8+1 tipp: hogyan (ne) tárgyaljunk telefonon

1. Egyértelműen fixáljuk a hívás időpontját

Rosszul sülhet el, ha bármelyik fél elfelejtkezik a megbeszélt időpontról, vagy félreérti és egy másik időpontra ütemezi a beszélgetést. Ha a megbeszélés, amelyen a jövőbeni telefonos tárgyalás időpontját egyeztetjük és a hívás között hosszabb idő (több mint egy hét) telik el, megállapodhatunk abban is, hogy előtte egy-két nappal e-mailben erősítjük meg az időpontot.

2. Alaposan készüljünk fel a tárgyalásra

A felkészületlenség itt is éppen annyira kontraproduktív, mint egy személyes tárgyalás esetében. Fontos, hogy pontosan tisztában legyünk a megbeszélés tárgyával, nézzünk utána a másik félről szóló, a tárggyal összefüggő háttérinformációknak. Így felkészült, kompetens üzleti partner benyomását keltjük, és sokkal nagyobb esélyünk van arra, hogy jó üzletet kössünk.

3. Tárgyalás közben csakis a másik félre figyeljünk

Amikor egy tárgyalás hanghíváson keresztül zajlik, egyesek hajlamosak mást is csinálni közben. Például megnézik a leveleiket, esetleg kávét főznek vagy megesznek egy szendvicset. Ez azonban elvonja a figyelmet a megbeszélésről, márpedig a metakommunikáció hiánya miatt fokozottan fontos az intenzív odafigyelés a másikra. Ráadásul egyes tevékenységek, például az evés vagy a kattintások hangja a vonal túlsó felén is hallhatóak lehetnek.

4. Használjunk fülhallgatót vagy headsetet

Egy jó minőségű telefonos fülhallgató rendkívül praktikus, ha rendszeresen tárgyalunk telefonon keresztül. Egy hosszabb beszélgetés közben fárasztó lehet folyamatosan a fülünkhöz tartani a készüléket. Apróságnak tűnik, de ez is egy olyan körülmény, amely elvonhatja a figyelmünket, így megnehezíti, hogy magára a tárgyalásra összpontosítsunk.

5. Beszéljünk érthetően

Közhelynek tűnik, de nem lehet eléggé hangsúlyozni a megfelelő artikuláció fontosságát. Ugyanilyen lényeges, hogy ne hadarjunk, ahogyan a túlságosan lassú tempójú beszéd is zavaró lehet.

6. A mosoly telefonon keresztül is működik

Fotók: Freepik

Telefonon keresztül nehezebb lehet fenntartani az udvarias hangnemet, főleg, ha még nehéz napja is van az embernek. De éppen a már említett metakommunikáció hiánya miatt ez mégis nagyon lényeges. Ugyanis a telefonban a hang és a hangsúly szerepe megnő, és sokkal több minden “átmegy” rajta keresztül, mint egy személyes tárgyaláson. Ezért nem megvetendő az a tipp, hogy telefonbeszélgetés közben is érdemes folyamatosan mosolyogni - ez ugyanis a hangszínünkre is hatással van.

7. Jegyzeteljünk

Egy tárgyalás hangfelvételét is rögzíthetjük, ha előreláthatólag sok olyan információ vagy adat elhangzik, amire később szükség lehet. Ehhez azonban mindig kérjük a másik fél engedélyét. A jegyzetelés azért lehet praktikus, mert a tárgyalás közben is visszakereshetjük a leírt információkat. Ez segíthet újabb kérdések vagy álláspontok megfogalmazásában, illetve a partnerünket is szembesíthetjük vele, ha esetleg ellentmondásba keveredett.

8. A beszélgetés befejezése

Az etikett szerint mindig a hívó fél fejezi be a telefonbeszélgetést. Természetesen a hívott fél is lezárhatja a megbeszélést. Ilyenkor azonban illik udvariasan megindokolni, miért kényszerül erre.

+1 Ha megszakad a vonal

Ha a beszélgetés megszakad, a hívónak illik újra megcsörgetnie a másik felet. Így elkerülhető, hogy egyszerre hívják egymást, és mindkét szám foglaltat jelezzen.