Felvétel indul! - Új típusú elvárások a toborzás-kiválasztásban

Változó toborzási kultúra új feladatokkal

Ha röviden áttekintjük a munkaerő-felvétel külső- és belső környezetét, azt látjuk, hogy annak területei jelentős átalakuláson mentek keresztül. A toborzási kultúra mind a vállalati, mind a pályázói oldalon megváltozott, amit főként az internet térhódítása idézett elő. A hagyományos toborzási csatornákat részben felváltotta, részben kiegészítette a világháló. Vállalati oldalról tekintve e változásokat: egyrészt szélesedik a toborzási csatornák köre, így nagyobb a merítési lehetőség. Magyarországon jelenleg már közel félszáz állásportál kínál hirdetési lehetőséget, on-line adatbázisokban százezres nagyságrendű munkavállalói önéletrajz érhető el. Ezzel párhuzamosan bővült a toborzási szolgáltatók kínálata, így erősödött a verseny. Ennek köszönhetően folyamatosan korszerűsödnek a termékek, szolgáltatások, és még az árak mérséklődése is megfigyelhető. Az ilyen megoldások használata tehát rendkívül gyors és viszonylag olcsó.

A vállalat ezzel párhuzamosan saját weboldalán is építhet karrier site-ot, melyen keresztül önálló pályázói adatbázist képes létrehozni. Végül, de nem utolsó sorban új és hatékony lehetőség nyílik a pályázókkal történő kapcsolattartásra, a kommunikáció során pedig erősíthető a cég imázs.

Az álláskereső oldaláról nézve földrajzi helytől függetlenül számos álláslehetőség nyílik meg éppen azon oknál fogva, hogy a pályázás folyamata gyors, hatékony, és számára is olcsó. Néhány gombnyomással ugyanis számos céghez lehet kockázatmentesen jelentkezni.

Mindezt figyelembe véve megváltozott a toborzási feladat feltételrendszere, új típusú problémákra kell megtalálni a hatékony megoldást.

S hogy konkrétan melyek ezek? Mivel sok az álláskereső weboldal és szolgáltató, nehezebb a toborzási portfolió összeállítása. A leegyszerűsödött pályázási procedúra miatt a toborzási ciklus lerövidül. Az éppen előbb említett pályázói attitűd révén - egy jelentkezés néhány mozdulattal elküldhető - a pályázók olyan pozíciókra is jelentkeznek, amelyek esetében a kiírt feltételeknek nem felelnek meg. Így egy-egy internetes álláshirdetésre tömegesen érkezhetnek pályázatok, melyek feldolgozása jelentős többletterhet ró a vállalatokra. A pályázatokból tehát ki kell szűrni a megfelelőket, és visszajelzést kell küldeni minden pályázónak - ezek a feladatok szoftveres támogatás nélkül jelentős szakértői kapacitást fognak lekötni. Az eltérő struktúrájú adatok feldolgozása ugyancsak erőforrás igényes - az összehasonlíthatóság miatt kiemelten fontossá vált a "közös nevező" létrehozása.

Mindezek a tényezők egy toborzási rendszerrel szemben új típusú elvárásokat támasztanak. Kezelni kell az internetes hirdetéseket, a jelentkezési lapot, ezzel párhuzamosan pedig a toborzási költségek aktuális értékét. A HR-t segítő informatikával szemben alapvető elvárás a tömeges pályázatkezelés, és az egyszerű, de testre szabott visszajelzés. A pályázati anyagok tárolására révén a rendszernek ugyancsak biztosítania kell a különböző paraméterek alapján történő keresést, és a pályáztatási folyamat hatékonyságának mérését. Az egyes toborzási források hatékonyságának mérése pedig lehetővé teszi, hogy a HR értékelni tudja, milyen forrásból, milyen minőségű és mennyiségű pályázatokat, milyen költségszinten tud elérni (ár/érték arány).

Új trendek a kiválasztásban

A toborzási piac változásai értelemszerűen kihatnak a kiválasztási folyamatra is. A toborzási feladat és a kiválasztási folyamat első, előszűrési fázisa egyre gyakrabban kiszervezés keretében valósul meg. Ugyancsak tendencia a kiválasztás eszköztárának bővülése, és ezzel kapcsolatban az online értékelési módszerek térhódítása. A HR e területen bekövetkező újdonságai kapcsán kiemelt szerepet kap a kompetencia alapú történő kiválasztás. Intenzívebbé válik a megrendelőkkel történő - a HR szolgáltatók szerepének erősödésével járó - kommunikáció is.

A toborzáshoz hasonlóan ezen a területen is új típusú elvárások fogalmazhatók meg a kiválasztási folyamattal kapcsolatban. Az informatikai megoldásnak így támogatnia kell az esemény-szervezést, a HR-szolgáltatói teljesítmény mérését, az értékelési módszereket, a kiválasztási tudásbázis építését, és a teljes projekt hatékony kommunikációját. Nem szabad megfeledkeznünk arról sem, hogy minden vállalat más és más. Így ugyancsak az alapvető elvárások közé sorolható, hogy a vállalat a kiválasztási elveinek megfelelően testre szabhassa azokat az értékelési lehetőségeket, melyek alapján a pályázókat elbírálja. Ezeket az elvekeket rugalmasan be kell építeni a szoftverbe. Az értékelést a szoftver automatikusan elvégzi, ami jelentős könnyebbség a kiválasztás egyes szűrési fázisaiban. A pályázók jellemzőit össze tudjuk hasonlítani a munkaköri követelményekkel, valamint a többi pályázó jellemzőivel, és ezek alapján rangsor is készíthető.

Ejtsünk pár szót a közös kiválasztási tudásbázisról is. Ennek lényege, hogy megvalósítható a pályázók adatainak egységes kezelése, az így létrejövő tudásbázis pedig megosztható. Ez utóbbi nagyon fontos, hiszen különböző típusú, eltérő struktúrájú adatokat kell feldolgozni, illetve az interjún szerzett információk egységes rögzítése lehetővé teszi a későbbi visszakeresést. Ha több HR munkatárs foglalkozik a kiválasztási tevékenységgel, akkor megnő a tudásbázis jelentősége, hiszen így az információ megosztása nem kerülhető ki.

Mikor kell az informatika?

Az, hogy az adott cégnek szüksége van-e a munkaerő-felvételi tevékenységet támogató humáninformatikai megoldásra, több szempont alapján mérlegelendő. A vállalat mérete, helyzete, létszáma, a fluktuáció, a munkaerő-felvételi büdzsé, az informatikai stratégia, illetve a kommunikációs elvárások alapján eldönthető a kérdés.

Amennyiben egy vállalat úgy dönt, hogy toborzás-kiválasztási szoftvert alkalmaz, meg kell határoznia a szoftverrel szembeni elvárásait. A munkaerő-felvételi folyamat vállalatonként, és a vállalaton belül az egyes pozíciók esetében is eltérő lehet. Ezért a toborzás-kiválasztási szoftvernek a munkaerő-felvételi folyamat támogatásához rugalmas keretrendszert kell biztosítania. Fontos, hogy az alkalmazott megoldás gyakorlat-orientált legyen, amely a teljes munkaerő-felvételi folyamatot segíti. Egyrészt a szervezési- és adminisztrációs folyamatokhoz kell informatikai támogatást biztosítania, másrészt a magas színvonalú HR szakértői tartalom iránti igény is megjelent.

Az elvárások humáninformatikai leképezéshez eltérő szakértői tartalom szinteket lehet kialakítani. Így pl. abban az esetben, ha egy vállalat kompetencia-alapú kiválasztást, értékelést végez, a szoftvernek alkalmasnak kell lennie a kompetencia menedzsment kapcsolódó területeinek kezelésére (kompetencia katalógus, kompetenciák viselkedési megnyilvánulásai, munkaköri kompetencia elvárások, kompetencia mérési módszerek, pályázói kompetenciák kezelése).

A szoftverbevezetés kapcsán beszéljünk az elvárható eredményekről is. E tekintetében, és függetlenül attól, hogy milyen típusú informatikai megoldást választ az adott vállalat, egy hatékony toborzás-kiválasztási szoftver alkalmazásától a következő előnyök várhatók el. Automatizálhatók lesznek a visszatérő rutinfeladatok, a pályázatkezelés maga csoportosan hajtható végre. Ebből fakadóan jelentősen csökkennek a HR szakemberek adminisztrációs terhei, így a szakértői munkára helyezhető a hangsúly. A folyamatorientált munkastílus, a tervezhető erőforrás igény, a költséghatékonyság, a toborzási csatornák hatékonyabb menedzselése, a forrás-hatékonyság mérése, mind a jogosan elvárható eredmények közé sorolható. A vállalaton belül ugyanakkor lerövidül a toborzás-kiválasztási ciklus, így rövidebb idő alatt megtalálható és munkába állítható az új munkatárs. Ezzel párhuzamosan közös kiválasztási tudásbázis építhető. Mindezek következtében a HR terület teljesítménymérése révén erősödik az üzleti szemlélet. Javul a pályázókkal folytatott kommunikáció színvonala is, ez pedig javítja a vállalat munkaerőpiaci megítélését, a cég társadalmi presztízsét. Fontos végül kiemelni, hogy a HR kommunikációja és kapcsolata a szakterületekkel és a vezetéssel egyaránt hatékonyabb, így erősödik a HR szolgáltató szerepe, javul a HR terület vállalaton belüli megítélése.

Zöllei Katalin
HR igazgató
NEXON


További információ:
http://www.nexonber.hu/hu/tovabbi_termekek/hr/toborzas/