A hatékony meeting a vezető kezében van

Az értekezlet összehívása előtt célszerű alaposan átgondolni a meeting témáit, főbb irányvonalát, időpontját. Tanácsos mindezt e-mailben is továbbítani a résztvevőknek, hogy az időpontot, a szükséges anyagokat legalább fél-egy nappal a meeting előtt kézhez kapják, áttanulmányozhassák. Ennek kiváltképp akkor van jelentősége, ha a témák nem illeszkednek a napi munkavégzés rutinjába. A parttalan, végtelenségig elnyújtott találkozók elkerülése végett azt is érdemes tisztázni, honnan-hová szeretnénk eljutni. A legtöbb irodában alapfelszereltség a meetingek tartásához szükséges infrastruktúra (multimédia, folyamatábrák, flipchart, írásvetítő, prezentációs eszközök). Ha nem, akkor az értekezlet előtt gondoskodni kell a megfelelő eszközök beszerzéséről is.

Reggel frissebbek a munkatársak

Az időzítés sem mindegy. A reggeli órákban tartott értekezleten még frissebbek, pihentebbek a dolgozók, ám az irreálisan korai időpontok - például reggel 7 és fél 8 között - kerülendők. A tervezésnél a jelenlévők tűrőképességét is figyelembe kell venni. "Halaszthatatlan, kiemelt prioritású témák esetén sem tanácsos 90 percnél tovább értekezni, mivel a tapasztalatok szerint a munkavállalók ennyit bírnak egyvégtében figyelni. Ha ennél több szükséges, másfél óra után tartsunk negyedórás szünetet és csak utána folytatódjon a meeting!"- tanácsolja Torma Kálmán, a Cegos Kft. vezetői tanácsadója. Ám optimális esetben 1 órás értekezlet is bőven elegendő.

Az értekezletek szervezésénél előforduló hiba, ha nem csak az érintetteket hívjuk meg. "Ne vegyen részt olyan munkatárs, akinek nem kell jelen lennie. Jobb esetben unatkozni fog. Rosszabb esetben szakmailag megalapozatlan közbeszólásokkal hátráltathatja a megbeszélés menetét"- mutat rá a szakember.

Kordában tartani a bőbeszédűeket

A gördülékenység érdekében tanácsos előre megszabott időkerettel kordában tartani a mondanivalójukat túl bő lére eresztő munkatársakat. Ebben nagy segítséget jelenthet egy, a munkatársak közül felkért moderátor, aki jelzi a felszólalási idő leteltét. " Az időkeretnek főként a nagyobb, 10-12 embert érintő értekezleteken lehet jelentősége Törekedjünk rá, hogy a munkatársak maximum 5 percben fejtsék ki mondandójukat"- hívja fel a figyelmet a szakember. A jó moderátor emellett a halk szavú, kevésbé beszédes kollégák véleményét is igyekszik kikérni a témák kapcsán.

Készüljön jegyzőkönyv vagy emlékeztető

A "szó elszáll, az írás marad" elve alapján készüljön jegyzőkönyv is az értekezletekről! Ám mindezt ne a meeting levezénylője foglalja írásba. Különben követhetetlenné válnak az elhangzottak.

Más a helyzet, ha kevesen vannak

Más a helyzet a mindössze néhány (4-5) fő bevonásával tartott meetingekkel. Ezek rendszerint olyan kollégák részvétele mellett zajlanak, akik jól ismerik egymást. Lipcsei András, a Pendl & Piswanger Vezetői Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója szerint ilyenkor épp a szükségtelen formalitások erőltetésével hibázza a legnagyobbat a meeting vezetője. A túltechnologizált, két fő előtt is monumentális prezentációt tartó vezető könnyen komikussá válhat. Néhány fős értekezleteken inkább a kötetlenebb, interaktív kommunikáció ajánlatos. Ilyenkor a meeting levezénylője moderátorként bármikor lehetőséget biztosíthat a kollégák reakciói, hozzászólásai számára. Ám a kisebb létszámú értekezletek előtt, közben is célszerű vázlatot, feljegyzéseket készíteni, nehogy elveszítsük a fonalat. A vezetőnek a meetingen arra is ügyelni kell, hogy a különböző szakterülethez tartozó dolgozók is könnyedén megértsék egymást.

Fontos a tényszerű összegzés

Lezárni is tudni kell az értekezletet. A megbeszélés végén mindig a levezető vegye vissza a szót. Rövid visszatekintés formájában célszerű az elhangzottakat és azt is összegezni: honnan hová jutottak a meeting folyamán, milyen szükséges teendők elvégzésére világított rá az adott értekezlet és mindezt kinek, milyen határidővel kell majd elvégeznie. A meeting végén - ha akkor már tudható- érdemes kitérni a következő értekezlet pontos idejére is.

Tippek a hatékony értekezlethez:

A téma, a cél, a résztvevők, az időpont, az időtartam meghatározása

Meghívók és háttéranyagok előzetes kiküldése

A meeting megtartásához szükséges eszközök előkészítése, beszerzése

A meeting menetének meghatározása

Feljegyzések készítése

Az értekezlet kapcsán felmerülő feladatok kiadása, a felelősök megnevezése

A következő értekezlet időpontjának megadása


Takács Gabriella