkalmazott jogi hátteret megismerni Részletek Jegyek
Az állami alkalmazottak jogállásáról szóló törvény (Kjt.) alapján jár a jubileumi jutalom a közalkalmazottaknak, amelynek összege a ledolgozott... Teljes cikk
Egy hozzátartozó halála nagyon komoly érzelmi terhet jelenthet. A lelki megpróbáltatáson túl pedig jelentős anyagi költség is egy temetés... Teljes cikk
Február 29-én jelent meg az új idegenrendészeti törvény végrehajtási rendelete. A törvénnyel együtt pedig már egyre tisztább a kép, hogyan... Teljes cikk
- Nyugdíjelőleg 2 hete
- Ilyen feltételekkel lehet nyugdíj-jogosultságot szerezni Ausztriában 2 hete
- Három év alatt több mint ötezer teljes munkaidőben dolgozó pedagógus tűnt el a rendszerből 3 hete
- 20 éve az EU-ban: így változtak a magyar nyugdíjak a többi országhoz képest 1 hónapja
- Óriási szakadék tátong a nyugdíjas álmok és a reális kilátások között 1 hónapja
- 1000 eurós minimálbér lesz pár éven belül Szlovákiában? 1 hónapja
- Kiugró hozamot értek el a nyugdíjpénztárak tavaly 1 hónapja
- Mikor kérhető a nyugdíj újraszámítása? 2 hónapja
- Ajándékötletek nyugdíjba készülő kollégáknak 2 hónapja
- Méltányossági: nyugdíjemelés, árvaellátás, táppénz és gyed 2 hónapja
- Jelentősen emelkednek a munkavédelmi és munkaügyi bírságok márciustól 2 hónapja