Üzleti protokoll - "Mi illendő ha tárgyalásra megyünk?"

Ha üzleti tárgyalásra megyünk észrevétlenül is feszültebbek vagyunk, így jó, ha tisztában vagyunk a protokoll egyes ide vonatkozó szabályaival. Kezdjük hát az elején!

Ha belépünk a céghez...
Egy megbeszélt tárgyalásra vagy találkozóra érkezéskor először a titkárságon kell 'keresztüljutnunk'. Talán ennek tudható be, hogy érkezéskor a legtöbb ember halkan kopog, majd a félig nyitott ajtón bepréseli magát és fejét kicsit lehajtva lentről-felfelé nézve halkan köszön. Keveseknek jut azonban eszébe, hogy az első megjelenés a siker kulcsa! Húzzuk ki magunkat és még mielőtt belépnénk, vegyünk egy-két mély levegőt! Gondoljuk azt, hogy "nyerni akarok, erre meg is van minden okom, hiszen okos vagyok, elegáns, kedves, nálam jobbat nem kaphatnak". Ezzel a

gondolattal és egy mosollyal egy határozott kopogás után lépjünk be a szobába. Fontos, hogy ne harapjuk el a köszönést, egy határozott belépéssel ugyanis magunkra irányíthatjuk a figyelmet.
Bár elvben egy megbeszélt találkozóról az illetékes titkárnőnek tudnia kell a tárgyalásról, mégse számítsunk arra, hogy elénk lép és felajánlja segítségét. Belépéskor nekünk kell felmérnünk a szobát. Mikor belépünk a fogadó-térbe és több emberrel találjuk szembe magunkat a legtöbben megpróbálunk készségesen a legközelebb eső emberhez fordulni, ám van ennek egy sokkal kézenfekvőbb megoldása is! Felmérve a jelenlévőket ahhoz kell fordulni aki az íróasztalnál ül, ha többen ülnek akkor a legjobban pozícionált asztalt kell választani, mivel nyilvánvalóan ő lesz a főnök titkárnője. Odalépek hozzá, ismét köszönök, majd bemutatkozom és pár szóban közlöm, hogy miért jöttem. Amennyiben a titkárnő előre tudja, hogy pár percet várni kell, úgy részéről illendő, hogy ő is bemutatkozik - hiszen ekkor átmenetileg ő a házigazdánk.

Belépés a tárgyalófélhez...
Ha megtudtuk, hogy merre van a házigazda szobája és bemehetünk hozzá, akkor

megkeresve az ajtót az addigi mosolyunkkal, testtartásunkkal és határozottságunkkal kopogjunk, majd lépjünk be.
A köszönést követően a kézfogás kötelező, de mivel mindig (!) a fölérendelt nyújtja először a kezét, így meg kell várnunk, míg a vendéglátó kezdeményezi a kézfogást.

Hol és hogyan foglaljak helyet?
A házigazda magától értetődően hellyel kínál. Ennél a pontnál kell a legjobban odafigyelni, hiszen a testbeszéd a találkozás első pillanataiban a legmeghatározóbb. Igyekezni kell, hogy asztal mellett álló széket válasszunk annál is inkább, mert ha elfáradtunk, kezünkkel az asztalra támaszkodhatunk. (Nem könyöklésben!) Nem szabad keresztbe átkulcsolni a kezünket, mert ez bezártságra utal. Jó tudni, hogy tárgyaló partnerünk bezártságát kinyithatjuk azzal, ha ilyen testbeszédnél a kezébe adunk egy önéletrajzot, vagy prospektust.

Ha ülőgarnitúra van és ahhoz irányít a házigazda, akkor semmiképpen ne az ajtóval szemben lévő fotelbe üljünk! Ez ugyanis legtöbb esetben a házigazda helye, ahonnan ráláthat az ajtóra. Amennyiben fotelek és egy nagyobb ülőalkalmatosság -például kanapé- is van, úgy vegyük fontolóra, hogy a fotel bár kényelmesebb, a mai süppedős kivitelű daraboknál "nincs az a színész, aki elegánsan tudná abszolválni" az ülést.
Mindenesetre ha a fotelt választottuk, a szélére üljünk le és egyik karunkkal támaszkodjunk a karfára. Így nyitottnak mutatjuk magunkat, de egyben támaszt is kapunk. Nem szerencsés azonban teljesen beülni a fotelbe, mert ekkor mindkét karunkat megtámasztva csak a fejünk mozoghat, testbeszédünket pedig ezzel teljesen behatároljuk.

Hogyan illendő ülni?
Nőknél megszokott, hogy keresztbe teszik a lábukat ülés közben. Bár ez egy természetes, védekező mozdulat, arról se feledkezzünk meg, hogy egy üzleti tárgyaláson nem illendő a fedetlen láb mutogatása, lóbálása pedig annál inkább elvetendő! A protokoll szabályai szerint ha már egy nő keresztbeteszi a lábát, akkor a keresztbe rakott láb lábfejét a földön lévő bokához kell szorítani. Persze kissé kényelmetlen, de még mindig esztétikusabb, mint -bármennyire szép lábról legyen is szó- egy szétterült vádli látványa. Mindazonáltal jó tudni, hogy a nőknek nem illik keresztbe tenni a lábukat! A helyes ülésmód szerint a lábak egymás mellett vannak, összezárva, legfeljebb a két boka nyithat szét egy kissé, térdek mindig zárva, két kar a lábakon nyugszik.
Női szokás az is, hogy az elgémberedett lábfejet a cipőből ki-kiemelve pihentetjük - ám ez szexuális felhívás-jellege miatt nem illendő!

Férfiak esetében tilos a túlzottan nagy terpeszben ülés -ami sajnálatos módon egyre nagyobb divat kezd lenni-, és a térden merőlegesen keresztbe tett láb. Az erősebbik nem az illemtan szerint egyenes háttal, laza kis terpeszben kell, hogy üljön! Fontos, hogy a nadrág ülésnél ne a zoknihossz felett érjen véget - erre kifejezetten oda kell figyelni a nagyobb tárgyalásokon és konferenciákon!


Cikkünk következő fejezetében a köszönésről, a bemutatkozásról és a kézfogásról lesz szó.

Amennyiben Önnek is van a munkahelyi protokollal kapcsolatos kérdése, úgy szakértőnknek, Görög Ibolya protokoll-szakembernek felteheti a főoldal alján található "Munkaügyi protokoll" boxban!