Szerző: HRPortal.hu hírszerkesztő Megjelent: 11 éve

Meetingek: felesleges a formalitás

A céges mindennapok része a meeting. Látszólag könnyű levezetni és részt venni rajta, ám hatékony megbeszélést tartani nem egyszerű.

Lehetőség a bekapcsolódásra
A Pályacsúcs Magazin cikke szerint a legtöbb, 4-5 fő bevonásával tartott meeting alapvető jellemzője: olyan kollégák részvétele mellett zajlik, akik többnyire ismerik egymást. Lipcsei András, a Pendl & Piswanger Vezetői Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója szerint ilyen esetekben a legnagyobb hibát akkor követi el a meeting vezetője, amikor görcsösen ragaszkodik a túlzott formalitáshoz.

A 4-5 fő közreműködésével tartott értekezleteknek felesleges szigorú kereteket adni. Ezekben a helyzetekben a meeting kötetlenebb, informálisabb, interaktívabb típusa ajánlott. A levezető ilyenkor moderátori szerepkörbe helyezkedve bármikor lehetőséget biztosít a kollégák közbevetései, észrevételei, reakciói számára.

A kezdés előtt mindenképpen tisztázni kell az adott meeting témáját, célját, kiváltképp, ha az nem képezi a napi rutin részét. A meeting szervezőjének tudnia kell: mit, milyen időkeretek között szeretne elmondani. Az értekezlet szerkezetének jobb átláthatósága miatt ezért ajánlatos felkészülni, vázlatot készíteni. Ezzel elejét lehet venni a meetingek indokolatlan elnyújtásának.

Mindemellett fontos szempont a rendszerezettség. Már a meeting elején célszerű tisztázni, honnan, hova szeretnének eljutni a résztvevők. Ennek érdekében a vezető jó, ha az értekezlet alatt írásban rögzíti az elhangzott lényeges momentumokat.

A céges értekezletek egyik gyakori hibája, hogy a meeting vezetője nem biztosítja a kollégák felszólalásának lehetőségét. Emellett a meetingen elhangzó témák, feladatkörök felelőseit is ki kell jelölni, amit a meetingek vezetői sokszor elmulasztanak megtenni.

Az ideális meeting nem tart tovább egy óránál
Torma Kálmán, a Cegos Tanácsadó és Tréning Kft. vezető tanácsadója a céges meetingek optimális hosszát egy órás időtartamban adja meg. A meetingek fontos vonásai közé tartozik: az esetek többségében különféle pozícióban lévő kollégák - értékesítési területeken dolgozók, logisztikusok, pénzügyesek - részvétele mellett zajlik, akik a munkakörük jellegzetességeiből fakadóan különböző szempontból közelítenek meg bizonyos problémákat. Az áttekinthetőség miatt a meeting vezetőjének a különféle területen dolgozó résztvevők érdekében a fogalmakat is tisztáznia kell - mondja Lipcsei András.

Lipcsei András azt tapasztalta: a meeting megfelelő időpontjának kiválasztására eltérőek a vélemények. Egyesek szerint ideális a hétfő vagy kedd reggel, amikor a munkatársak frissebbek, kipihentebbek. Mások éppen ellenkezőleg, a hét második felére, vagy a munkanap holt idejére eső időszakokat választják. A döntés indoka többnyire, hogy mindenki ilyenkor ér rá.

Az értekezlet lezárásához is érteni kell
A meetinget lezárni is tudni kell. A meetinget tartó az esemény végén mindig vegye vissza a szót. Ilyenkor egy rövid visszatekintés formájában érdemes összegezni, hogy a résztvevő felek honnan hová jutottak el. Ilyenkor kell meghatározni az értekezlet eredményeként kialakult tennivalókat, felelősök megnevezésével és határidők felállításával. Az értekezlet végén fontos megemlíteni a következő megbeszélés helyét, pontos idejét, valamint tanácsos a levezető személyét meghatározni.

Follow hrportal_hu on Twitter

Egyedül és együtt - egy színpadon a bőrfejű, a babakutató és a bevándorlási ügyvéd

TED videóból már vagy százat láttam. Barátok, ismerősök osztották meg saját oldalaikon, vagy küldték át nekem valamilyen érdekes témát feldolgozó, motiváló videók linkjeit. Viszont soha nem jártam még TEDx konferencián, egészen a közelmúltig. Ekkor ugyanis a MÜPA-ban elvesztettem TED-szüzességemet.tovább..

További cikkek
Magyar szakember lett a Hogan európai vezetője

Fehér Zsoltot nevezte ki a világ legnagyobb független személyiségteszt-fejlesztő cége, a Hogan Assesment az Európáért felelős vezetőjévé. A... Teljes cikk

Nem egyöntetű az öröm a kötelező szervizdíj kapcsán

A Vendéglátó és Turisztikai Szakszervezet támogatja, míg a balatoni vendéglátósok ellenzik a Magyar Szállodák és Éttermek Szövetsége 8-15... Teljes cikk

Hétfő éjfél az adóbevallás utolsó határideje

Hétfőn éjfélig kell leadni a 2016. évi személyi jövedelemadó (szja) bevallást - mondta Kis Péter András, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV)... Teljes cikk

Egyedül és együtt - egy színpadon a bőrfejű, a babakutató és a bevándorlási ügyvéd

TED videóból már vagy százat láttam. Barátok, ismerősök osztották meg saját oldalaikon, vagy küldték át nekem valamilyen érdekes témát... Teljes cikk

Egyedül és együtt - egy színpadon a bőrfejű, a babakutató és a bevándorlási ügyvéd

TED videóból már vagy százat láttam. Barátok, ismerősök osztották meg saját oldalaikon, vagy küldték át nekem valamilyen érdekes témát... Teljes cikk

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár