Veszteségek feltárása irodai környezetben

Az alábbi néhány konkrét példával szeretném felkelteni mindazok érdeklődését, akik előítélettel fogadják a 7 alapvető veszteségkategória kezelésének lehetőségeit.

1. Várakozás

Meg nem válaszolt e-mailek.

Fel nem vett telefonok, visszahívás elmaradása.

A felhasználó berögzült hibás gyakorlata miatt lelassuló számítógépek. Privát tartalmak, képek, zenék, játékok, szoftverek.

Egyszerre több megnyitott és nem használt alkalmazás futtatása.

Archiválás, tömörítés, töredezettség mentesítés elmaradása.

Döntésképtelen, elhúzódó, többször azonos témában kiírt értekezletek.

Döntésekről nem kiadott tájékoztatások. Információblokkolás.

Beteg, vagy jobb esetben szabadságon lévő munkatárs helyettesíthetősége nem megoldott.

Keresgéléssel eltöltött idő.

Természetes, hogy a kiválasztásra került új munkatárs belépéséig várnunk kell. Fontos, hogy amíg várunk, számos lépést tehetünk annak érdekében, hogy érezze a tiszteletet, érezze, hogy számítanak rá és örülnek annak, hogy ő kezd el hamarosan velünk dolgozni.

Elkészíthető az e-mail fiókja, megrendelhető a névjegye, beállítható az íróasztala, a gépén a jogosultságai beállíthatóak, összerakható a fogadó csomagja, amiben a legfontosabb vállalattal kapcsolatos információk találhatóak, elkészíthető az alapoktatás és részlegre képzés rá vonatkozó tematikája.

2. Felesleges mozgás

Feleslegesen mozgatott információ. A tevékenységhez nem kapcsolódó privát körlevelek.

Rosszul elhelyezett berendezések miatt, a feltétlenül szükségesnél több, indokolatlan fizikai mozgás az épületben, irodák között és folyosókon.

Elmaradó értekezlet alkalmával hibásan és hiányosan elkészített lemondás az outlook mappában.

Vevő által a napi programot felborító nem tervezett utazással járó megbeszélések.

3. Túltermelés

Feleslegesen elkészített jelentések, melyekből semmilyen döntés nem kerül meghozatalra.

Megrendelés hiányában legyártott, vagy beszerzett eszközök, termékek.

Túlfoglalkoztatás, felesleges létszám.

4. Túl bonyolult folyamatok

Döntésképtelenségből, vagy felhatalmazás, akár felelősségvállalás hiányából fakadó többszöri engedélyeztetés és jóváhagyás.

A rendszerben meglévő adatok, információk ismételt bekérése.

5. Szállítás / információ termék, vagy anyag felesleges mozgatása

Feleslegesen alkalmazott tárolási pontok.

Társterületek között nem optimalizált távolságok.

Információhiányból, fakadó többszöri kommunikáció, adatkérés, levélben, e-mailben.

Egy adott dokumentum egyszerre több változatban is elmentett, ki kell keresni az utolsó variánst. Mindenki másikat használ.

6. Felesleges készlet

Nagy mennyiségben megrendelt és (akár több helyen is tárolt) boríték, levélpapír, irodaszer, festékpatron.

Feleslegesen az archiválási időn túl tárolt számlák, dokumentumok, információk.

Bürokráciából, önvédelemből tárolt levelezések, igazolások, szerződések.

7. Hibák, selejt, dupla munka

Többszöri, ismételt tervezés.

Szabályzatok, belső eljárási rendek oktatásának elmaradásából, vagy figyelmen kívül hagyásából eredő károkozás.

Rosszul kiadott és érthetetlen feladatok, tisztázatlan határidők miatti ismételt, vagy el nem végzett feladat okozta zavarok.

Tisztázatlan felelősségek miatti párhuzamos munka.

Hibás, csak formailag elkészített munkaköri leírásokból fakadó egymásra várás.

Kommunikációs hibából, többen foglalkoznak azonos feladattal, vagy egymástól függetlenül azonos adatokat töltenek fel külön-külön tárolási pontra.

Gyurta Sándor
www.hrblog.hu/lean-hr