Projektszervezet

A projektszervezet tagjaival szembeni elvárások, hogy motiváltak, elkötelezettek legyenek, és munkaidejükből kellő időt tudjanak fordítani a projekt tevékenységek számára.

A projektszervezet leghatékonyabb érdekképviseleti szerve a projektvezetőség, akik reprezentálják a vállalat mindazon területeit, akik vagy funkciójuknál fogva, vagy hierarchiájukat tekintve kötődnek a projekt tartalmához. A vezetőség munkájában meghívottként részt vehetnek a projekthez kapcsolódó külső szakértők

A projekt sikere nagy mértékben függ a projektvezető, vagy a nagyobb, vagy összetettebb projektek esetében a projektszakaszokat irányítók személyétől. A projektvezetőnek a napi munkafolyamatok során szüksége van támogató csoportra, akiknek feladata, hogy segítsék a projektirányítót, másrészt folyamatos ellenőrzést is képviseljenek és jelezzék az esetleges problémákat a vezetőség felé.

Egyes feladattípusoknál elengedhetetlen felhasználói csoport támogatása, akik elsődleges információforrásként szerepelhetnek. A projektszervezet fontos része a munkacsoport (projekt-team), akik a projekt tartalmi megvalósításáért felelnek.

A projekt adminisztrációjának naprakész, pontos vezetése érdekében elengedhetetlen külön projektadminisztrátor megbízása.

A projektszervezet legfontosabb elemei a következők:

• A projektgazda: a projektet megbízó és finanszírozó személy vagy szervezet, aki a projekt céljait és elvárásait meghatározza, és a projekt eredményeit elfogadja vagy elutasítja.
• A projektirányító bizottság (PIB): a projekt stratégiai irányításáért felelős testület, amely a projektgazda képviseletében dönt a projekt fontosabb kérdéseiről, például a projektterv jóváhagyásáról, a projekt változáskezeléséről, a projekt zárásáról, stb. A PIB tagjai a projekt érintettjeinek képviselői, például a projektgazda, a projektmenedzser, a projekt partnerei, a projekt felhasználói, stb.
• A projektmenedzser: a projekt operatív irányításáért és koordinációjáért felelős személy, aki a projektterv elkészítéséért, a projektcsapat vezetéséért, a projekt kommunikációjáért, a projekt kockázatkezeléséért, a projekt minőségbiztosításáért és ellenőrzéséért, a projekt költségvetéséért és a projekt zárásáért felelős. A projektmenedzser a PIB-nek és a projektgazdának tartozik beszámolással a projekt állapotáról és eredményeiről.
• A projektcsapat: a projekt végrehajtásáért felelős személyek csoportja, akik a projektmenedzser irányítása alatt dolgoznak, és a projekt tevékenységeit elvégzik. A projektcsapat tagjai lehetnek belső vagy külső erőforrások, akik különböző szakterületekről és szervezeti egységekből érkezhetnek. A projektcsapat tagjainak motiváltaknak, elkötelezetteknek, és munkaidejükből kellő időt kell fordítaniuk a projekt tevékenységek számára.
• A projekttámogató csoport: a projektmenedzser és a projektcsapat munkáját segítő személyek vagy szervezetek, akik különböző támogató és ellenőrző szolgáltatásokat nyújtanak a projekt számára, például a projekt adminisztráció, a projekt dokumentáció, a projekt informatikai rendszere, a projekt szakértői tanácsadás, a projekt független mérnöke, a projekt könyvvizsgálója, a projekt ügyvédje, stb.

A projektszervezet felépítése nem egységes, hanem változhat a projekt életciklusának fázisai szerint, illetve a projekt környezetének változásaihoz alkalmazkodhat. A projektszervezet kialakításának többféle módja létezik, például a funkcionális projektszervezet, a tiszta projektszervezet, a mátrix projektszervezet, a hibrid projektszervezet, a projektorientált szervezet, a virtuális projektszervezet, stb.