Nem elfecsérelt idő a kapcsolatépítés

Az embernek társas lényként alapvetően fontos, hogy találkozzon másokkal és gondolatokat cseréljen. A személyesség és a bizalom ismét különösen fontossá vált az internetes üzlet korában, amikor a korábbi kézfogás helyett elektronikus aláírás hitelesít és sokszor még csak nem is látom az eladó arcát, mielőtt eldönteném, hogy vásárolok-e tőle. Az üzletemberek többsége biztosan rendelkezik nem is egy olyan partnerrel, akivel nemhogy személyesen nem találkozott még soha, de talán még telefonon sem beszéltek. Szakemberek szerint ugyanakkor probléma, hogy egyetlen kommunikációs csatornától válunk függővé, ezért semmiképpen sem felesleges időtöltés a személyes kapcsolatok ápolása. Ezeknek fontos szerepe van a döntések előkészítésében is, olyannyira, hogy mint egy kutatás is bizonyítja, az üzleti tárgyalások fő motivációja a vezetők majd háromnegyede számára nem az üzletkötés, hanem az informálódás.

Érdek és érzelem

Az üzleti kapcsolatokat - kár is lenne tagadni - érdekek határozzák meg. Ennek ellenére nem elhanyagolható szerepe van bennük a személyes tényezőnek. Hiába az anyagi érdek, illetve a cég érdeke a fő elv, amely meghatározza a viselkedést és a döntéseket, nem ez az egyedüli.

Az, hogy az üzleti kapcsolatok sem mentesek a személyességtől, több okra vezethető vissza. Az első és legfontosabb természetesen az, hogy az üzleteket emberek kötik, akik emberi mivoltukat akár akaratuk ellenére sem képesek levetkőzni. Vagyis bármennyire is igyekszik valaki egy üzleti szituációban elveinek és előzetes, magával szemben támasztott elvárásainak megfelelően teljesen racionálisan cselekedni, elkerülhetetlen, hogy érzelmei befolyásolják a gondolkodását. Az érzelmek, intuíciók fontos szerepet játszanak azért is, mert a döntési helyzetek többségében legjobb tudásunk ellenére sem rendelkezünk teljes körű információkkal. A legtöbbször bizonytalan körülmények között, gyakran az ideálisnál sokkal gyorsabban kell határozni, ilyenkor a megérzéseknek és a bizalomnak is kiemelkedő szerep jut.

A személyes kapcsolatok tehát nem csak a magán, de az üzleti életben is kiemelkedően fontosak, mert megkönnyítik az ember gondolatainak megértését és megértetését. A személyes kapcsolat során egyrészt lehetőség nyílik informális beszélgetésekre is, mely elősegíti az üzletfelek között együttműködést és kompromisszum létrejöttét, lehetőség van azonnal visszacsatolásra, mely csökkenti a félreértés lehetőséget és sokkal gyorsabb megegyezést eredményezhet.

Hogy nem csökken az igény a személyes megbeszélés iránt, azt számos példa bizonyítja. Az az üzletemberekkel szemben elvárás, hogy hatékonyan és gyorsan cselekedjenek, valamint a szűkülő büdzsék az üzleti utak számának csökkenéséhez vezettek, de nem a személyes megbeszélések megszűnéséhez. A megoldást a videókonferencia jelenti, melyek egyre népszerűbbek annak köszönhetően, hogy lehetővé teszik mindkét elvárásnak való megfelelést. De kiválóan bizonyítja a személyességre való igény törtetlen meglétét az a nemrég egy hazai banknál is elindult szolgáltatás is, melynek segítségével interneten keresztül is személyesen intézhetőek a banki ügyek. Egy webkamera segítségével kommunikálhatnak az ügyintézővel, így megmarad a távoli ügyintézés jelentette előny, de biztosított az ügyfelek számára még mindig nagyon fontos személyes kapcsolattartás is. A bizalmat építő kommunikációra ugyan leginkább személyesen van lehetőség - a fent vázoltak miatt-, de az első lépéseket a cég hivatalos megjelenésében is meg kell tenni. A honlapok "Rólunk" menüpontjának komolyan vétele, valamint a kapcsolatteremtésre lehetőséget adó felületek létrehozása az első lépés, hogy személyesebbé, megismerhetőbbé tegyük magunkat.

Az üzleti és egyéb klubok például sokat segíthetnek a személyes bizalmon alapuló kapcsolatok fejlesztésében. Az informális kapcsolatok fenntartása hosszabb távon jelent segítséget. Ha valakit nem csak egy konkrét ügy kapcsán keresünk fel, hanem általában ismerjük őt, a körülményeit, képességeit, tevékenységét, a beszélgetések során szóba kerülhetnek olyan ügyek, amelyeket esetleg nem is terveztünk, de a cég jövője szempontjából hosszabb távon hasznosnak bizonyulnak.

Bizalmat építeni

Szakemberek szerint a jelenlegi gazdasági problémák forrásai között előkelő helyen szerepel a bizalom hiánya. A vállalkozók többsége folyamatosan fel van készülve arra, hogy "hátba döfik", ami rengeteg plusz energiát igényel, a folyamatos védekezés pedig elpazarolt munkaórákban is mérhető. Ebben a közegben, ha sikerül megteremteni a lehetőségekhez képest a személyesség jelentette bizalomra épülő légkört, olyan kapuk nyílhatnak meg, amelyekről korábban talán nem is álmodtunk. A bizalom nem csak valamiféle érzelgős humbug. Stephen M. R. Covey amerikai kutató a Bizalom sebessége című könyvében megfogalmazott egyszerű alapvetése szerint minél alacsonyabb a bizalom szintje, annál lassabban és költségesebben mennek a dolgok.

A bizalom kiépítéséhez egy mondatban megfogalmazva annyira lenne szükség, hogy ne tegyünk semmi olyat a partnereinkkel, amit nem szeretnénk, ha velünk tennének. Bármilyen kiváló a kommunikációnk, ha amit teszünk, nem felel meg annak, amit ígértünk, lőttek az egésznek. Nem szabad alábecsülni az informális kapcsolatok fontosságát sem.

Ha partnereink érzik, hogy figyelünk rájuk, ha pontosan és figyelmesen kommunikálunk és cselekszünk, az a bizalomépítés legjobb módja. Ha ezen alapvetéseknek megfelelünk, akkor jöhetnek az olyan apróságok, mint egy kicsit személyesebbre vett karácsonyi üdvözlőlap, vagy éppen az, ha évek óta meglévő partnerünk esetében tisztában vagyunk azzal, hogy vegetáriánus és üzleti találkozónk során ennek megfelelő kiszolgálást kap. Mindez nem kerül sokba, de mérhetetlen eredményekkel kecsegtet. Az, hogy emlékszünk rájuk segít, hogy emlékezzenek ránk. Vagyis a "jól karbantartott", működő személyes jellegű kapcsolatok az üzleti partnerekkel mind a vezetői döntések meghozatalában jelentős segítséget nyújtanak, de lássuk be, a nehéz gazdasági helyzetben az új üzletek megkötésekor is hasznot hajtanak. A személyes ismeretség és megbízhatóság jelentős előnyt biztosít egy megrendelés megszerzése során a legkiemelkedőbb pályázathoz és legjobb ajánlólevelekhez képest is.