Dobránszky Blanka: Összetett dolog, hogy mitől működik jól a back office

Mi az Ön feladata pontosan a Vespucci Partners-nél?

Amikor a back office kifejezés szóba kerül, sokan csak az irodai feladatok adminisztratív részére gondolnak, azonban mi, a Vespucci Partners-nél inkább a support-ot, tehát a támogató funkciót szeretnénk hangsúlyozni. Természetesen a területünkbe sok minden beletartozik, például a tőkealap-kezelőknek adatszolgáltatási kötelezettsége van különböző szervek, így a Magyar Nemzeti Bank és a Magyar Fejlesztési Bank felé is. Ezen jelentések előkészítésében is a back office osztály segíti a vállalat munkáját, de mi tartjuk velük a kapcsolatot is. A fő feladatainkat ezek teszik ki, ezek mellett pedig a döntési folyamatokból is szervesen kivesszük a részünket. A döntések előtt mi készítjük elő a szükséges dokumentumokat. Mi küldünk – bevonva az adott portfólió menedzsert – meghívót a megbeszélések résztvevőinek, tájékoztatjuk őket a napirendi pontokról, a befektetői vagy igazgatósági ülésekről készült jegyzőkönyveket tároljuk, rendszerezzük, illetve gondoskodunk arról is, hogy ezek mind papíralapon, mind elektronikusan is rendelkezésünkre álljanak. Az ülésanyagokat, amennyiben azokban olyan adat keletkezik, mi töltjük fel az MFB rendszerébe, és mi is tároljuk őket. Emellett a különböző befektetésekről különböző adatszolgáltatásokat is szükséges tennünk. Összetett dolog, hogy mitől működik jól a back office.

Hogyan jellemezné a munkáját a Vespucci Partners-nél?

Két és fél éve dolgozom a tőkealap-kezelőnél, és túlzás nélkül állíthatom, hogy rendkívül sokat tanultam a cégnél. Kezdve azzal, hogy hogyan épül fel egy szervezet, hogyan tudnak a munkatársak optimálisan együtt dolgozni, egészen addig, hogy hogyan tudjuk a leghatékonyabban tartani egymással a kapcsolatot.

Két évvel ezelőtt a home office bevezetése, napjainkban pedig az irodába való visszatérés állította kihívás elé a munkaadókat és munkavállalókat egyaránt. Hogyan alakultak a munkafolyamatok a pandémia előtt, alatt és után? Milyen politika jellemezte a Vespucci Partners-t ezzel kapcsolatban?

Számunkra, back office területen dolgozókra ez kevésbé jelentett kihívást, mert a világjárvány előtt sem csak és kizárólag az irodában dolgoztunk, hanem home office-ban is, és ez folytatódott a koronavírus-járvány alatt, illetve azt követően is. Annyi a különbség, hogy pandémia előtt gyakrabban mentünk be az irodába, hogy papíralapon is rendelkezésre álljanak a dokumentumok, amelyek elhelyezése azóta az irodavezető feladatkörébe tartozik.

Hogyan írható le a Vespucci Partners fizikai irodája és a digitális munkahelye?

A munkatársaink nagyobb része az irodában dolgozik. Igyekeztünk számukra a lehető legjobb és minden szempontból optimális munkakörülményeket megteremteni. A back office területen ketten dolgozunk, a napunkat megbeszéléssel kezdjük, ahol felvázoljuk, hogy az adott napon vagy héten, milyen feladataink lesznek, majd priorizálunk. Szervezeten belül a Slack nevű applikációt használjuk, amelyet azért is szeretünk, mert érezhetően a felhasználók igényeinek figyelembevételével tervezték. A napi beszélgetések nagy része egy adott csapathoz vagy projekthez kapcsolódó csatornákon történik. A felhasználók maguk döntik el, hogy ezek közül melyik csatornán szeretnének szerepelni, ami azt jelenti, hogy elkerülhetik, hogy elárasszák őket azok az üzenetek, amelyek nem az ő projektjeikkel kapcsolatosak. A program emellett megkönnyíti számunkra válaszok keresését is. Könnyedén szűrhetünk a csatorna, a felhasználó, a dátum vagy egyebek szerint. Ráadásul gyorsan megoszthatunk fájlokat. Azt gondolom, minden megteszünk, hogy a kommunikáció hatékonyságát és egyszerűségét biztosítsuk a munkatársaink számára.

Egy ideje használjuk a ClickUp nevű alkalmazást is, amellyel célunk a munkatársaink produktivitásának növelése azáltal, hogy erre a platformra mindenki feltöltheti a feladatait, azokhoz felelősöket rendelhet, határidőket szabhat, dokumentumokat csatolhat, majd státuszolhat, hogy hogy áll az adott feladat. Ezzel nyomon követhetőek a projektek, továbbá értékes időt takaríthatunk meg.

Hogyan biztosítják a tevékenység során keletkező dokumentumok átláthatóságát és rendelkezésre állását?

Van egy szigorú beállításokkal bíró közös mappa megosztónk, aminek értelmében minden munkavállalónk ahhoz férhet hozzá, ami rá tartozik. A mappákat úgy alakítjuk ki, hogy teljesen rendszerezettek és követhetőek legyenek, ezért például a dokumentumok elnevezésében minden esetben szerepeltetjük a dátumot. Ha valakinek kérdése merülne fel, és esetleg nem tudja az elérési útvonalat, csak elküldjük neki, és máris megkezdheti a munkát. Fontos megjegyeznem, hogy mind online, mind papíralapon elérhetőek ugyanazok a dokumentumok.

Miben befolyásolja a back office területet a szervezet magyar-amerikai hibrid modellje?

Vannak kollégáink, akik Amerikában élnek, de vannak más partnereink is például a Szilícium-

völgyben, akiknek az a feladatuk, hogy segítséget nyújtsanak az Amerikába érkező magyar startupoknak a legkülönbözőbb kérdésekben. Budapesti székhellyel, de amerikai szemléletmóddal rendelkezünk, aminek értelmében a fejlesztések Magyarországon valósulnak meg, ugyanakkor a régió korlátozott lehetőségei miatt is, az adott terméket vagy szolgáltatást az Egyesült Államokban értékesítjük, elég csak a díjnyertes Haris Digitalra vagy az IMM Datára gondolni. A tengerentúlon a piac sokkal versenyképesebb, nagyobb vásárlóerővel bír.

Azt kell mondanom, hogy a hibrid modellünk a mi területünkre kevéssé hat, de annyit azért érzékelünk belőle, hogy több angol nyelvű dokumentum keletkezik.

Mi a siker titka, hogyan kell egy back office-t jól működtetni?

Talán a legfontosabb a szabályozottság, az, hogy mindenki tájékoztatva legyen arról, amiről tudnia kell. Fontos a rendszerezettség, valamint a rendszeres egyeztetések, hogy minden időben rendelkezésre álljon. Fontos a visszacsatolás is, hogy a munkatársak megfogalmazzák, hogyan és mitől tudna még hatékonyabban működni a folyamat.

Azt gondolom, és ez természetesen igaz másra is, a munkánkat jó, ha szenvedéllyel végezzük, szeretjük, amit csinálunk. Engem is minden nap motivál, hogy minél tökéletesebben végezzem el a feladataim, és ezáltal azt érezzem, hogy elégedettek a munkámmal, amellyel egyúttal remélem, nap mint nap megkönnyítem a munkatársaim életét is.