Milliókat spórolhatunk cafeteriával!

Egyre több munkaadó látja be, hogy kockázatosabb feketén, zsebből zsebbe kifizetni a dolgozókat, mint legális eszközökkel biztosítani a többletjuttatásokat - mondta a HR Portal érdeklődésére Fata László cafeteria szakértő, akinek a közelmúltban jelent meg Cafeteria-barkácskészlet című könyve. A hiánypótló kötet azért is időszerű, mert még mindig sokan nincsenek tisztában alapvető szabályokkal és nem tudják, miként indítsanak el és működtessenek hatékonyan egy cafeteria rendszert.

Súlyos hiba, ha egy munkáltató a juttatási rendszer kialakításakor figyelmen kívül hagyja az adó- és járulék megtakarítási lehetőségeket, mivel több száz ezer, de akár milliós összeget is veszíthet - hívta fel a figyelmet a szakember. Ilyen költségtakarékos megoldás lehet a cafeteria, hiszen általa a foglalkoztató adómentesen adhat juttatásokat a dolgozóknak, illetve költségként elszámolható. Ennek ellenére sokan idegenkednek tőle, amit Fata László azzal magyaráz, hogy a munkáltatóknak egyszerűbbnek tűnik zsebből zsebbe fizetni, hiszen így nem kell az adminisztrációval bajlódni, emellett félnek attól, hogy a dolgozók nem veszik szívesen a béren kívüli juttatásokat, illetve gyakran nem tudnak kiigazodni a törvényi szabályozáson vagy bizonytalanok benne. A rendszerrel szemben azonban a dolgozók tanúsítják a nagyobb ellenállást, ami abból fakad, hogy nem tudják, mire lehet felhasználni a kapott juttatást. Fata László szerint ezért kulcsfontosságú, hogy a munkavállalókat pontosan tájékoztassák arról, melyik juttatási elem mit takar és mire való, őket ugyanis az érdekli, hogyan lehet mindezt pénzzé tenni.

Jó pap is holtig tanul - tanácsok kezdőknek és haladóknak

A cafeteria rendszer bevezetésénél a leglényegesebb szempont, hogy szabályos legyen, feleljen meg a törvényi előírásoknak, álljanak rendelkezésre a szükséges dokumentumok. Mindenekelőtt ki kell alakítani a cég cafeteria szabályzatát, amely az egész béren kívüli juttatási folyamatot, a jogosultak körét, az igénybevétel feltételeit szabályozza, ennek alapján lehet eldönteni, hogy a felmondási időre, az igazolatlan távollétre, szabadság idejére járnak-e ezek a juttatások. A szabályzat határozza meg azt is, hogy melyik juttatást mikor adja ki a munkáltató, milyen gyakorisággal. A jól kialakított szabályozás a munkavállaló érdekeit is szolgálja, hiszen tisztában lesz a folyamatokkal és eltérések esetén egyértelmű jogorvoslatot kérhet - hangsúlyozta Fata László.

Ahhoz, hogy fel tudjuk építeni a juttatási rendszert, össze kell számolni a forrásainkat. A béremelésből, a már meglévő elemekből, a feketén fizetett juttatásokból adódik össze az a keret, amit az új rendszerben használni tudunk. Emellett egyes juttatási elemeknél járulékos költségekkel is számolni kell. A cafeteria-portfolió kialakításánál célszerű a dolgozók igényeire alapozni, vagyis figyelembe kell venni iskolai végzettségüket, egyéni érdeklődésüket, családi körülményeiket, sőt azt is, hogy a munkahely földrajzilag hol helyezkedik el, hiszen egy nagyvárosban könnyebben fel tudnak használni például egy kulturális utalványt, mint egy kisebb településen - emelte ki Fata László.

Gyakorlat teszi a mestert

Cafeteriában jártas munkáltatóknál is előfordulnak bakik, a leggyakoribb hiba, amit általában elkövetnek, hogy nem tartják be a személyi jövedelemadó törvény 69. paragrafusában leírtakat, vagyis, hogy egységesen biztosítsák minden dolgozónak a juttatásokat, vagy ha ettől el akarnak térni, szabályban rögzítsék azt. A szakember találkozott már olyan céggel, ahol a többi dolgozóhoz hasonlóan a műszakvezetők is kaptak étkezési utalványt, de amikor jutalomosztásra került a sor, csak nekik adtak üdülési csekket, holott mindenkinek járt volna.

Az ilyen és hasonló esetek elkerülése érdekében fontos, hogy vagy egységesen adjon a munkáltató juttatásokat, vagy ha eltér ettől, ennek legyen valami "szabályzatszerű" írásos nyoma. Ha a már meglévő kollektív szerződésben vagy munkaszerződésben szerepelnek a béren kívüli juttatások kitételei, akkor semmiképpen ne felejtsük el összhangba hozni a cafeteria szabályzattal - figyelmeztet Fata László, hozzátéve, előfordult már, hogy egy vállalat a változó előírásoknak megfelelően megemelte az étkezési utalványok összegét, ám a cafeteria szabályzatban, munkaügyi dokumentumokban nem jelezte a változást.

Problémát szokott jelenteni az önkéntes pénztári hozzájárulás beindítása is. A törvény szerint szabad pénztárválasztást kell biztosítani a dolgozóknak, ami a gyakorlatban úgy nézhet ki, hogy ahány dolgozó van, annyi pénztárral kell szerződni a munkáltatónak, annyifelé kell teljesíteni a havi utalásokat. A szakember szerint ehelyett érdemes a munkavállalóknak egy-két olyan pénztárat ajánlani, amelyiknek jó a hozama, sok a jóváírása stb., így a dolgozók ezeket fogják majd beválogatni a listába.

Fata László szerint nem kell megijedni a rendszer működtetésével járó adminisztrációtól sem, ha a rendszerhez kapcsolódó folyamatot precízen, pontosan leszabályozzuk, akkor nem lehet gond egy kisebb cégnél, a nagyobb vállalatoknál pedig sokat segíthet egy jó szoftver.

Cafeteria - lekötelez

A multinacionális vállalatoknál népszerű a cafeteria, ám akadnak olyan cégek, ahol a menedzsment határozottan ellenáll, nem is gondolkodik a rendszer bevezetésén, ott nehéz is meggyőzni őket a változásról - mondta Fata László. A kis- és középvállalkozások körében néhány évvel ezelőtt jött divatba a költséghatékonyabb béremelés, nevezetesen, hogy a dolgozók az étkezési utalványon kívül még egy vagy két juttatási elemet kapnak. Ebben a szektorban még nem terjedt el, hogy sokféle elemet kínáljanak a munkaadók, pedig az igény meg lenne rá. A cafeteria alkalmazása több szempontból is megéri, a gyakorlat ugyanis azt mutatja, hogy ahol működtetnek béren kívüli juttatási rendszereket, csökken a fluktuáció, a dolgozók jobban kötődnek a céghez, emellett a távollétek és a jogosultságok összehangolásával elérhető, hogy csökkenjenek a néha bosszantó 1-2 napos dolgozói hiányzások. A munkáltató ráadásul amellett, hogy milliókat tud legálisan spórolni, versenyképességét is növeli a konkurenciával szemben, hiszen ugyanannyi nettó juttatást ő kevesebb ráfordítással biztosít dolgozóinak.

Szilágyi Katalin, HR Portal