Költségkímélő stratégiák a relokáció során

A relokációs folyamat során több lehetőség is van a költségek megfogására, ráadásul úgy, hogy továbbra is magas szintű szolgáltatást kapjon a vállalat.

Első és legfontosabb lépésként elengedhetetlen egy vállalati relokációs szabályzat is, az ún "relocation policy" vagyis egy olyan szabályzat, amely az áttelepüléseket regulázza cégen belül. Amennyiben ez a szabálygyűjtemény jól van megírva, úgy kettős feladatot tud ellátni: egyrészt figyelembe veszi és támogatja a külföldi munkatársak igényeit, másrészt viszont szigorú kereteket is szab, amivel a költségek nagy részét redukálni lehet.

A legtöbb pénzkiadás az egyes kirendeltek extra kéréseiből származik, ezért célszerű még az elején tisztázni a kiküldött munkavállalóval, hogy pl. ne keressen olyan lakásokat, amelyek bérleti díja nem fér bele a lakhatási támogatás összegébe, vagy hogy normál körülmények között mennyi ideje, lehetősége van a lakások között válogatni. Az ilyen szigorításokkal pénzt lehet megspórolni anélkül, hogy az áttelepülési szolgáltatás színvonalából engednénk.

Áttelepülés időtartama

Ma már nemcsak a hosszú távú kiküldetések vannak divatban, hanem egyre több az alternatív kirendelési forma: ingázók, rövid távú kiküldetések stb. Ezek az alternatívák lehetővé teszik a vállalatnak a relokácós kiadások hatékonyabb felhasználását, hiszen egy rövid távú kirendeléshez vagy egy ingázó státuszhoz tartozó költségkeret lényegesen alacsonyabb mint egy hosszú távú áttelepülés büdzséje.

Lakhatási költségek

A lakással kapcsolatos költségek racionalizálásának alapja egy jól megírt bérleti szerződés. A legtöbb cégnek van saját szerződése, de sokszor nem tartalmazzák azokat a "biztosítékokat", amelyekkel megelőzhető lenne néhány felesleges pénzkiadás. Ilyen például a bérleti díj felülbírálásának lehetősége bizonyos idő eltelte után, vagy a kaució visszautalással kapcsolatos határidők, de sok felesleges kiadás van olyan esetben is, amikor a lakó kárt okoz az ingatlanban, de a bérleti szerződés szerint a bérlő, azaz a cég viseli annak költségeit.

Kidobott pénz lehet néha a szállodai költség is. Amikor az újonnan érkező munkatárs hónapokig igénybe veszi a hotelt és közben nincs semmi jele annak, hogy a megfelelő lakás kiválasztásán fáradozna, akkor érdemes elgondolkozni. Egyik régi ügyfelem érdekes "kísérletet" hajtott végre az újonnan érkező kollegáival. Akik már legalább egy hónapja az öt csillagos apartman hotelben tanyáztak és még a huszadik lakás megnézése után sem tudtak dönteni egy lakás mellett, azokat áthelyezte egy 2 csillagos apartmanházba. A színvonalkülönbség fájdalmas volt, ráadásul a cég megközelítése is nehezebb volt a másik helyről, és láss csodát: az összes ember egy hét alatt megtalálta álmai otthonát!

Ez ugyan egy drasztikus megoldás volt, de nagyon hatékony. Sokan beleesnek ugyanis abba, hogy nem megfelelő elvárásokkal érkeznek Budapestre (pl.: kis kertesházat szeretne, tó parton a belvárosban) vagy nem tudják eldönteni, hogy milyen szempont szerint válasszanak (pl.: a gyerek budai iskolája, vagy a pesti munkahely legyen közelebb). És amíg ők ezen gondolkoznak, addig a havi lakhatási támogatásuknak a többszörösét fizeti ki nekik a cég, akár hónapokon át.

Takarékos költözködés

Jelentős pénzt lehet megspórolni a költöztetéseken is. Sok vállalat azt az elvet követi, hogy 3 ún. "előnyben részesített" költöztető cég közül választhat a munkavállaló és egy meghatározott költség keretén belül ezek közül bármelyikkel költözködhet. Ezzel eleve kizárják annak a lehetőségét, hogy egy jobb ár-érték arányú szolgáltatást vegyenek igénybe. Sokkal előnyösebb mind a szolgáltatást, mind annak a költségeit tekintve egy relokációs specialistát megbízni, aki az adott távolságra ki tudja választani a legjobb és legolcsóbb költöztető céget. Így nem az előre meghatározott büdzsé lesz az irányadó, hanem a legjobb ár-érték arány elve alapján történik a kiválasztás, amitől kialakul egy egészséges verseny a beszállítók között, a megbízó vállalat pedig tekintélyes összegeket spórolhat.

Demográfia

Talán elsőre furcsán hangzik, de az áttelepülők demográfiája is hatással lehet a kiadásokra:- a junior kiküldöttek sokszor kevesebbe kerülnek a cégnek mint a seniorok. Sok junior munkavállaló ugyanis könnyebben elfogadja a "helyi" státuszt, azaz a helyieknek járó juttatási csomagot, míg a senior munkarő képviselői jobban ragaszkodnak az "expat" stárusszal járó kiváltságokhoz. Ugyanakkor természetesen ez a szempont nem lehet abszolút döntő a költségek racionalizálása során, hiszen egy senior tapasztalattal rendelkező ember kevesebb rizikófaktort jelent a cégnek egy-egy adott projekt során, így az extra költségek még mindig kifizetődők lehetnek.

Profi szakember gárda és beilleszkedést segítő programok

Egy elhibázott kirendelés a munkavállaló éves fizetésének az ötszörösébe is kerülhet egy cégnek. Egy profi relokációs cég nemcsak ezt a pénzt tudja megspórolni a cégnek, de időt és energiát takarít meg azzal, hogy figyeli az aktuális jogszabályokat, a határidőket, figyelmezteti a teendőkre a vállalatot és megteszi helyette a szükséges lépéseket.

Egy jól megszervezett városbemutatás például segíthet abban, hogy a külföldi munkavállaló eldönthesse, be tudna-e illeszkedni családjával az új helyre, vagy sem. Amennyiben a túra végén a munkavállaló úgy dönt, elfogadja a kiküldetést, úgy a következő látogatásakor már "ismerősként" jön a városba, reális elképzelésekkel, ami a lakáskeresését is felgyorsítja. Ezzel máris költséget csökkentettünk.

Amennyiben a túra végén arról van meggyőzve az ügyfél, hogy ez a hely nem neki való, akkor is megérte a fáradozást, mert megspóroltuk azt a többletkiadást, amit egy folyamatában félbeszakított áttelepülés jelent (hazaköltözési költségek, aktuális munka leállása, engedélyek, szerződések visszavonása, új ember keresése a pozícióra stb).

Szintén a kirendelés megszakításának elkerülése érdekében érdemes egy kulturális tréningbe fektetnie a cégnek, hiszen a kolléga és a családja beilleszkedése és kényelme alapfeltétele a megfelelő munkahelyi teljesítménynek.

A nyelvtanfolyam, vagy a házastársak támogatása szintén nem költséges befektetések ahhoz képest, hogy milyen óriási előnyökkel járnak a beilleszkedés során.

Végül, de nem utolsósorban nagyon fontos, hogy egy megbízható, hiteles cég intézze a bevándorlással kapcsolatos engedélyek beszerzését is. Egy magas színvonalú relokációs szolgáltató egyben garancia is arra, hogy a cégnek nem kell munkaügyi bírságokat és egyéb büntetéseket kifizetnie, vagy egy ne adj isten illegálisan itt tartózkodó munkavállaló kitoloncolásával járó anyagi és erkölcsi kockázatokat vállalnia.

A relokáció során ugyan nem lehet minden egyes költséget megvágni, ugyanakkor egy kiegyensúlyozott, praktikus megoldásokra épülő, színvonalas szolgáltatás csökkentheti a felesleges kiadásokat és új ötleteket adhat a takarékoskodáshoz, úgy, hogy közben a szolgáltatás is értékes marad.

Cziczárdi Györgyi
Expat-Center Kft.