A szakértő válaszol - Okosabb vagyok, mint egy ötödikes?!

Okosabb vagyok, mint egy ötödikes?!

Az első problémával már szembesültünk: a legtöbb nem pénzügyi területen dolgozó ember fél, sőt, retteg a költségvetés tervezéstől ("nem értek hozzá", "nincs érzékem hozzá", stb.). Ezzel kapcsolatban az a jó hír és a rossz hír egyszerre, hogy ha öt osztálynál többet sikerült eredményesen abszolválnunk, akkor képesek vagyunk minden szükséges matematikai műveletet elvégezni, ami a költségvetés tervezéshez szükséges. Ez pedig a négy alapművelet és a százalékszámítás. Kétségtelenül érdemes megtanulni az Excel táblázatkezelő szoftver használatát (remek segédanyagok, videók találhatók ehhez az interneten), de ehhez a folyamat során nyugodtan kérjünk a nálunk profibbaktól segítséget. Ne rágódjunk tehát ezen, nyugodtan vágjunk bele!

Átalány- kontra tényleges költségalapú tervezés

Átalányalapú tervezés esetén a pályázat kiírója mondja meg, hogy bizonyos paraméterek esetén (pl. hány fő utazik külföldre, hány napra mennek) milyen összegű támogatásra vagyunk jogosultak (tipikusan ilyenek az uniós mobilitási pályázatok, pl. ERASMUS+). Más pályázatoknál tételesen meg kell becsülnünk előre a tényleges költségeinket (pl. árajánlatok, bértábla stb. alapján), és részletes költségvetési táblát kell benyújtanunk a pályázatunkhoz, rendszerint indoklással együtt, ami alapján a bíráló eldönti, hogy mekkora összegű támogatást ítél meg (jellemzően ilyenek az operatív programok keretében kiírt uniós pályázatok). Egy pályázaton belül is keveredhet a kétféle tervezési módszer (pl. az operatív programok pályázatai esetében is bevezetésre került az ún. általános költségek átalányalapú tervezése).

Az átalányalapú tervezés esetében azt kell eldöntenünk, hogy bele tudunk-e férni a megadott pénzügyi keretekbe, illetve olyan tevékenységeket tervezzünk, ami belefér. A mobilitások tervezésénél a hazai pályázók számára jól ismert korlát pl. az, hogy bizonyos nyugat-európai országokban a megélhetési költségek jóval magasabbak, mint nálunk, és ezt adott esetben a mobilitási átalány nem tudja kellően kompenzálni. Ilyenkor vagy keressünk költséghatékony megoldást (a jól megválasztott fogadó intézmény ebben nagy segítség lehet), vagy válasszunk másik célországot. A költségcsökkentés azonban nem mehet a szakmai program, színvonal rovására, hiszen az ilyen projekteknél a bíráló a legmagasabb színvonalú, legtartalmasabb pályázatot fogja támogatni (a költségvetés alapján nem differenciálhat). Átalányalapú tervezés esetén se feledkezzünk meg arról, hogy lehet, hogy a támogató felé nem kell majd tételesen elszámolni a pénzzel, de attól még a pénzt az intézményünknek a számviteli jogszabályoknak és a belső gazdálkodási szabályzatának megfelelően kell kezelnie.

A tényleges költségalapú tervezés nagyobb, összetettebb projektek esetében aprólékos feladat, de nem bonyolult. Hasonló egy áfás számla kitöltéséhez: meghatározzuk a mennyiség egységét (pl. havi bér esetén hó), az egységárat és a mennyiséget (pl. 12 hónap), majd a szorzatokat költségvetési soronként összegezzük (ez pl. a "bérköltségek" vagy "személyi kifizetések" sorra kerül, pályázata válogatja). A pályázati kiírásban megadott költségvetési táblákba általában több különböző szempontból összesítve kerülnek fel a tételek (pl. tevékenységtípusok, adott negyedévi összes kifizetés), vagy ezeket a táblázat automatikusan kiszámítja, de nagyon fontos, hogy mindig legyen egy saját "házi" táblázatunk, amely tételesen lebontva, a tevékenységütemezéshez rendelve(!) tartalmazza a pályázattal, projekttel kapcsolatos összes költségünket (az önrészt is!).

A legjobb ajánlat

Igen ám, de honnan tudjuk, mi mennyibe kerül? "Nem vagyok én pénzügyes" - méltatlankodunk. Újabb tévhit: a pénzügyes sem feltétlenül tudja, mi mennyibe kerül, a pénzügyes a számvitelhez ért, nem a konferenciaterem bérléshez. Ez utóbbi áráról elsősorban árajánlatok alapján tudunk tájékozódni. A már hivatkozott cikkben ajánlottuk, hogy folyamatosan gyűjtsük a szervezetünkhöz beérkező árajánlatokat. A "pályázatírói rohamfelszerelést" melegen ajánlott egy ajánlatkérő mintadokumentációval is kiegészíteni, aminek felhasználásával gyorsan tudunk bármikor újabb árajánlatokat bekérni. Sok pályázatnál kötelező friss árajánlatot csatolni. Ha ehhez nem ragaszkodnak, sok esetben (pl. eszközbeszerzés, nem egyedi szolgáltatások) az internetről is tudunk könnyen, gyorsan tájékozódni a piaci árakról.

A pénzügyes dolga

A költségvetés megtervezése alapvetően a pályázatíró reszortja az árak, bérek ismeretében. A pénzügyes feladata akár az ellenőrzésre is korlátozódhat, de ő felel azért, hogy a járulékos költségek (pl. áfa, szja, járulékok) a jogszabályokkal összhangban kerüljenek betervezésre, illetve hogy a költségütemezést tekintve a projekt megvalósítható legyen (pl. előfinanszírozás). Fontos: a személyi kifizetésekhez kapcsolódó adók és járulékok szinte minden pályázatnál elszámolhatók, csak ne feledkezzünk meg róluk a tervezésnél!

Kellermann Éva
Tempus Közalapítvány vezető trénere