Önkiszolgáló HR: a munkavállalók kezében az ügyintézés

A járvány kapcsán a digitalizáció egyértelműen felgyorsult, sok helyen katalizátorként hatott a home office bevezetése, a távoli munkavégzés kényszere, hiszen nem nagyon volt más választás, ha valaki fenn akarta tartani a működést. Ugyanakkor az elmúlt évben a munkavállalói igények is jelentősen megváltoztak, például a munkahelyi ügyintézés, a HR-rel való kapcsolattartás tekintetében is. 

„A nagyvállalatok már most is érzik, hogy az adminisztráció hamarosan túlnő rajtuk, ha még ez nem történt meg. Nem elég azt mondani, hogy rendben, home-office-ban vagy holnap, de tudnunk kell, hogy a csoportból ki dolgozik távolról, ki van szabin, ki van tanulmányi szabin, ki beteg, hányan dolgoznak az irodában? Ki az, akinek holnap biztosítani kell egy hot desket?” – sorolja a kihívásokat Bakó Krisztina, az L-Soft Zrt. kereskedelmi igazgatója. Hiszen ezeket a folyamatokat most már tervezetten és átláthatóan kell tudni használni a hibrid munkavégzés során. 

A gyakran drasztikus cégkultúra váltásokat csak megfelelő szoftverekkel és szolgáltatásokkal lehet kielégíteni, emelte ki Ocskay Szilárd, a NEXON tulajdonos-ügyvezető igazgatója Kiemelte, hogy a működésben nagyon fontos szerepe van annak, hogy a HR-adminiszráció nem csak webes felületről, hanem gyakorlatilag bárhonnan mobiltelefonról is könnyen elérhető legyen, még akár otthonról is. A szoftveres megoldások között megemlítette a munkaidő-menedzsmentet: „A munkaidő tervezése, a dolgozók munkaidejének nyilvántartása mellett rugalmasan kezeli az irodától eltérő munkavégzési helyszínek nyilvántartását, tervezhetőségét is. A dolgozók a beosztástervező vagy a távolléttervező felületén igényelhetnek otthoni munkavégzést. Amennyiben a home office napok számát munkaszerződés rögzíti, a rendszer ellenőrzi, hogy az igény nem lépte-e túl a keretet.” 

A megváltozott keretek nem csak a munkavégzésre, hanem a vezetői kultúrára is kihatnak, jelezte Gondos Krisztina, a Memolux Kft. bérszámfejtési üzletágának vezetője: „új vezetői kultúra kialakítása szükséges a feladatmeghatározás, az ellenőrzés területén is. Nem hagynám ki a munkavállalói morált sem, gondolok itt a szabadságkivétekre: megfigyelhető, hogy a szabadságok kiadása csökkent.” Aki azzal folytatta, hogy fontos HR feladatnak látja a jövőben, hogy a HR egységet tudjon teremteni azok között a munkavállalók között, akik éppen otthonról dolgoznak vagy pont az irodai környezetet preferálják: „meg kell teremteni a jogi hátteret belső szabályzatokkal, fel kell készíteni és segíteni kell a vezetőket és a munkavállalókat az új rendszerbe való beilleszkedésben”. Mint Misi Melinda a Soft Consulting Hungary szakmai igazgatója is megerősítette, „meg kell teremteni a megfelelő jogszabályi hátteret a kialakult új trendet is figyelembe véve, hogy se a munkáltató, se a munkavállaló ne érezze magát kiszolgáltatott helyzetben”. Ugyanakkor ehhez szükség van - amit több szakember is kiemelt -, a megfelelő, és már igen régen várt törvényi változtatásra is a távmunka és a home office szabályozásában.

A folyamatok digitalizációja a mindennapokban elkerülhetetlen, az aktuális kihívásokból a szakemberek kiemeltek néhány  praktikus példát:

Kovács Gyöngyi, outsourcing üzletágvezető, VT-SOFT Software Kft.: Nagy kihívást jelentett az átállás a munkavállalói igazolások, nyilatkozások elektronikus formában történő kiadására és fogadására, illetve, hogy ezek a dokumentumok hitelesítése elektronikusan történjen meg.  

Bakó Krisztina, L-Soft Zrt.: mivel a cégeknek az adatszolgáltatási kötelezettségeiknek továbbra is meg kellett felelniük, el kellett készülni, és el kellett juttatni valamennyi kollégához januárban időre az M30-as igazolást és a járulékigazolást. Ezt e-aláírással kombinálva ma már szoftver segítségével is meg lehet tenni. „Egy 1000 fős ügyfelünknél például az év eleji igazolások kiadási folyamata a szoftverbevezetés előtt egy hónapig tartott, lerövidülhetett 6 napra.”

A HR-ben is egyre nagyobb szerepet fog játszani a közeljövőben a mesterséges intelligencia (MI), az automatizálás és az adatalapon hozott döntések. Ocskay Szilárd szerint a „HR alkalmazások kiszabadultak a HR-osztály falai közül”, és mivel széles körben elérhetővé váltak, ezért a fejlesztői törekvések leginkább a dolgozói élmény fokozása felé kell, hogy irányuljanak, hiszen ez a munkavállalók megtartásban is szerepet játszhat. Mint mondta: „ha az MI segít elemezni a HR-ben meglévő adatokat, a vezetők tisztábban láthatják a vállalatnál zajló folyamatokat. Nem csak az derül ki például, hogy mekkora a fluktuáció, hanem az is, hogy mely területeket érinti és mi lehet az oka. Ha pedig ismerik az okokat, időben be is tudnak avatkozni és megfordíthatják a nem kívánatos munkaerő trendeket.” 

Általános tapasztalat, hogy az új munkavállalói generációk gond nélkül fogadják az új technológiákat, nyitottak és befogadók ezekkel a megoldásokkal kapcsolatban, hiszen ebben a világban nőttek fel, sőt el is várják, hogy online is tudják zökkenőmentesen intézni az ügyeket. 

Nyitókép: Marek Levák on Unsplash