Rejtett érzelmek a tárgyalásokon

1. Kutatási eredmények

Az 1970-es, '80-as és '90-es években végzett kutatások fókusza az volt, hogy a lehető legjobb eredményt érjék el a megbeszélések során az ülésrend kialakításával úgy, hogy közben szem előtt tartják a tárgyalás célját, témáját, a résztvevők kommunikációjának módját, valamint attitűdjét. A kutatások kezdeti szakaszában állami intézmények tanulóinak viselkedését elemezték, majd ezen kutatások eredményéből kiindulva górcső alá vették a felnőttek viselkedési normáit is például éttermekben vagy bárokban. A kutatásokkal kapcsolatban fontos tényező, hogy az átlagos színvonalú vendéglátó-ipari helyeken és középosztálybeli alanyokkal végezték, nem pedig első osztályú vagy luxus körülmények között, ami alapvetően befolyásolta volna a viselkedést és torzíthatta volna a kutatás kimenetelét. A megfigyelések eredményeit üzleti tárgyalások során és megbeszéléseken tesztelték újra.

2. Az asztal formája

Az ergonómiával és építészettel foglalkozó írások szerint a szögletes asztal a precizitást és pontosságot segíti elő, míg a kerek és ívelt asztalok a kreativitásra hatnak serkentőleg. A tárgyalási szituációkra mindez átültetve: a szögletes asztalt a rövid, célirányos megbeszéléseknél vagy a dorgáló és megfedő kommunikációnál érdemes használni.

A kerek asztal ezzel ellentétben egy kevésbé cél- és munkaorientált megbeszélés hangulatát kelti. Az ívelt asztal által keltett relaxáló, lazító és nyugtató érzés tovább fokozható, ha mind az asztal, mind a székek mérete alacsonyabb a szokottnál. A "kerek-asztal megbeszélések" során általában nincsen domináns fél, minden résztvevő szava egyformán számít, demokratikus tárgyalás valósulhat meg.

3. Pozíciók és attitűdök

3.1. Két tárgyaló partner megbeszélése során az ülésrend három alappozícióra csoportosítható:

"sarok pozíció"

"kooperatív pozíció"

"kompetitív-defenzív pozíció"

sarok-pozíció

kooperatív pozíció





kompetitív-defenzív pozíció


A "sarok pozíció" esetén a tárgyaló partnerek az asztal egyik sarkának különböző oldalainál foglalnak helyet. Baráti és nem túl hivatalos, ad hoc jellegű gondolatcserékre a legalkalmasabb ez a pozíció. Elősegíti a két fél közötti szemkontaktust és a non-verbális kommunikáció egyéb megnyilvánulási formáit. Az asztal sarka egyúttal határvonalként is szolgál, oltalmazza egy esetleges szócsata esetén a gyengébb felet. Az asztal ugyan elválasztja a partnereket egymástól, de egyenlő territóriumok, ezáltal kiegyensúlyozott erőviszonyok jönnek létre.

A pozíció sikeresen használható:
- prezentációk bemutatása során,
- amikor azt feltételezzük, hogy a beszélgetőpartnerek közül az egyik fél hallgató fél lesz,
- amikor megegyezés és kellemes légkör kialakítása egyaránt cél.

A "kooperatív pozíció" során a két megbeszélést folytató személy egymás mellett, az asztal egyik felén foglal helyet, kissé ferde helyzetben, hogy a megfelelő szemkontaktus kialakulhasson. Ez az ülésforma két azonosan gondolkodó, vagy ugyanazon munkán, projekten dolgozó kolléga megbeszélésekor hasznos. Kutatások alapján az emberek 50 százaléka választja ezt a pozíciót ösztönösen vagy tudatosan, ha közös munkára, vagy másokkal való együttműködésre kérik.

A "kompetitív-defenzív pozíció"-t választja az üzletemberek 56 százaléka a megbeszélések és tárgyalások során. A felek egymással szemben történő elhelyezkedése egyrészt a szembenállást és az érdekütközést tükrözik, másrészt teret enged a teljes szemkontaktus kialakításának. A pozíció az erőviszonyok fitogtatását sugallja, illetve a felek egymás iránti tiszteletét és a megbeszélés hivatalos jellegét erősíti.

3.2. Több partner megbeszélése során az ülésrend két alappozíciója:

"szögletes asztal" esetén

"kerek asztal" esetén

A kör világszerte az egység és egyenlőség szimbóluma, és ennek az elemnek a jótékony és kiegyensúlyozó hatása érezhető az üzleti megbeszélések során is. Amennyiben a tárgyaló felek ilyen alakú asztalnál tartják egyeztetéseiket, közöttük egyensúly alakul ki. Azonban, ha az egyik szereplő például magasabb beosztású vagy éppen egy befolyásosabb cégnek a képviselője, a körből fakadó dinamika megváltozik, az erősebb pozícióban lévő fél irányába torzul.

Aki ennek a személynek a jobb oldalán helyezkedik el, az a második legjobb pozícióban lévő tárgyaló fél, aki pedig a legerősebb tárgyalópartnerrel szemben ül, az képviseli az ellenpólust, vagy a legkevésbé érdekelt felet.

A szögletes asztaloknál, ahol négy főnél több vesz részt a megbeszéléseken, megfigyelhető, hogy a vezető beosztású fél legtöbbször az egyik asztalfőnél helyezkedik el. Ha a menedzser háttal az ajtónak kell, hogy üljön, úgy pozíciója és ereje csökken a bizonytalanságérzet miatt, így a vele szemben lévő fél lesz a legbefolyásosabb és legjobb helyzetben. A tárgyalások során befolyásolni lehet mind a vezető, mind pedig a beosztott munkatársak pozícióját és attitűdjét az ültetési renddel. A tárgyalások kimenetelének befolyásolását legegyszerűbben és indirekten a résztvevők névkártyáinak elhelyezésével, vagy ha ez nem lehetséges, az ülő helyhez való odakíséréssel lehet megoldani. Persze az is sokat változtat az erőviszonyokon, hogy "ki van otthon", vagyis mely felek, kik foglalhatják el elsőként a tárgyalószobát.









Kutatások által bizonyított tény, hogy míg a két asztalfőnél inkább egymással versengő és feladatorientált felek foglalnak helyet, addig az asztal középpontján általában egy kiegyensúlyozó, inkább emocionális beállítottságú résztvevő oldja a feszültséget, befolyásolja a stratégiai játszmákat, illetve moderálja a tárgyalás folyamatát.

4. Hasznos kérdések tárgyalás előtt

Lehet a tárgyaló fél nagyon felkészült, ha a szerencsétlen körülmények kedvezőtlenül befolyásolják a tárgyalás folyamatát. A lehető legjobb végkifejlet sok apró részleten és trükkön múlhat függetlenül az előzetes tudástól és a megbeszélés során tanúsított hozzáállástól.

A megbeszélésre készülő félnek a következő kérdéseket érdemes tisztázni magában a tárgyalás előtt:

- Kit akar közvetlenül a tárgyalás során befolyásolni, azaz kire akar közvetlenül hatást gyakorolni?
- Melyik ülésrend vagy pozíció támogatja leginkább céljai elérésében?
- Melyik tárgyalópartner az, aki legvalószínűbb, hogy a cél elérésében akadályozni fog vagy kellemetlenségeket okozhat a megbeszélés alatt?
- Ki lesz legvalószínűbben a tárgyalás vezetője és ő hol fog elhelyezkedni? Támogató pozícióban vagy ellenlábasként lesz jelen?
- Hol foglaljon helyet, hogy a legkedvezőbben alakuljanak az események?

(Felhasznált irodalom: 1. The definitive book of body language, Pease Allan, Pease Barbara, 2006. Orion Books Ltd.; 2. Mail & Guardian Online - Secrets of success)

Mohácsi Györgyi, HR Portal