Megjelent: 12 éve

Üzleti telefonálás: íme az etikett

Telefonon kommunikálni gyakran nagyobb kihívás, mint személyesen: nincs gesztus és testbeszéd, ugyanakkor helytelen kommunikációval és rossz fordulatokkal nemcsak magunkról, hanem a cégről is bizonyítványt állíthatunk ki. Összegyűjtöttünk néhány buktatót.

A céges telefonálások egyik legsarkalatosabb pontja a megfelelő időpont kiválasztása - így ezt a szempontot már a beszélgetés megkezdése előtt tanácsos figyelembe venni.


9 és 18 óra között telefonáljunk



Épp ezért az előre nem egyeztetett beszélgetésekre mindig munkaidőben (9-18 óra között) kerítsünk sort. A telefonálást tanácsos első körben a felkeresett cég vonalas telefonjának hívásával kezdeni - és csak ha a hívott fél azon nem elérhető, tárcsázni a céges mobiltelefont. Szintén fontos szempont: üzleti telefonhívásokat lehetőleg céges telefonon intézzünk. Ne használjunk céges telefont személyes célokra vagy privát telefont üzleti célból. Magántelefonokat egyébként is célszerű inkább a munkaidőn kívül intézni - ha erre semmiképpen nincs mód, igyekezzünk tapintatosan megoldani, hogy ne zavarjuk a kollégákat a munkában.


Beszéljünk érthetően, normális tempóban



Már az első néhány mondat jelentősen befolyásolhatja a cégünkről kialakuló képet. Ezért fontos, hogy mindig megfelelő beszédtempóban, hangsúlyozással, artikulációval és érthetően fogalmazzuk meg a mondanivalónkat. Ne kapkodjunk, ne motyogjunk, ne hadarjunk a telefonkagylóba. Kezdjük mindig a napszaknak megfelelő köszönéssel. Ezt követheti a bemutatkozás, névvel, pozíciómegnevezéssel, cégnévvel, valamint a hívás céljával, tárgyának ismertetésével.


"Nem zavarom?"



Előzőleg nem egyeztetett időpontban indított hívásoknál (de még a korábban megbeszélteknél is) feltétlenül meg kell kérdeznünk a hívott felet, hogy számára alkalmas-e most az időpont a beszélgetésre, vagy inkább valamilyen későbbi időpontban hívjuk vissza. Utóbbi mozzanat kulcsfontosságú lehet az üzleti hívásoknál. "Ezzel a gesztussal azt üzenem, hogy a hívott fél fontos a számomra, tiszteletben tartom a döntési szabadságát, az autonómiáját. Amennyiben mindezt figyelmen kívül hagyjuk, előfordulhat, hogy a beszélgetés már a kezdetekor kényszeredett lesz - így valószínűleg nem is éri el a célját"- hívja fel a figyelmet Torma Kálmán, a CEGOS trénere. A beígért visszahívásokra is mindig pontosan, időben kerítsünk sort.


A hívott félre koncentráljunk



Célszerű már a telefonhívás elején tisztázni azt is, hogy előreláthatólag mennyi ideig fog tartani az adott beszélgetés és aztán következetesen tartani is magunkat a beígért időkerethez. Ebben persze óhatatlanul is van egy csapdahelyzet - gyakori ugyanis, hogy a beszélgetéseket előszeretettel bő lére eresztők is csupán 1-2 percet mernek előzetesen "bevallani" a hívás legelején, tartva az esetleges elutasítástól. "Mindig összeszedett, rövid, egyszerű, céltudatos beszélgetésekre törekedjünk. Ne fecséreljük a hívott fél drága idejét öncélú csevegésre"- ad tanácsot a szakember. A kapcsolatápolásra nem a telefon a legalkalmasabb fórum. Lényeges, hogy a beszélgetés közben mindig a másik félre koncentráljunk. Ne olvasgassunk híreket a neten, ne falatozzunk, ne kattintgassunk az egérrel, mert tiszteletlenség. Ráadásul rossz benyomást kelt, ha a hívott fél észreveszi.


Mindig mutatkozzunk be



A szám,- és névkijelzős mobiltelefonok is újabb kommunikációs buktatót rejthetnek. "A hívó nevének kijelzése gyakran arra indítja a feleket, hogy ne is mutatkozzanak be rendesen egymásnak, legfeljebb "Én vagyok!" felkiáltással kezdjék el a beszélgetést. Ennek ellenére a hívónak és a hívott félnek is jobban esik, ha a kijelzőn felbukkanó név ellenére is nevükön szólítják egymást.


Letehetjük a kagylót, ha nagyon megvárakoztatnak



Előfordulhat persze az is, hogy legjobb igyekezetünk ellenére sem értük el a célszemélyt és helyette egy kollégájával léptünk kapcsolatba vagy legfeljebb az üzenetrögzítőre hagyhatunk üzenetet. Amennyiben kolléga veszi fel a kagylót, őt is röviden informáljuk a hívás céljáról. Üzenethagyás esetén mondjuk üzenetrögzítőre, kik vagyunk, honnan és milyen célból telefonálunk, kit és milyen ügyben keresünk. Amennyiben nagyobb telefonközpontból kapcsolják a hívott felet és 1-2 percnél tovább várakoztatnak, nyugodtan tegyük le a kagylót, majd később tárcsázzunk újra.





  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI?info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is!info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Ittasan dolgozó buszsofőr ellen mondták ki az ítéletet

Nem jogerősen egy év felfüggesztett szabadságvesztésre ítélt az Egri Járásbíróság egy ittasan dolgozó buszsofőrt Egerben - közölte a Heves... Teljes cikk

Autószerelő drogdíler ellen emeltek vádat, aki műhelyében árulta a kábítószert

A Bács-Kiskun Vármegyei Főügyészség jelentős mennyiségű kábítószerre elkövetett kábítószer-kereskedelem, új pszichoaktív anyaggal... Teljes cikk

Ajándékötletek nyugdíjba készülő kollégáknak

Ha egy olyan kollégánk vonul nyugdíjba, aki különösen kedves számunkra, természetes hogy szeretnénk őt meglepni valamivel. De mi lehet a megfelelő... Teljes cikk