Miért buknak el a HR-szoftverek bevezetései?

A HR-csapatok gyakran emberfeletti küzdelmet folytatnak egy új vállalatirányítási rendszer (HCM) bevezetésekor: miközben a napi operatív feladatokat látják el, párhuzamosan kellene felépíteniük az új folyamatokat és elsajátítaniuk egy olyan szoftvert, amelyet a következő évtizedben használnak majd. Ezzel egy időben a belső kommunikációtól olyasmit várnak el, amiben nincs rutinjuk: egy komplex technológiai átállást kellene érthetővé tenniük a munkavállalók számára, akik sokszor nem értik, miért van szükség a változásra.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy a rendszerintegrátorok által biztosított kommunikációs tervek bár léteznek, gyakran csak sablonokra és technikai nyelvezetre épülnek. Megmondják, mi változik, de nem magyarázzák el, miért fontos ez az egyén szintjén. A kutatások szerint a szervezetek 68%-a nem éri el a várt használati arányt, mert a szoftver funkcióira koncentrálnak a felhasználói igények és a szemléletformálás helyett.

A HR-szakemberek leterheltsége is aggasztó: mindössze 9%-uk tudja maradéktalanul elvégezni napi feladatait, 42%-uk pedig rendszeresen túlórázni kényszerül a tempó tartása érdekében. Ilyen körülmények között a stratégiai kommunikáció gyakran háttérbe szorul. Ahhoz, hogy felmérje a kockázatokat, érdemes megválaszolni az alábbi három kérdést:

Három kérdés a kockázatok felméréséhez

• Rendelkezik-e a cég a technikai tervtől független változásmenedzsment-stratégiával? Nem csupán egy kötelező értesítési naptárra van szükség, hanem egy olyan tervre, amely pontosan meghatározza a célközönséget és a számukra releváns üzeneteket.
• Egységes-e a vezetés narratívája a változásról? Ha öt különböző vezetőt kérdezünk meg a bevezetés üzleti okairól, és ötféle választ kapunk, akkor a munkavállalók sem fogják érteni a célokat.
• Van-e dedikált felelőse a kommunikációnak? Ha ez csak egy újabb feladat a túlterhelt HR-esek vállán, vagy kizárólag a rendszerintegrátor sablonos prezentációira hagyatkoznak, a projekt komoly veszélyben van.

A rendszerintegrátorokat a technikai megvalósításra – architektúrára, tesztelésre és konfigurációra – optimalizálták. Bár kínálhatnak kommunikációs támogatást, ők nem ismerik mélységében a belső szervezeti kultúrát és az üzleti prioritásokat. A valódi változást csak egy olyan szakember tudja átvinni, aki érti a munkavállalók valós igényeit és félelmeit.

A cselekvésre most van szükség, nem a szoftver élesítése után, amikor már csak tüzet oltanának az elégedetlen kollégák körében. Minél tovább vár a vezetés, annál zavarosabbá válik a narratíva és annál inkább kimerül a HR-csapat, ami végül a technológiai beruházás kudarcához vezethet.

Forrás: Human Resource Executive