Szerző: HRPortal.hu hírszerkesztő Megjelent: 11 éve

Meetingek: felesleges a formalitás

A céges mindennapok része a meeting. Látszólag könnyű levezetni és részt venni rajta, ám hatékony megbeszélést tartani nem egyszerű.

Lehetőség a bekapcsolódásra
A Pályacsúcs Magazin cikke szerint a legtöbb, 4-5 fő bevonásával tartott meeting alapvető jellemzője: olyan kollégák részvétele mellett zajlik, akik többnyire ismerik egymást. Lipcsei András, a Pendl & Piswanger Vezetői Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója szerint ilyen esetekben a legnagyobb hibát akkor követi el a meeting vezetője, amikor görcsösen ragaszkodik a túlzott formalitáshoz.

A 4-5 fő közreműködésével tartott értekezleteknek felesleges szigorú kereteket adni. Ezekben a helyzetekben a meeting kötetlenebb, informálisabb, interaktívabb típusa ajánlott. A levezető ilyenkor moderátori szerepkörbe helyezkedve bármikor lehetőséget biztosít a kollégák közbevetései, észrevételei, reakciói számára.

A kezdés előtt mindenképpen tisztázni kell az adott meeting témáját, célját, kiváltképp, ha az nem képezi a napi rutin részét. A meeting szervezőjének tudnia kell: mit, milyen időkeretek között szeretne elmondani. Az értekezlet szerkezetének jobb átláthatósága miatt ezért ajánlatos felkészülni, vázlatot készíteni. Ezzel elejét lehet venni a meetingek indokolatlan elnyújtásának.

Mindemellett fontos szempont a rendszerezettség. Már a meeting elején célszerű tisztázni, honnan, hova szeretnének eljutni a résztvevők. Ennek érdekében a vezető jó, ha az értekezlet alatt írásban rögzíti az elhangzott lényeges momentumokat.

A céges értekezletek egyik gyakori hibája, hogy a meeting vezetője nem biztosítja a kollégák felszólalásának lehetőségét. Emellett a meetingen elhangzó témák, feladatkörök felelőseit is ki kell jelölni, amit a meetingek vezetői sokszor elmulasztanak megtenni.

Az ideális meeting nem tart tovább egy óránál
Torma Kálmán, a Cegos Tanácsadó és Tréning Kft. vezető tanácsadója a céges meetingek optimális hosszát egy órás időtartamban adja meg. A meetingek fontos vonásai közé tartozik: az esetek többségében különféle pozícióban lévő kollégák - értékesítési területeken dolgozók, logisztikusok, pénzügyesek - részvétele mellett zajlik, akik a munkakörük jellegzetességeiből fakadóan különböző szempontból közelítenek meg bizonyos problémákat. Az áttekinthetőség miatt a meeting vezetőjének a különféle területen dolgozó résztvevők érdekében a fogalmakat is tisztáznia kell - mondja Lipcsei András.

Lipcsei András azt tapasztalta: a meeting megfelelő időpontjának kiválasztására eltérőek a vélemények. Egyesek szerint ideális a hétfő vagy kedd reggel, amikor a munkatársak frissebbek, kipihentebbek. Mások éppen ellenkezőleg, a hét második felére, vagy a munkanap holt idejére eső időszakokat választják. A döntés indoka többnyire, hogy mindenki ilyenkor ér rá.

Az értekezlet lezárásához is érteni kell
A meetinget lezárni is tudni kell. A meetinget tartó az esemény végén mindig vegye vissza a szót. Ilyenkor egy rövid visszatekintés formájában érdemes összegezni, hogy a résztvevő felek honnan hová jutottak el. Ilyenkor kell meghatározni az értekezlet eredményeként kialakult tennivalókat, felelősök megnevezésével és határidők felállításával. Az értekezlet végén fontos megemlíteni a következő megbeszélés helyét, pontos idejét, valamint tanácsos a levezető személyét meghatározni.

Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Csak a versenyképességet növelő külföldi beruházásokat fogja támogatni a cseh kormány

Bohuslav Sobotka szociáldemokrata miniszterelnök hétfőn Prágában, a külügyminisztérium gazdasági tanácsosainak értekezletén kijelentette: csak az... Teljes cikk

Csődbe megy a Takata - mi lesz a miskolci gyárral?

A légzsákokat gyártó japán Takata hétfőn csődvédelmet kérhet Japánban és az Egyesült Államokban - értesült az AP hírügynökség.... Teljes cikk

Állj fel munka közben!

Ma már sokan az ülést tartják az új dohányzásnak. A mozgásszegény életmód és a többórás ülés veszélyeire egyre többször hívják fel a... Teljes cikk

A Brexit után is maradhatnak az Egyesült Királyságban élő uniós polgárok

Theresa May brit kormányfő az uniós vezetők csütörtöki brüsszeli találkozóján megígérte, hogy az Egyesült Királyság kilépése után is az... Teljes cikk

A jövő munkatársait képzi a Praktiker

Több mint 250 tanuló választotta gyakorlati helyéül a napokban véget ért tanévben a Praktikert. Az elmúlt évek során az egykori gyakornokok közül... Teljes cikk

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár