Üzleti telefonálás: íme az etikett
Telefonon kommunikálni gyakran nagyobb kihívás, mint személyesen: nincs gesztus és testbeszéd, ugyanakkor helytelen kommunikációval és rossz fordulatokkal nemcsak magunkról, hanem a cégről is bizonyítványt állíthatunk ki. Összegyűjtöttünk néhány buktatót.
9 és 18 óra között telefonáljunk
Épp ezért az előre nem egyeztetett beszélgetésekre mindig munkaidőben (9-18 óra között) kerítsünk sort. A telefonálást tanácsos első körben a felkeresett cég vonalas telefonjának hívásával kezdeni - és csak ha a hívott fél azon nem elérhető, tárcsázni a céges mobiltelefont. Szintén fontos szempont: üzleti telefonhívásokat lehetőleg céges telefonon intézzünk. Ne használjunk céges telefont személyes célokra vagy privát telefont üzleti célból. Magántelefonokat egyébként is célszerű inkább a munkaidőn kívül intézni - ha erre semmiképpen nincs mód, igyekezzünk tapintatosan megoldani, hogy ne zavarjuk a kollégákat a munkában.
Beszéljünk érthetően, normális tempóban
Már az első néhány mondat jelentősen befolyásolhatja a cégünkről kialakuló képet. Ezért fontos, hogy mindig megfelelő beszédtempóban, hangsúlyozással, artikulációval és érthetően fogalmazzuk meg a mondanivalónkat. Ne kapkodjunk, ne motyogjunk, ne hadarjunk a telefonkagylóba. Kezdjük mindig a napszaknak megfelelő köszönéssel. Ezt követheti a bemutatkozás, névvel, pozíciómegnevezéssel, cégnévvel, valamint a hívás céljával, tárgyának ismertetésével.
"Nem zavarom?"
Előzőleg nem egyeztetett időpontban indított hívásoknál (de még a korábban megbeszélteknél is) feltétlenül meg kell kérdeznünk a hívott felet, hogy számára alkalmas-e most az időpont a beszélgetésre, vagy inkább valamilyen későbbi időpontban hívjuk vissza. Utóbbi mozzanat kulcsfontosságú lehet az üzleti hívásoknál. "Ezzel a gesztussal azt üzenem, hogy a hívott fél fontos a számomra, tiszteletben tartom a döntési szabadságát, az autonómiáját. Amennyiben mindezt figyelmen kívül hagyjuk, előfordulhat, hogy a beszélgetés már a kezdetekor kényszeredett lesz - így valószínűleg nem is éri el a célját"- hívja fel a figyelmet Torma Kálmán, a CEGOS trénere. A beígért visszahívásokra is mindig pontosan, időben kerítsünk sort.
A hívott félre koncentráljunk
Célszerű már a telefonhívás elején tisztázni azt is, hogy előreláthatólag mennyi ideig fog tartani az adott beszélgetés és aztán következetesen tartani is magunkat a beígért időkerethez. Ebben persze óhatatlanul is van egy csapdahelyzet - gyakori ugyanis, hogy a beszélgetéseket előszeretettel bő lére eresztők is csupán 1-2 percet mernek előzetesen "bevallani" a hívás legelején, tartva az esetleges elutasítástól. "Mindig összeszedett, rövid, egyszerű, céltudatos beszélgetésekre törekedjünk. Ne fecséreljük a hívott fél drága idejét öncélú csevegésre"- ad tanácsot a szakember. A kapcsolatápolásra nem a telefon a legalkalmasabb fórum. Lényeges, hogy a beszélgetés közben mindig a másik félre koncentráljunk. Ne olvasgassunk híreket a neten, ne falatozzunk, ne kattintgassunk az egérrel, mert tiszteletlenség. Ráadásul rossz benyomást kelt, ha a hívott fél észreveszi.
Mindig mutatkozzunk be
A szám,- és névkijelzős mobiltelefonok is újabb kommunikációs buktatót rejthetnek. "A hívó nevének kijelzése gyakran arra indítja a feleket, hogy ne is mutatkozzanak be rendesen egymásnak, legfeljebb "Én vagyok!" felkiáltással kezdjék el a beszélgetést. Ennek ellenére a hívónak és a hívott félnek is jobban esik, ha a kijelzőn felbukkanó név ellenére is nevükön szólítják egymást.
Letehetjük a kagylót, ha nagyon megvárakoztatnak
Előfordulhat persze az is, hogy legjobb igyekezetünk ellenére sem értük el a célszemélyt és helyette egy kollégájával léptünk kapcsolatba vagy legfeljebb az üzenetrögzítőre hagyhatunk üzenetet. Amennyiben kolléga veszi fel a kagylót, őt is röviden informáljuk a hívás céljáról. Üzenethagyás esetén mondjuk üzenetrögzítőre, kik vagyunk, honnan és milyen célból telefonálunk, kit és milyen ügyben keresünk. Amennyiben nagyobb telefonközpontból kapcsolják a hívott felet és 1-2 percnél tovább várakoztatnak, nyugodtan tegyük le a kagylót, majd később tárcsázzunk újra.
- 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. Részletek Jegyek
- 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI? Részletek Jegyek
- 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását. Részletek Jegyek
- 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is! Részletek Jegyek
Nem jogerősen egy év felfüggesztett szabadságvesztésre ítélt az Egri Járásbíróság egy ittasan dolgozó buszsofőrt Egerben - közölte a Heves... Teljes cikk
A Bács-Kiskun Vármegyei Főügyészség jelentős mennyiségű kábítószerre elkövetett kábítószer-kereskedelem, új pszichoaktív anyaggal... Teljes cikk
Ha egy olyan kollégánk vonul nyugdíjba, aki különösen kedves számunkra, természetes hogy szeretnénk őt meglepni valamivel. De mi lehet a megfelelő... Teljes cikk
- Csomagolástechnika - ezek a szempontok mindenképpen kellenek a kiváló végeredményhez 6 hónapja
- Strapabíró, ütésálló telefon mesterembereknek 7 hónapja
- Hatékony készletkezelési rendszer 11 hónapja
- A minőségi telefontok tökéletes védelmet nyújt 11 hónapja
- A vállalatirányítási rendszer már a magyar vállalkozások számára sem ismeretlen 13 hónapja
- A lenyűgözés művészete: hasznos tippek az állásinterjúk előtti felkészüléshez 1 éve
- Eltűnt a telefonod? Így találhatod meg! 1 éve
- Segítséget kapnak a kis hentesüzletek 1 éve
- Bolti dolgozó 2 éve
- Felújított okostelefonnal a zöld munkahelyért - megérkezett a Rejoy.hu 2 éve
- Munkavállalók telefon és céges számítógép használata 2 éve