A bérszámfejtés kiszervezése szinte mindenkinek megérheti

Nem elég a tapasztalat, „kémia” is kell

Maár Éva, a Prohuman bérszámfejtési üzletágának vezetője szerint a tapasztalat megléte önmagában nem elég: arra is szükség van, hogy a két cég között meglegyen a „kémia”, melynek révén egy valódi partneri viszony alakítható ki. A szakember szerint az ideális helyzet az, ha a kiszervezést követően az eddig is jól működő folyamatok változatlanok maradnak a cégen belül, a szolgáltató cég pedig javaslatokat tesz azokkal a pontokkal kapcsolatban, melyeket hatékonyabbá, jobban kivitelezhetővé lehet tenni. A szolgáltató cég részéről ehhez rugalmas alkalmazkodásra, a partnercég folyamatainak megismerésére van szükség, míg az ügyfél részéről fontos a változásra való nyitottság. A javasolt megoldásokkal járó előnyökért érdemes kinyúlni és megragadni őket – tette hozzá Maár Éva.

Rövidebb átfutási idők, naprakész „best practice-ek” és nagyobb biztonság

 „Egy profi bérszámfejtő céggel együttműködve lerövidül a bérszámfejtési folyamat, csökkennek az átfutási idők. A szolgáltató egyik fontos „extrája”, hogy nagy tapasztalata révén egy-egy felmerülő kérdést vagy problémát sokkal gyorsabban meg fog tudni oldani, hiszen már nála van a know-how,  nem kell keresni a válaszokat” – magyarázza Maár Éva. Ezen felül a bérszámfejtő cég specialistái alapos folyamatok segítségével begyakorolt rutinfeladatokat oldanak meg. Ennek köszönhetően a hibalehetőségek száma a minimálisra csökkenthető.

Nem elhanyagolható az sem, hogy a szakosodott cég a piaccal együtt „lélegző” szaktudással rendelkezik. Maár Éva szerint egy külsős, az adott területre szakosodott cégnek sokkal szélesebb körű rálátása van a hazai (és akár a nemzetközi) piac egészére, így olyan megoldási javaslatokat tud nyújtani, melyek házon belül nem mindig állnak rendelkezésre. „Egy jó szolgáltató varázsa nem is a havi bérszámfejtésben rejlik, hanem a törvényi változásokra való gyors reagálásban, illetve az azzal kapcsolatos informálásban és tanácsadásban” – mondja a szakember.

Egy külső cég alkalmazása a javuló információbiztonságot is elősegítheti. Egy megbízható szolgáltató számára alapvető, hogy gondoskodik az általa kezelt adatok fizikai biztonságáról, a cég munkatársaitól való „távolság” pedig lehetővé teszi, hogy a bizalmas információkhoz valóban csak az arra jogosultak férjenek hozzá. Egy esetleges hibázás, nagy büntetési tételt okozó mulasztás esetén is nagyobb biztonságot jelenthet a bérszámfejtő céggel folytatott együttműködés, ugyanis amíg a hagyományos struktúrában a bérszámfejtő anyagi felelősségre vonása meglehetősen korlátozott lehet, egy profi szolgáltató semmit sem bíz a véletlenre, teljes felelősségbiztosítással rendelkezik egy esetleg bekövetkező, extra költséggel járó esetre is.

Nem elhanyagolható szempont a biztosított szolgáltatás-folytonosság sem Maár Éva szerint. Ha egy cégnél hirtelen kiesik a sorból egy bérszámfejtő munkatárs – akár felmondás miatt, akár más okból – fennáll a veszélye annak, hogy „magával viszi” az évek alatt felhalmozott szaktudást, gyakorlatokat vagy akár bizalmas információkat. Ez a veszély egy külső partner esetében nem áll fenn, ugyanis az adott projekthez kapcsolódó tudással mindig legalább három kolléga (a dedikált bérszámfejtőn kívül annak vezetője és helyettese) rendelkezik.

Végül, de nem utolsósorban egy külsős cég a költségek csökkentésére is módot ad. „Sokan csak a bérszámfejtő béreit vetik össze a bérszámfejtést nyújtó cég szolgáltatási díjával, ez azonban megtévesztő lehet, ugyanis egy kiszervezés esetén például nem lesz szükséges többé fizetni a bérszámfejtő szoftverek különféle díjait, a továbbképzéseket, a munka- és adójogi ismeretek naprakészen tartásának költségeit sem. Másrészt pedig tapasztalataink szerint sok vállalat nem rendelkezik friss ismeretekkel a számára alkalmazható adókedvezmények teljes tárházáról, melyek teljesen törvényes alkalmazásával pedig jelentős költségmegtakarítást érhetnének el a bértömegben” – tette hozzá a Prohuman bérszámfejtési üzletágának vezetője.

Szintén sok vállalat él azzal a lehetőséggel, hogy a bérszámfejtés mellett – vagy akár külön – a Cafeteria rendszer működtetését is kiszervezi, ami lehetővé teszi számukra, hogy az adminisztráción megspórolt munkaórákat, erőforrásokat a vállalat fontosabb HR-céljainak megvalósítására fordíthassa.

Speciális helyzetekre tervezve

Egy jó kiszervezés több fázisban, akár hónapokat átívelő ütemterv keretében valósul meg – egyáltalán nemcsak arról van szó, hogy változik a bérszámfejtési rendszer vagy a digitális térbe kerülnek az eddig papíron vezetett nyilvántartások – hívja fel a figyelmet Maár Éva, aki szerint érdemes belevágni a folyamatba, hiszen számos szempontból egyszerűbbé, gördülékenyebbé tehető vele a cég élete.

A Prohuman szakértője szerint csaknem minden vállalat profitálhat a bérszámfejtés kiszervezésével, azonban kifejezetten érdemes lehet elgondolkodni azoknak a cégeknek, ahol például az elmúlt időszakban jogszabályi meg nem felelésből származó problémák adódtak, vagy ahol nagyon kicsi – akár egy fős – a „bérszámfejtési csapat”.  A külső bérszámfejtő cég felé lökheti azonban a mérleg nyelvét az is, ha a cégnél összetett javadalmazási és bérrendszer működik, vagy éppen a Munkatörvénykönyvétől eltérő, speciális szabályokat kell alkalmazni.