Miért jó a szervezeti ombuds?

A szervezeti ombudst igénylő szervezetek jellemzői.

A szervezetek a változó körülményekre reagálva fejlődnek, azonban a fejlődés gyakran nem zökkenőmentes, hanem újabb kihívásokhoz vezet. A kihívások kezelésére nincs tökéletes modell; ez minden szervezet saját kultúrájában-szubkultúrájában fejlődik ki és organikusan alakul, amit a hosszú távú siker érdekében mindenképpen érdemes tudatosan is fejleszteni.

A fejlődéshez nagyban hozzá tud járulni a szervezeti ombuds, hiszen az ombuds szolgáltatás lényegi funkciója, hogy reagáljon a szervezetben működő folyamatokra és jelenségekre, és előre jelezze a várható változásokat, trendeket, illetve azok potenciális következményeit.

Miért jó a szervezeti ombuds?

1. Alternatív informális csatornát biztosít a szervezet részére, amely tájékoztatást nyújt a döntéshozóknak a szervezeti folyamatokról, a szervezeti morálról és az általános légkörről. Ez az informális csatorna jelzi a visszaéléseket a nem megfelelő kommunikációs, viselkedési stílusokat és az etikátlan magatartását.

2. Biztonságos hely a munkavállalók számára. A munkavállalóknak egy biztonságos környezet biztosítása, ahol elmondhatják és megoszthatják az aggályaikat, ahol ötletek születhetnek az aggodalmaik és kérdéseik kezelésére anélkül, hogy formális csatornára lépnék, és hivatalos vizsgálatokat kezdeményeznének. Az ombudsman az alkalmazottakat arra ösztönzi, hogy segítsenek navigálni az olyan problémák megoldásában, amelyeket általában nem vettek figyelembe.

3. Csökkenti a költségeket a viták rendezésével a formális folyamatok előtt, beleértve a pereket. Az ombudsman fő feladata a szervezetben kialakult feszültségek és kialakult konfliktusok rendezése, ami által és aminek köszönhetően csökkenti a felsővezetők terhét. Egy 2017-es felmérés szerint a felsővezetők munkaidejük minimum 15 %-át a munkahelyi konfliktuskezeléssel töltik.

4. Korai jelzőrendszer: az ombudsman program korai trendelemzéssel foglalkozik, meghatározza a potenciális új tendenciákat és feltárja a szervezetben előforduló érzékeny kérdéseket. Az ombudsman program ösztönzi az alkalmazottakat, hogy számukra biztonságos és védett helyen felszólalhassanak a pénzügyi, etikai vagy illegális problémákkal kapcsolatosan minden megtorlástól való félelem nélkül. Az összegyűjtött mintákat és tendenciákat az ombudsman névtelenül megosztja a felső vezetéssel és/vagy a humán erőforrással annak érdekében, hogy a hivatalos csatornák képesek legyenek proaktívan és diszkréten kivizsgálni a kérdést, mielőtt rosszabbodna a helyzet és/vagy jelentős negatív hatásként jelenne meg a vállalat hírnevére.

5. A munkatársak elköteleződésének és termelékenységének és megőrzése. A szervezeti ombuds megléte egy pozitív üzenet a munkavállalók részére, miszerint az ő véleményük is fontos és számít a cég számára. Ombuds programmal rendelkező alkalmazottak arról számoltak be, hogy elhagyták volna a vállalatot, ha nem lett volna ez a biztonságos alternatív csatorna, ami segített nekik egy kellemtelen problémás helyzetet megoldani. A munkavállalók megfelelő légköre és a morális bánásmódja növeli a lojalitást és a termelékenységet is.

7. Biztonságos hely a munkahelyi konfliktusok elől, amely ösztönzi a munkavállalók bevonását is. A változó demográfiai tendenciák és a munkaerőhiány miatt a munkaerő-demográfiai összetételei is megváltoznak, ami kulturális és személyes munkahelyi konfliktusokat eredményezhetnek. Az ombuds-program által kínált konfliktuskezelési, vezetői és a szervezet által igényelt tréningek segítik és támogatják ezen konfliktusok kezelését.

8. Az ombud programok pozitív hatásai a szervezetre, az alkalmazottak kérdéseire és az egységes vállalati kultúra és etika betartására. Az ombuds program biztonságos helyet biztosít a munkavállalók számára a szervezet visszajelzéseinek megosztásához és a vállalati kultúra és értékek valóságos létezésének a munkahelyen.

A szervezeti ombudst igénylő szervezetek jellemzői.

A bürokratikus rendszerek

• Bonyolult és gyakran átláthatatlan a szervezet tagjai részére.

• Egységesítés, központosítás, rugalmatlanság – arra törekszik, hogy mindenki mindig ugyanúgy kezelje a szabályokat, előírásokat és a kivételeket.

• Ellenáll azon irányelvek és eljárások felülvizsgálatának, amelyeket esetleg csak a jogi felelősség és kötelezettség miatt írtak.

• Lassan változik/változtat.

• Hiányoznak a hatékony módszerek arra vonatkozólag, hogyan reagáljanak azokra a kérdésekre, amelyekre nincs kidolgozott eljárásrend, vagy nem lehet szabályozni eljárással, szabályzattal és előírással.

• Hiányzik az átláthatóság, transzparencia, és a főbb szervek korlátozzák az információkhoz való hozzáférést.

A hierarchikus jogosultsági struktúrák

• A vezetéshez nem jut el a negatív információ és saját rossz híre.

• A menedzserek nem szívesen ismerik el a csapatuk problémáit és kudarcait.

• A hűséget gyakran többre értékelik, mint a hozzáértést.

• A felettesek kedvébe járás előnyt élvezhet a szervezeti hatékonysággal szemben

• A személyi változások bomlasztóak, zavaróak, és gyakran a stabilitást veszélyeztetik.

• A szervezeti egységek inkább egymással versenyeznek az erőforrásokért és a hírnévért, mintsem közösen a szervezeti célok eléréséért.

• A problémák azonosítása és felvetése a vezetőség megsértésének vagy hűtlenségnek minősül.

Bővebben érdekel a téma, akkor nézz be a Kérdezz az Ombuds ingyenes webináriumra március 16-án. Bővebb információ itt olvasható.  

 

A cikk szerzője: Mosonyi Diana - Szervezeti Ombuds Egyesület elnöke