Miért használja a dolgozók kétharmada a saját eszközét az AI-hoz?

Az AI munkahelyi használatának szabályozása sok esetben nem tartott lépést azzal, ahogyan a munkavállalók már használják a technológiát. Sok cégnél hiányoznak az egyértelmű szabályok, a szervezett tudásmegosztás és a gyakorlati képzések. A PwC kutatása arra is rámutat, hogy az AI produktivitási előnyei ösztönzik a használatot, ennek egy része azonban a vállalat által nem ellenőrzött, privát eszközökön történik. A munkavállalók egyéni döntései és óvintézkedései önmagukban nem nyújtanak teljes védelmet az üzleti kockázatokkal szemben. A megoldás ezért nem az AI használatának visszaszorítása, hanem olyan vállalati környezet kialakítása, amely jóváhagyott eszközökkel, egyértelmű szabályokkal és folyamatos, munkakörre szabott képzéssel támogatja a biztonságos használatot.

Az AI kézzelfogható időmegtakarítást hoz a munkában

A digitálisan affinis internetezők körében végzett felmérés válaszadóinak 47%-a használ valamilyen mesterségesintelligencia-alkalmazást a mindennapokban, de jelentős generációs különbségekkel: a Z és az Y generációban ez az arány 56–57%, a baby boomereknél 35%. Az AI-t használók 42%-a személyes célokra és munkavégzésre egyaránt alkalmazza a technológiát, a felsőfokú végzettségűek körében pedig ez az arány 52%. Az AI gyakorlati hasznát az érzékelt időmegtakarítás is jelzi: a munkájukhoz AI-t használók több mint 78%-a legalább 10%-os időnyereségről számolt be a releváns feladatokban; 38%-uk 30%-os vagy annál nagyobb, további 40%-uk 10–30% közötti megtakarítást tapasztalt. Az így felszabaduló idő az összetettebb, nagyobb hozzáadott értékű feladatokra fordítható.

Az információkeresés dominál, a szervezett használat még ritka

Az AI-t használók 78%-a kérdésfeltevésre és gyors információkeresésre alkalmazza a technológiát, ezzel ez a leggyakoribb felhasználási terület. A fordítás 47%-kal a második helyen áll, ezt követi a képgenerálás 35%-kal, a szövegírás 34%-kal és az adatelemzés 31%-kal. A munkavégzésben ugyancsak az információkeresés áll az első helyen, amelyet a válaszadók 73%-a említett, és 35%-uk ezt az egyetlen AI-funkciót tartaná meg, ha a következő hat hónapban választania kellene. Az AI-t jelenleg elsősorban gyors, közvetlen támogatást igénylő feladatokra használják, míg az összetettebb, munkafolyamatokba mélyebben beépülő alkalmazások még kevésbé elterjedtek.

A munkájukhoz AI-t használók 70%-a mindig az aktuális feladathoz igazítja a technológia alkalmazását, bevált promptok, sablonok vagy standard munkafolyamatok nélkül. Mindössze 12% használ visszatérő feladatokhoz kialakított promptokat vagy sablonokat, 10%-nál az AI már részben beépült a sztenderd munkafolyamatokba, csapatszintű szervezett használatról pedig csupán 3% számolt be. Az egyéni használatot az is jelzi, hogy a nem vállalati AI-eszközöket használók 32%-a megszokásból, 23%-a a gyorsabb vagy kényelmesebb használat miatt választ saját megoldást, és csak 22%-uk ismeri jól a szervezet vonatkozó irányelvét. Az AI tehát sok munkavállaló napi munkájának már szerves része, de szervezeti szinten még ritkán épül be a kialakított munkamódszerekbe. A vállalati megoldásokhoz ezért világos kommunikációra, releváns felhasználási példákra és gyakorlati támogatásra is szükség van.

„Számos vállalatnál az AI használata már mindennapos, miközben hiányzik a megfelelő szabályozási, oktatási és kontrollkörnyezet. A munkavállalók tehát gyakran saját belátásuk szerint döntenek arról, milyen adatokat, milyen célból és milyen eszközök segítségével osztanak meg” – mutat rá dr. Szűcs László, a Réti, Várszagi és Társai Ügyvédi Iroda PwC Legal ügyvédje.

Az AI-tudás önértékelése szintén jelentős bizonytalanságot mutat. Az 1–10-es skálán adott válaszok nagy szórása és a középső értékek gyakori választása arra utal, hogy sok felhasználó nem tudja biztosan megítélni saját AI-ismereteinek szintjét. Ez megnehezíti annak felismerését is, hogy egy-egy bevett gyakorlat – például az anonimizálás – milyen kockázatokat kezel, és melyeket hagy érintetlenül. Egy előzetes tudásszintfelmérés ezért nemcsak a képzések pontosabb kialakítását segítheti, hanem reálisabb képet nyújthat a szervezetben meglévő készségekről és kritikus tudáshiányokról.

Az anonimizálás önmagában nem szünteti meg az üzleti kockázatot

Ha a munkavállalók nem biztosak abban, hogy egy tartalom megosztható-e egy AI-eszközzel, 32%-uk anonimizál, 30%-uk fiktív példát használ, 25%-uk pedig mellőzi az AI-t; jóváhagyott vállalati eszközt csak 9% választ. Az anonimizálás ugyan csökkentheti a személyes adatok kitettségét, de nem akadályozza meg, hogy üzleti tervek, pénzügyi adatok vagy más bizalmas információk a vállalat által nem ellenőrzött rendszerbe kerüljenek. Bizonytalan helyzetben a felsővezetők mindössze 3%-a kér segítséget vezetőtől vagy illetékes szakértőtől, miközben 23%-uk saját megítélése alapján dönt a megosztható információkról. Egyértelmű útmutatás és könnyen elérhető szakértői támogatás nélkül így eltérő, nehezen ellenőrizhető gyakorlatok alakulhatnak ki.

„A shadow AI használatával kapcsolatos legnagyobb kockázat nem feltétlenül egyetlen adatvédelmi incidens vagy egy hibás AI-válasz megjelenése a vállalati működésben, hanem az a fokozatos folyamat, amelynek során a munkáltató elveszíti az ellenőrzést a szervezetben keletkező információk, döntések és munkafolyamatok felett” – hívja fel a figyelmet a szakember.

Az irányítás célja nem a tiltás, hanem a biztonságos AI-használat

Egységes irányítás nélkül az elszigetelten vagy vállalati jóváhagyás nélkül használt AI-megoldások jogszabályi, pénzügyi és reputációs kockázatokat hordoznak. A hatékony AI-irányításnak ezért a szervezet teljes AI-portfóliójára kell kiterjednie, beleértve a munkavállalók által önállóan használt alkalmazásokat is, és össze kell hangolnia az adatkezelési, biztonsági és compliance szempontokat. Az AI-irányítás akkor támogatja valóban az innovációt, ha a szervezet működéséhez, kultúrájához és konkrét felhasználási eseteihez igazodik.

„A shadow AI használata megfelelőségi szempontból is egyre nagyobb jelentőségű” – érvel dr. Szűcs László. „Az Európai Unió MI-rendelete abból indul ki, hogy a szervezeteknek ismerniük kell az általuk alkalmazott AI-rendszereket, megfelelő irányítási és kockázatkezelési mechanizmusokat kell működtetniük, valamint szükség esetén dokumentálniuk kell az AI használatát. Ha a munkavállalók tömegesen használnak olyan eszközöket, amelyekről a munkáltatónak nincs tudomása, akkor ezeknek a kötelezettségeknek a teljesítése jelentősen megnehezülhet. A szervezet könnyen olyan helyzetbe kerülhet, hogy papíron rendelkezik AI-szabályzattal, a gyakorlatban azonban nem képes ellenőrizni, milyen mesterségesintelligencia-rendszerekkel dolgoznak a munkatársai. Ez különösen problémás lehet olyan iparágakban, ahol szigorú adatkezelési vagy megfelelőségi követelmények érvényesülnek” – teszi hozzá.