Az Oktatási Hivatal a dolgozók visszajelzésére is alapoz

Ahogy a szervezet elnöke elmondta, az OH jogilag 2007 óta létezik, de több, különböző oktatásirányításban működő háttérintézmény nevezhető meg jogelődjeként. Ezek mindegyike az állami oktatásirányításhoz kapcsolódóan végzett részben hatósági jellegű, részben szolgáltató, szervező, koordináló jellegű tevékenységeket. "Az OH elődjei közül egyik sem a klasszikus értelemben vett hatóságként működött, mindegyik nagy folyamatok szervezésével, koordinálásával, kiszolgálásával foglalkozott. Ebből az következik, hogy ennek a szervezetnek a szervezeti egységeitől, és az azokban dolgozó tisztviselőktől sosem volt idegen a minőség- és ügyfélközpontú megközelítés" - hangsúlyozta az elnök.

Két nagy minőségirányítási filozófia létezik, az egyik a folyamatleírásokból építkező, szabványosító típusú megoldás, ennek lényege: ha pontosan definiálták egy folyamat részeit, lépéseit, mérési mutatóit, akkor a folyamat végén kikerülő végtermék megfelel a minőségi követelményeknek. A másik az úgynevezett TQM (Total Quality Management) filozófia, amely a felhasználók, az igénybe vevők visszajelzései alapján az ügyfél elégedettségére koncentrál. Az OH számára a közigazgatási intézményekkel, magánszemélyekkel való nagy számú ügyfélkapcsolat miatt utóbbi a megfelelőbb. A Hivatal számára a minőségbiztosítási folyamat során Madarász Sándor, a Nemzeti Erőforrás Minisztérium politikai főtanácsadója adott segítséget, aki a munka kapcsán elmondta, hogy a megismerés, az értékelés és ezek visszacsatolása révén egy állandó, magasabb szintű szervezeti tevékenység alakul ki. A megvalósítás egy spirálszerű folyamatban teljesedik ki: a szervezet újra és újra végrehajt valamit, mér, ellenőriz, értékel, visszacsatol, majd egy magasabb szinten hajtja végre a következő ciklust. Eközben pedig a szintkövetelmény mindig a partner vagy az ügyfél elégedettsége. Ahogy dr. Princzinger Péter mondta, az OH-ban azért is alkalmazható könnyen ez a körkörösen felépülő rendszer, mert az oktatásban elvégzendő feladatok nagy része ciklikusan ismétlődik.

"Egy szervezet nem tud megfelelő színvonalat elérni, ha nincs meg a belső elégedettség. Ezért a minőségirányítási folyamat általában a dolgozók elégedettségének mérésével kezdődik, ami a valóságban igény- és elvárásmérést jelent. Célja, hogy a dolgozó szemszögéből feltárja, megkeresse azokat a pontokat, amelyek által a humán erőforrás hatékonyabban tudja a rábízott feladatokat elvégezni" - indokolta Madarász Sándor a belső mérések szükségességét. Ennek kapcsán a Hivatal elnöke hangsúlyozta, ha a minőségirányítási rendszer csupán többlet adminisztrációs terheket ró a munkatársakra, de azt a lényeges mozzanatot elmulasztja, hogy ennek tanulságait nem csatornázza vissza a folyamatokba, akkor elvész a munka valódi célja.

"2011-ben a Hivatal új vezetőséget kapott, ez a változás is jó alkalom a belső és külső visszajelzések kérésére. Így az új vezetők pontosan megismerik a szervezetet, felmérik annak erőforrásait" - mondta dr. Princzinger Péter, majd hozzátette, a vezetők számára a mérésekből többek között az is kiderül, hogy a dolgozók milyen mértékben elkötelezettek, mennyire terhelhetők, mivel lehetne őket jobban motiválni. Emellett képet kapnak arról, hogy melyek a megfelelő eszközök és módszerek arra, hogy a lehető legjobban tudják az alájuk tartozó szervezeti egységet mozgatni. "A vezetők így azoktól kapnak visszajelzést, akik naponta azt a folyamatot végzik, amellyel kapcsolatban ők döntést hoznak. Így tulajdonképpen bevonják alkalmazottaikat a döntés-előkészítés folyamatába" - magyarázta az OH elnöke.
Madarász Sándor hangsúlyozta, a vezetők nyitottan álltak ahhoz, hogy meghallgassák a dolgozók észrevételeit. Emellett a mérések fontos tapasztalata volt, hogy már az első, a rendszeres méréseket bevezető kérdőívek alapján kiderült, a dolgozók nagy bizalommal fordulnak a mérések felé. Válaszaik alapján ugyanis a munkatársak több mint fele úgy gondolta, hogy lesz változás, ha erre van szükség a visszajelzések alapján. "A belső mérések egy-két éves, a külső mérések pedig rövidebb ciklusban ismétlődnek. A minőségbiztosítási folyamatnak tulajdonképpen sohasem lehet vége, hiszen állandó visszajelzésre van szükség, hogy lássuk, megfelelően beépültek-e a visszajelzések alapján eszközölt változtatások" - mondta el dr. Princzinger Péter.

edupress.hu