A virtuális tárgyalás előnyei és hátrányai

A legújabb euróválság és az Egyesült Államok leminősítése okozta aggodalom azonnali intézkedésre ösztönözte a G7-ek pénzügyminisztereit. A nagy távolságok és az időhiány miatt csak egy lehetőségük maradt: a videokonferencia. Az aggasztó gazdasági hírek hatására a világ hét vezető hatalmának - Egyesült Államok, Németország, Egyesült Királyság, Japán, Franciaország, Kanada és Olaszország - pénzügyminiszterei vasárnap éjszaka, az ázsiai tőzsdék nyitása előtt, személyes találkozás helyett telefonon tárgyalták meg a legsürgősebb intézkedéseket. Az akkor éppen olaszországi nyaralását élvező David Cameron brit miniszterelnök szintén telefonon egyeztetett Nicolas Sarkozy francia elnökkel a válsággal kapcsolatban.

A 21. században az információ az egyik legértékesebb erőforrássá lépett elő, ma az elsőként megszerzett információ komoly versenyelőnyt jelent az üzleti világban. Elsősorban az a vállalat tud gyorsan reagálni a piaci változásokra, amelyik megfelelő információval rendelkezik a mikro- és makrokörnyezeti változásokról, a versenytársakról és a fogyasztói szokások átalakulásáról. Az információban rejlő hatalom lehetőségét fölismerve, a vállalatok olyan megoldásokat keresnek, amelyekkel gyorsabbá tehető a szervezeten belüli és kívüli információáramlás. Számos vállalati projektben elengedhetetlen a szoros együttműködés, az együtt gondolkodás, az ötletek, vélemények megosztása és megvitatása, valamint a közös döntéshozatal. Erre hatékony megoldást jelent a virtuális térben való találkozás és közös munka, vagyis az azonnali információcserére és tudásmegosztásra alkalmas videokonferencia, a virtuális tárgyalás (meeting).

A videokonferencia felgyorsítja az üzleti működést, és támogatja a vállalatok vagy teamek együttműködését. Haszna egyrészt, hogy segítségével a felhasználók azonos időben akár több helyen is helyt állhatnak, másrészt támogatja a problémák, kérdések gyors rendezését.

Videokonferencia segítségével különböző típusú megbeszélések bonyolíthatók le. A vállalatok döntéshozó megbeszéléseket, brainstormingokat és tréningeket tarthatnak, vagy a közös projekteken dolgozó munkatársak helyzetértékelését is virtuális formában bonyolíthatják le.

Legfontosabb előnyei

A videokonferencia egyik legnagyobb előnye a munkavégzés hatékonyságának fokozása, amely több téren is tetten érhető. Egyrészt a tárgyalás utazás nélkül valósítható meg, ami számottevő költségmegtakarítást jelent a multinacionális vállalatoknak. Míg korábban a nemzetközi projektekben dolgozó leányvállalatok munkatársai idejük jelentős részét az utazásra fordították, addig ma a videokonferencia költséghatékonyan hidalja át a nagy távolságokat. (Globális szinten az üzemanyagok környezetkárosító hatása is csökkenhet ezáltal.) A videokonferenciákat megelőző időkben a tárgyalást lebonyolító vállalatra nagy nyomás nehezedett az érkező partnerek megfelelő fogadása és elhelyezése miatt. Ezzel szemben a virtuális konferenciának köszönhetően ma sokkal gyorsabban és olcsóbban zajlik egy-egy nemzetközi meeting.

A Telenor Magyarország 2008 óta használja a személyes megbeszélés, a telefon és az e-mail mellett alternatív kommunikációs csatornaként a videokonferenciát, amelyet kezdetben elsősorban a Telenor vállalatcsoporton belül együttműködő munkatársak használtak napi szinten. Mára azonban sok vállalathoz hasonlóan a Telenornál is kibővült a videokonferencia használóinak köre, már nem csak azokra korlátozódik, akik külföldi kollégákkal dolgoznak együtt. Ez az eszköz sokkal többet nyújt, mint pusztán a nagy fizikai távolságok leküzdése.

Manapság sokan használják a videokonferencia alkalmazást országon, sőt vállalaton belül is, otthoni munkavégzés kapcsán vagy olyan helyzetekben, amikor házon belül szeretnének például egy megosztott dokumentumon párhuzamosan együtt dolgozni, vagy ha külsős együttműködő partnerekkel szerveznek virtuális találkozót.

A videokonferencia fontos szerepet játszik a munkavégzés rugalmassá tételében is, hiszen ezzel az alkalmazással az otthonról történő munkavégzés semmiféle korlátba nem ütközik, egy-egy virtuális megbeszélés teljes mértékben egyenértékű lehet a fizikai találkozás keretében tartott egyeztetéssel.

A videokonferencia előnye még, hogy az ilyen jellegű tárgyalásokon sokkal nagyobb a "fegyelem", kevesebb a témától eltérő magánjellegű csevegés, a résztvevők jobban tudnak a munkára összpontosítani, így általában könnyebb tartani a tervezett kereteket, sőt, a Telenor tapasztalatai szerint ritkábban marad el a megbeszélés.

Hogyan zajlik egy videokonferencia?

A TNS piackutató vállalat az Európai Uniós projektjeihez az úgynevezett 6dTV Brief rendszert használja. Egy új kutatás indulásakor a kutatásban résztvevőknek elküldik azt a linket, ahol be tudnak jelentkezni a felületre. A meghívottak a videokonferencia korábban megadott időpontja előtt pár perccel a nevük és email címük beírásával tudnak csatlakozni a rendszerhez. A képernyőn az aktuális prezentáló, a prezentáció szövege, a konferencia résztvevői, valamint egy levelezésre alkalmas felület látható. Mivel a beszélgetést megelőzően a kutatók már megkapták az anyagokat, mindenki tudja, miről fog szólni a prezentáció, így fel lehet készülni az online projektmegbeszélésekre, lehetőség van a kérdések előzetes megfogalmazására, a videokonferencián valójában már csak a munka pontosítása zajlik.

A chat-program segítségével kérdéseket lehet feltenni a prezentálónak, vagy az elhangzottakra lehet reagálni. Bizonyos időközönként, az előadást megszakítva a főprezentáló válaszol a felmerült kérdésekre. Emellett a levelezési rendszert úgy oldották meg, hogy a tagok listájából ki lehet választani, ki lássa a hozzászólásokat. A videokonferencia után pedig az összes résztvevőnek elküldenek egy linket, ahol egy-két napig még elérhető az anyag.

Milyen nehézségek adódnak?

Hasonlóan más kommunikációs formákhoz, a videokonferenciának is vannak hátrányai. Ezek egyike, hogy a személyes találkozás hiányában a résztvevők figyelmét elvonhatják más feladatok - bár ez ellen több megoldást is nyújtanak a különböző rendszerek, például néhány program jelzi a konferencia koordinátorának, ha valakinek nem a videokonferencia felülete van megnyitva a képernyőjén. Emellett a személyes találkozás hiánya miatt a résztvevők esetenként kívülállónak érezhetik magukat, és így kevésbé tudnak azonosulni a döntésekkel, résztvevő helyett könnyen megfigyelővé válhatnak. Kommunikációs korlátot okozhat még a testbeszéd hiánya, ami viszont megkönnyíthetné a pontosabb megértést.

A hátrányok szempontjából nem elhanyagolható tény, hogy így elmaradhat a külföldre szervezett tárgyalások zöme, amelyek ugyan munkát jelentenek a résztvevőknek, mégis lehetőséget ad a mindennapokból való kiszakadásra és némi pihenésre is. Gondot okozhat az is, ha a videokonferencia résztvevői jelentősen eltérő technológiai tudással, tapasztalattal, felszereltséggel rendelkeznek. A gyártók ugyan igyekeznek könnyen megtanulható, felhasználóbarát alkalmazásokat kifejleszteni, ez azonban sokszor mégsem sikerül. Egy fejlett rendszer segítségével számos olyan extra funkció felhasználása is lehetővé válik, amely segíthet a munka hatékonyságának fokozásában. Ilyenek például a virtuális megbeszélés felületén indított rögtönzött szavazások, a prezentációk, vagy a dokumentumok megosztott, egyidejű használata.