HR retorika - Egy professzionálisan felépített stratégiai értekezlet

A stratégiai értekezleteknek kulcsfontosságú szerepük van a dolgozói motiváció során szintúgy, mint a vállalat maximális hatékonyságának elérése érdekében. Éppen ezért gondos odafigyelést igényel az előkészületektől egészen a lebonyolításig.

A stratégiai értekezleten az alábbi 7 alapszabályra mindenképpen ügyelnünk kell az építő jellegű atmoszféra kialakítása és egy célirányos, hatékony tájékoztató prezentáció céljából:

1.A bevezető mondatainkban mindig valamilyen pozitív dolgot említsünk meg, amivel felkelthetjük a figyelmet és kellemes, oldottabb légkört teremthetünk a jelenlévők között.

2.A célkitűzések ismertetése során ügyeljünk arra, hogy kicsit hosszabb levegővétellel, vagy direkt rákérdezéssel hangot adhassanak elképzeléseiknek, hozzászólásaiknak a beosztottak is. Hallgassuk meg tanácsaikat, meglátásukat!

3.A beosztottak személyiségét mindig tiszteletben kell tartanunk. Senkiről ne említsünk megalázó, személyeskedő dolgokat! Ha ilyen problémáink lennének, azt mindig személyesen, négyszemközt beszéljük meg az érintettel!

4.A stratégiai értekezlet alapvetően a vállalati célok ismertetésére szolgál, így semmilyen módon ne térjünk el erről a témáról. A téma 'vezérfonalától' túlzottan eltérő kérdéseket, témákat ne engedjük szabadjára. Egy-két rövidebb mondattal adjunk kielégítő választ, ám ne hagyjuk elterelni magunkat beszédünk főbb fókuszpontjairól!

5.Ha kiemeljük egy-egy személy különösen rossz teljesítményét ám annak személyét tiszteletben tartva nem nevezzük meg, hogy kiről van szó, ebben az esetben is adjunk hozzászólási lehetőséget ha magát felismerve az adott személy védekezni kíván. Hallgassuk meg az indokait és minden személyeskedést a háttérbe szorítva, az adatokra hivatkozva közöljük a tényeket!

6.Elsősorban a negatívumokra, a különösen nagy lemaradásokra koncentráljuk és azokat szemléltessük prezentációnk során! Használjuk a konstruktív kritika eszközét!

7.Ne ígértessünk és ígérjünk olyat, ami teljesíthetetlen cél, legyen szó akár egy beosztottról, vagy akár egész részlegről.

A stratégiai értekezlet fókuszpontja, hogy a cég beosztottai a megbeszélés végeztével tudják:
-merre haladnak,
-miért dolgoznak,
-melyek a rövid-, és hosszútávú célok és
-ezért mit remélhetnek a munkáltatótól.

A professzionális értekezlet során fel kell tudnunk mutatni az alábbi kritériumokat:

1.Alapvető kritériumok
Melyek az eddig elért teljesítmények személyekre bontva?
Melyek az eddigi csoportos mutatószámok?
Melyek az eddig elvárt teljesítmények személyes és csoportos szinten?
Milyen elvárt és teljesített minőségben végezték a munkát?

2.Legfontosabb feladatok
Min kell változtatni a hatékonysághoz személyes és csoportos szinten?
Min kell változtatni az eddigiekhez képest a cél eléréséhez szükséges feltételek megalapozása érdekében?

3.Cél eléréséhez szükséges feltételek
Melyek az előfeltételei az adott célnak?
Milyen munkaminőséget követel meg a cél elérése?
Mely elérendő -pénzbeli- erőforrások szükségesek az eléréshez?
Folyamatban lévő projekt esetén az elvárt szintek mely fokán áll a személy/csoport?

4.Cél, célok
Mi az elérendő cél?
Miért kell ezt elérnünk?
Miért jó ez a cégnek, az egyes dolgozóknak, a csapatnak?

Leghatékonyabbak akkor lehetünk, ha ezeket a személyes, illetve csoportos teljesítmény-értékelésekkel összekötött értekezleteket kéthetente szervezzük. Mindig tartsuk szem előtt, hogy jobb ha a kelleténél gyakrabban tartunk gondosan felépített stratégiai értekezleteket, mint ha ritkábban hívnánk össze a beosztottakat és későn jönnénk rá, hogy a hatékonyság csökkentését az elmaradt tájékoztató értekezletek miatt valójában mi, HR-esek okoztuk.