Vezetővé válás - mire érdemes figyelni?

"Három tippem van azoknak, akik a munkahelyükön vezetői pozícióba kerülnek: kérhetnek tapasztalt kollégáiktól tanácsot, mehetnek könyvesboltba, ahol számtalan menedzsereknek írt kiadványból bővíthetik tudásukat vagy továbbképzésekre is beiratkozhatnak", javasolja a tanácstalan kezdő vezetőknek Murvai Piroska a Multi - Tréning ügyvezető igazgatója.

Extrovertált és dinamikus

Vezetőnek senki sem születik. Megfigyelés alapján azonban vannak olyan tulajdonságok, melyekkel a legtöbb vezető rendelkezik. "Általában az extrovertált, dinamikus, ötletekkel teli, rendszerezett gondolkodású, jó kommunikációs készséggel bíró, jó emberismerő és empatikus munkatársból lesz megfelelő vezető, bár kivételek természetesen vannak", fogalmazza meg tapasztalatait Murvai Piroska, aki hozzátette, hogy a vezetés 'tudománya' speciális tréningeken fejleszthető és javítható, ám bizonyos készségek meglétére szükség van a fejlődéshez.

Sok vezetői helyre kerülő munkatárs az első pillanatban nem tudja, hogy mi vár rá. Váratlanul éri őket az új szerep. Már nem a kiadott munkát kell elvégezniük, hanem nekik kell ellenőrizni és munkával ellátni társaikat. "A vezető elsődleges feladata az ideális munkakörülmények megteremtése, háttértámogatás nyújtása, a különösen fontos ügyfelekkel való kapcsolattartás, a reprezentálás és a munkatársak továbbképzésének megszervezése. Helytelen például, ha többnyire adminisztratív munkát végez, mert azt a megfelelően kiválasztott munkatársa meg tudja csinálni. Ha ezt az aranyszabályt figyelmen kívül hagyja az újdonsült vezető, sok energiát fog veszíteni, melyre igen nagy szüksége lenne a siker elérése érdekében", világítja meg a munka egyik lényeges elemét Murvai Piroska.

Személyesen beszélni mindenkivel

De hogyan kezdődjön mindez? "A vezetőnek a kinevezés után találkozót kell szervezni, melyen elmondja beosztottainak a munkafilozófiáját, terveit, elvárásait. Tíz-tizenkét beosztottig mindenkivel személyesen is el kell beszélgetni, ugyanis csak akkor végezheti sikerrel a munkáját, ha elnyeri a többiek bizalmát és tekintélyt szerez", mondja Kiss István szakpszichológus, az ELTE Pszichológia tanszékének munkatársa. Legkésőbb ezen a találkozón válik világossá a kinevezett előtt, hogy búcsút mondhat eddigi nyugalmas munkájának, hiszen a csoport élén állandó az interakció, a visszajelzés és már nem csak a saját munkájáért felel.

Delegálás: az egyik kulcsfeladat

Szakértők a vezetők egyik gyakori hibájának tartják a feladatleosztás, azaz a delegálás hiányosságát. Sokan nem akarják vagy nem tudják kiadni a kezükből a tökéletes kontrollt a munkafolyamatban, mindent maguk akarnak csinálni, ezzel is bizonyítva, hogy a beosztottak fölött állnak. "A vezetőnek tudnia kell feladatokat megfelelően delegálni, egyébként belegebed a munkába. Lovas hasonlattal élve a hatosfogat hajtója a kezében tartja mind a hat gyeplőt, de azt nem szabja meg a lovaknak, hogy a kívánt sebességet elérve hogyan, milyen stílusban vágtassanak", véli a tréner.

Aki rosszul delegál, gyorsan káoszt okoz a munkahelyen, lassítja a munkát, magának mások által is könnyedén megoldható feladatokat ad. A delegálásnál fontos a munkatársak erősségének, gyengéjének teherbírásának ismerete, a pontos feladatismertetés, a határidők megszabása. Esetleges változás esetén minden, az ügyben közvetetten vagy közvetlenül érintettet tájékoztatni kell, amit a vezetők gyakran elmulasztanak. A feladatmegoldás közben folyamatosan ellenőrizni és értékelni kell a munkát.

Mindig legyünk elérhetőek

A szakértők szintén fontos tényezőnek tartják az elérhetőséget. Előfordulhat ugyanis, hogy a munkatársak egy-egy feladat megoldásában elakadnak és a vezető segítségére várnak. Ha azonban nem lehet megkérdezni, elcsúszhat a megoldás, és kár érheti a céget. Murvai Piroska például egy minden munkatársa számára elérhető fájlba írja azokat az időpontokat, amikor programja van. A beosztottak így tudják, hogy mikor elérhető, mikor fordulhatnak hozzá. Kiss István is hangsúlyozza a folyamatos kommunikáció fontosságát, ám óva int mindenkit attól, hogy minden percben nyitva legyen az irodai szobája. Szerinte minden vezetőnek szüksége van néhány nyugalmas percre, amikor a munkatársak nem keresik, a napi gondokon kívül távolabbra is tud tekinteni.

Mit csináljanak a nők?

Az előítéletek miatt nehezebbnek tűnik az új főnök helyzete, ha nő, ám Kiss István szerint a gyengébbik nem képviselői előnyükre is változtathatják a szituációt: " A női vezetőknek több téren behozhatatlan előnyei vannak. Elég, ha csak arra gondolunk, hogy általában a nők azok, akik fejben tartják a körülöttük élők személyes dolgait, fontos igényeit. Könnyebben felismerik és befolyásolják mások érzelmeit. Szavak nélkül is fel tudják mérni a felek közt húzódó viszony jellemzőit, és előnyükre fordíthatják a kommunikáció folyamatát. Egyszóval: jobbak az együttműködés kialakításában. Ezeket a képességeiket érdemes vezetőként is alkalmazniuk", foglalta össze tapasztalatait és az aktuális kutatási eredményeket a szakpszichológus.

Sok női vezető azonban abba a hibába esik, hogy "férfiként" próbál viselkedni, mivel ezekkel a mintákkal nőtt fel. Vizsgálatok alapján azonban a férfi vezetőtől még elfogadott kemény stílus női főnök esetén már a munkatársak ellenszenvét váltja ki. Ebben a légkörben pedig nem lehet eredményes munkát végezni.

Csapatépítés, de módjával

"A vezetői munka része a csapatépítés a beosztottak elkötelezettségének, lojalitásának erősítése is", magyarázza Murvai Piroska, hozzátéve: azért ügyelni kell, hogy ne túl gyakran legyenek céges hétvégi programok, mert ez feszültséget okozhat a munkatársak magánéletében. És ha otthon feszült a légkör, az a munkahelyi teljesítményre is hatással van.

A főnök munkájának nagy veszélyforrása a túlterheltség és az ebből következő egészségügyi panaszok. "Szerencsésebb esetben a vezető felismeri, hogy baj lehet, ha továbbra is 16-18 órát dolgozik. Szerencsétlenebb, de még kezelhető, ha a család oldaláról érkezik a jelzés. Legrosszabb esetben a kórházi ágyon infarktus után vagy gyomorfekélytől szenvedve döbbennek rá, hogy munkájuk felfalta egészségüket és magánéletüket", sorolja a lehetséges forgatókönyveket Kiss István.

Éppen ennek elkerülése érdekében időt kell szakítani a kikapcsolódásra. A rendezett magánélet is segíthet a munka 'ellensúlyát' megteremteni.