Office Manager

Mit csinál pontosan egy Office Manager?

A feladatköre rendkívül sokrétű, gyakorlatilag a logisztika, az adminisztráció, a HR és a vendéglátás határmezsgyéjén mozog. Ő felel azért, hogy ne fogyjon ki a kávé, működjön a nyomtató, beérkezzenek a számlák, és a látogatók profi fogadtatásban részesüljenek.

Főbb feladatok:

• Irodai logisztika: Írószerek, tisztítószerek, konyhai készletek (kávé, víz, gyümölcs) rendelése és készletkezelése.

• Üzemeltetés: Kapcsolattartás a főbérlővel, takarítókkal, karbantartókkal. Ha elromlik a légkondi vagy a lift, ő intézi a javítást.

• Adminisztráció és posta: A bejövő és kimenő levelek, csomagok kezelése, futárok irányítása.

• Pénzügyi támogatás: Bejövő számlák iktatása, kifizetések előkészítése a könyvelés számára, irodai kiskassza kezelése.

• HR támogatás: Új kollégák beléptetésének technikai segítése (belépőkártya, asztal, eszközök), céges rendezvények és csapatépítők szervezése.

• Recepciós feladatok: Vendégek fogadása, telefonközpont kezelése, tárgyalók rendben tartása és beosztása.

Milyen képesítés és készségek kellenek hozzá?

Az Office Manager pozícióhoz ritkán írnak elő konkrét diplomát, sokkal fontosabb a rátermettség és a tapasztalat.

Elvárások:

• Végzettség: Minimum érettségi, de a legtöbb helyen előny a felsőfokú végzettség (bármilyen bölcsész, gazdasági vagy ügyviteli szak).

• Nyelvtudás: Multit nemzeti cégeknél a tárgyalóképes angol elengedhetetlen.

• IT ismeretek: Magabiztos MS Office (Word, Excel, Outlook) használat.

Fontos „soft skill”-ek (személyes készségek):

• Multitasking: Egyszerre kell tudni kezelni a csöngő telefont, a beeső futárt és a kifogyott papírt a nyomtatóban.

• Problémamegoldó képesség: Ha elázik az iroda hétfő reggel, neki kell tudni, kit kell azonnal hívni.

• Precizitás: A számlák és adatok kezelése nem tűri a pontatlanságot.

• Empátia és kommunikáció: Ő a cég lelke, aki mindenkihez szól egy kedves szót, de határozottan is tud fellépni, ha szabályokat kell betartatni.

Ilyen állások könnyedén találhatók az Állásportál.hu-n.