Új informatikai trendek: kinek a feladata lépést tartani?

IT nélkül nincs élet?

Az, hogy mennyiben és hogyan befolyásolják az új információs technológiák egy cég versenyképességét, nagyban függ attól, hogy mivel foglalkozik az adott cég, illetve mely folyamatairól van szó - nyilatkozta lapunknak Tanács Lajos, az Alvicom Ltd. fejlesztési vezetője. A gyártási folyamatok bizonyos esetekben elképzelhetetlenek informatika nélkül (például a tévégyártás), más esetekben nem feltétlenül szükségesek (mondjuk a kézműves borászatoknál). Az értékesítés és marketing már biztosan nem működik IT nélkül: az internet az egyik leghatékonyabb hirdetési és értékesítési csatorna, és a térnyerése még mindig nem állt meg. Már a mai nagyszülők jelentős része is készség szinten használja az internetet, néhány évtized múlva analfabétának fog az számítani, aki nem tud az interneten bevásárolni.

Egyre inkább oda kell figyelniük a cégeknek az új információs technikák jelenlétére, és egyre nagyobb figyelmet is kell rájuk szentelniük, ráadásul mindezt két irányba - mondta a HR Portalnak Lerf Andrea, a Coaching Team tudásmenedzsment igazgatója. Egyrészről a cégen belüli folyamatok, rendszerek fejlesztése, használata alkalmával is fontos szempont lehet (fiatal munkavállalók esetében mindenképpen), hogy milyen friss és felhasználóbarát, átlátható, értelmes adatokat bekérő rendszerrel kell dolgozniuk. Ez akár a munkaerő toborzás területén is előnyt jelenthet a cég számára, hozzájárulhat akár a vállalat imázsához is. Másrészről pedig a fogyasztók (B2B és B2C egyaránt) irányába történő kommunikáció, rendelés és tulajdonképpen bármilyen kontaktus, kapcsolat alkalmával felmerülhetnek a modern digitális alkalmazások, amelyek, ha jól eltaláltak, akkor tényleges versenyelőnyt biztosíthatnak a cég számára.

Az infokommunikációs technológiák (IKT) és szolgáltatások alkalmazása és megfelelő igénybevétele kulcstényező nemcsak a gazdaságban, hanem minden ágazatban (pl. az agrárszektorban) is - fűzte a témához Fromann Richárd, a NetCoGame JátékosLét Kutatóközpont Nonprofit Kft. alapítója, ügyvezetője. Ma már egy vállalkozásnál az IKT eszközök nélkül nem biztosítható a megfelelő működési hatékonyság és versenyképesség. Mindez azonban nemcsak egy szükséges "minimum" feltételrendszer, hanem egyben egy óriási kiugrási lehetőség, akár egy induló kisvállalkozás számára is. Gondoljunk csak a startupok világára, vagy az Apple és a Facebook sikereire! Napjainkban számos olyan "garázscég" indul el, amelyből rövid idő alatt nemcsak piacvezető, de egyben szabványt és trendet teremtő vállalat nő ki, vagy "csak" felvásárolják őket a nagyobb piaci szereplők. A Nokia valaha gumicsizmák gyártásával kezdte, ma viszont - amikor már mindenki leírta őket - ők fogják fejleszteni az új, "Windows 9" operációs rendszert.

Tudni kell delegálni a felsővezetésnek

Felülről a stratégiának kell jönnie, a távlati céloknak, a víziónak, de konkrét feladatokra ezt már a középvezetésnek és a végrehajtó rétegnek kell váltania - tette hozzá Tanács Lajos. Ez azt is jelenti, hogy bizonyos összeghatár alatt csak ront a hatékonyságon, ha a felsővezetésnek mindent jóvá kell hagynia. Általában úgysem látnak bele kellőképpen a témákba ahhoz, hogy ezt érdemben meg tudják tenni. Persze ehhez léteznie kell egy egészséges bizalmi viszonynak a felső és középvezetői réteg között, de ennek kiépítése megint csak a felsővezetés feladata. Ilyenekkel kellene foglalkozniuk, nem azzal, hogy négy vagy öt új nyomtatót vegyen a cég. Csak éppen sokkal könnyebb a négy és öt nyomtató között dönteni, mint egy egészséges bizalmi viszonyt kiépíteni. Az elsőt eldönteni egy perc, a második hosszú évek munkája.

A Coaching Team tudásmenedzsment igazgatója nem gondolja, hogy minden egyes informatikai beruházást a felsővezetés körében kellene megvitatni. Vannak azonban olyan sarkalatos pontok, amelyek igenis igénylik, hogy a legfelsőbb körökben szülessen döntés róluk, hogy utána azt az álláspontot lehessen tovább közvetíteni a cég munkatársai irányába.

A mobiltelefon illetve az internet használata szokott egy érzékeny pont lenni a hazai vállalatoknál. A fiatal munkavállalókra amúgy is jellemző, hogy ha nem olyan eszközt biztosít számára a cég, amivel ő komfortosan tud működni, akkor inkább a sajátját használja, hiszen szinte összenőttek ezekkel a technikai eszközökkel. Ez a tény az IT szakemberek számára számos nehézséget vethet fel, például, hogy a hálózatot arról a gépről miként éri el, illetve egyáltalán elfogadható-e, hogy arról el tudja érni a rendszert, hogyan lehet saját gépre telepíteni, azon frissíteni egy-egy céges programot, milyen védelmi eszközt, tűzfalat kell használni ilyen esetekben.

Fromann Richárd szerint a felsővezetésnek még a legkisebb vállalatnál is kiemelt szerepet kellene tulajdonítani az IKT-nak, de Magyarországon a KKV tulajdonosok és vezetők többsége jelenleg még nem látja az infokommunikációban rejlő üzleti lehetőségeket, így pl. sokan még azt sem, hogy egy céges honlap mennyire jó eszköz lehet az árbevétel növelésére. Ezen motivációs gátat nagyon nehéz áttörni, az ebben valamilyen formában az államnak és az érdekképviseleti szervezeteknek (pl. kamaráknak) is szerepet kell vállalni, akár az uniós források felhasználásával is.

Az Y generáció otthon érzi magát a digitális világban

Szemléletváltásra van szükség mind a kommunikáció, mint az üzleti folyamatok tekintetében - folytatja a gondolatmenetet Lerf Andrea. A legnagyobb súrlódási pont a digitális bennszülöttek és a digitális bevándorlók vagy akár csak szemlélődők között lehetnek. Az úgynevezett Y generáció képviselői (Magyarországon 1982-1995 között születettek) számára teljes mértékig komfortos a digitális világ, ők már el se tudják képzelni a mindennapjaikat ezek nélkül az eszközök nélkül. Számukra sokkal kényelmesebb az eszközök segítségével történő kommunikáció, azok közül is leginkább az írásbeli és az azonnali választ, interakciót lehetővé tevő, jellemzően chat formában működő rendszerek.

A digitalizációnak támogatnia kell a céget

Az Alvicom Ltd. fejlesztési igazgatója szerint az, hogy mennyire fontos a cég informatikai szabványosítása, cégmérettől függ. Körülbelül ötven technológiát használó fő felett kötelező szabványosítani, információbiztonsági, karbantarthatósági okokból, illetve a közös munka csak úgy tud hatékony lenni, ha mindenki ugyanazokat az IT eszközöket használja, hiszen ezeknek kompatibilisnek kell lenniük egymással. Igen, a vállalat minden szintjén kell ehhez igazodni, és a vezetésnek különösen fontos példát mutatni e téren. A több országos szabványokkal kapcsolatban már láttam jó és rossz példát is, itt úgy gondolom, hogy a józan észnek kell diktálnia: egy multinak mindenképpen jó egy közös levelező rendszert és irodai szoftvercsomagot használnia. Viszont értelmetlen lehet egységesített könyvelési rendszerrel küzdeni, hiszen az adózási szabályok országonként markánsan eltérőek egymástól.

Olyan mértékben és szintig érdemes digitalizálni a céget, amely még támogatja, a munkavégzést nem pedig gátolja - tette hozzá a tudásmenedzsment igazgató. A több telephellyel rendelkező cégeknél, főként, ha országhatárokat is áthidal, akkor érdemes úgy kidolgozni a rendszert, hogy azt minden benne dolgozó kolléga értse és illeszkedjen a napi munkájához. Amennyiben lehetséges, érdemes annyi szabadságot engedni ekkor az egységeknek, hogy a rájuk jellemző folyamatokkal harmonizálni tudjon, illetve a globális rendszer is működőképes legyen. Ez a munkavégzés hatékonyságát is befolyásolja, hiszen ha hasonló logika szerint készíti minden egység a riportot, akkor sokkal könnyebben, rövidebb idő alatt átlátják egymásét is, illetve összesítést is sokkal könnyebb készíteni belőlük.

Az eszközök tekintetében az irányvonalak meghatározása tűnhet kedvező megoldásnak, és fiatal munkavállalók esetében fontos azzal kalkulálni, hogy ők sokkal érzékenyebbek a technikára, mind szoftver, mind hardver tekintetében, ami a saját eszköz használatát is eredményezheti.

Fromann Richárd szerint a digitális stratégia végrehajtása mindenki feladata. Az igazi kérdés inkább az, kinek a feladata a digitális stratégia elkészítése? Sokan nem tudják, hogy nem csak különféle szabványok, de nemzetközi egyezmények, stratégiák is léteznek. Nem kell tehát feltalálni a meleg vizet, elegendő a vállalat saját digitális stratégiáját hozzáigazítani a környezetéhez. Ahogy sokan mondják: "Gondolkodj globálisan, cselekedj lokálisan!"