Aki kérdez: Szemerédi Katalin

- 2010-ben elnyerték az Év Cafeteria Rendszere díjat, mi a cafeteria rendszerük titka?

Társaságunk 2008. január elsejétől vezette be a választható béren kívüli juttatási rendszert. A bevezetést megelőzően felmérést készítettünk a munkavállalók körében a meglévő juttatási elemekről és a juttatási rendszer tervezett reformjáról. Az eredmények alapján kidolgoztuk az ügyvezetés számára az EGIS Nyrt. új, rugalmasabb juttatási rendszerének javaslatát, amely nem igényelt az üzleti tervben foglaltakhoz képest plusz pénzügyi forrásokat.

A kidolgozott anyag és a felmérés eredménye is meggyőzte a Menedzsmentet és szabad utat adott az új, rugalmas juttatási rendszer bevezetéséhez, melyet az alábbi 4 pillérre építettünk: ösztönzés, belső munkaerőpiac, rugalmasság, juttatások. Gyakorlati tapasztalataink igazolták, hogy az egyes munkavállalói csoportok igényei, elvárásai eltérőek. A változó piaci igényekhez való alkalmasság érdekében szakítanunk kellett a meglévő rutinokkal, a berögzült hagyományokkal. A juttatási elemek kiválasztásakor törekedtünk arra, hogy azok előnyösen egészítsék ki a "hagyományos" (bérjellegű) ösztönzőket, továbbá négy tényező kölcsönhatását is vizsgáltuk, ezek az alábbiak voltak: jogszabályi -, szociális -, menedzsment - és adózási szempontok.

Továbbá már a bevezetés előkészítése folyamán egyértelmű volt számunkra, hogy az érdekképviseleteket (szakszervezet és üzemi tanács) már a folyamat elején bevonjuk a folyamatba és aktív részvételükre számítunk a sikeres bevezetés érdekében. Ez így is történt.

Az év Cafetéria rendszere 2010. díj értékelésekor a szakmai zsűri az auditálást megelőző kérdőíves felmérés során az egyes kérdésekre adott válaszok alapján, négy területen pontozta a cafeteria rendszerünket: törvényi elvárások, optimális adminisztráció, munkáltató - munkavállalók érdekei, szolgáltatókkal való kapcsolat.

Törvényi elvárások

Itt azt vizsgálták, hogy az adótörvényekben, munkajogban, önkéntes pénztárakról szóló törvényekben támasztott elvárásokat milyen mértékben teljesíti a cafeteria rendszer. Megvan-e minden szükséges dokumentum, a folyamatok követik-e a szabályokat. A törvényi elvárásoknak való megfelelésnél a minimális elvárásokat mindenképpen szükséges teljesíteni, hiszen enélkül nem adhatnánk kedvező adózással juttatásokat.

A törvényi elvárások teljesítésének az alapja, hogy van egy jól működő, speciálisan erre a célra létrehozott béren kívüli juttatásokra vonatkozó szabályozásunk a cafeteriához. Ez egy vezérigazgatói utasításként kiadott belső szabályozás, melynek kialakításakor az érdekképviseletek által megfogalmazott véleményeket is figyelembe vettük. Emellett fontosnak tartjuk, hogy a munkatársak megismerjék ezt a szabályozást. Ez az intraneten is minden munkavállaló számára elérhető, letölthető dokumentum. Ráadásul a tájékoztatás megléte is dokumentummal igazolható, ami nem más, mint egy erre vonatkozó mondat a munkavállalói nyilatkozatban. Ezzel a megoldással két feladatot is megoldunk egyszerre.

A szabályunkban leírtuk, hogy
- melyek a nyilatkozás általános szabályai
- év közben ki, milyen feltételekkel veszítheti el a jogosultságát a cafeteriára
- hogyan számolunk el a kilépő dolgozóinkkal
- milyen lehetőség van a választás módosítására.

Valamennyi juttatás esetében rendelkezünk a szükséges, a törvény által előírt dokumentumokkal, nyilatkozatokkal, mint pl.:
- az üdülési csekk nyilatkozat, hogy a munkavállalónk vagy közeli hozzátartozója jogosult kedvezményes adózással igénybe venni a juttatást
- az iskolakezdési támogatás nyilatkozat, hogy a munkavállalónk jogosult kedvezményes adózással igénybe venni ezt a juttatást
- mivel a dolgozók különböző összegeket kapnak, így mindenkitől rendelkezésre áll olyan nyilatkozat, melybe az egységes juttatások szüneteltetését kéri a dolgozó
- érvényes pénztári belépési nyilatkozatok.

A speciális saját fejlesztésű cafeteria szoftver használata segíti a szabályos nyilvántartás vezetését.

Optimális adminisztráció

Mindig kényes kérdés egy cafeteria rendszer üzemeltetésekor, hogy csak annyi feladatot vállaljon magára a munkáltató, mellyel teljesíteni tudja a többi terület elvárásait. Ezeket a feladatokat viszont el kell végezni pl.:
- papír alapú utalványt adunk, és rendelkezésre áll ezek átvételi lapja
- plasztik kártyán adjuk a juttatást, és van utalási lista a jogosult dolgozók névsorával
- munkáltatói szerződésünk van minden olyan pénztárral, ahova utalást teljesítünk
- valamennyi szükséges nyilatkozatot a juttatás kiválasztáskor a program automatikusan elkészíti, kitölti a rendelkezésre álló, a rendszerbe már feltöltött adatokkal, pl. név, adószám, hozzátartozó adatai, stb.
- pénztári havi utalási listák készülnek.

Kevesebb adminisztrációt jelent, hogy vannak juttatások, melyeket nem havonta adunk, így ritkább az osztás pl.: üdülési csekk és a plasztik kártyára adott juttatás.

Az egyéni dolgozói felhasználást igazoló számlák gyűjtése felesleges teher, ezért a kizárólag számlával elszámolható juttatási elemeket a rendszer nem tartalmazza, mint pl. az otthoni internet használat.

Munkáltató - munkavállalók érdekei

A juttatási rendszer létrehozását megelőzően az alábbi célokat fogalmaztuk meg: lojalitás, több juttatás, kevesebb távollét, pihent egészséges dolgozók, jobb álláspiaci pozíció.

A cafeteria rendszer finomhangolásával, az EGIS képére történő alakításával a rendszer jól támogatja ezen célok megvalósulását ezért pl.:
- belépés után a munkavállalóink a próbaidő lejártát követően jogosultak nyilatkozatot tenni a juttatásokról, mert az azonnal indított juttatás a próbaidő alatt indított munkaviszony megszüntetésekor felesleges adminisztrációs terhet jelent
- az előre kiadott juttatás veszélyt rejt magában a törvényesség szempontjából, hiszen a távozó munkavállalónk olyan időszakokra is megkaphatja, melyre nem lenne jogosult, ezért ezek közül csak kevés elemet tartalmaz a rendszerünk (helyi bérlet, üdülési csekk)
- a számlák begyűjtése nehezíti a felek életét
- az integrált szoftver jól illeszti a cafeteriát a munkáltató folyamataiba.

Egy cafeteria rendszer sikerének lényeges pillére, hogy milyen mértékben vesszük figyelembe a munkavállalóink igényeit, szokásait. Mennyire képesek dolgozóink használni a rendszert, elkölteni a juttatásokat? Ehhez elengedhetetlen, hogy a
megfelelő információkat biztosítsuk számukra. Mindkét fél érdeke az optimális mértékű tájékoztatás, írásban és szóban, ezért mindkét fajtát alkalmazzuk, ezért készítjük el minden évben az írásos, mindenki számára elérhető munkavállalói tájékoztatót is.

Szolgáltatókkal való kapcsolat

Alapfeltétel, hogy a szükséges együttműködési dokumentumok, szerződések rendelkezésre álljanak. A szabályos juttatások megvalósításába be kellett vonnunk külső szolgáltatókat is, azokat, akik az utalványokat szállítják, és biztosítják a pénztári hátteret. A szolgáltatókkal való kapcsolatunkat erősíti, hogy folyamatos, optimális kapcsolattartás mellett adjuk az innovatív juttatásokat. A jó kapcsolat a dokumentációt, a juttatások időzítését is segíti.

A szakmai zsűri értékelése alapján a jó cafeteria rendszer fő ismérve, hogy minden területen egyenletesen magas értéket ér el a minősítés során. Bármennyire is jót alkottunk most, tudjuk, hogy a szabályzatunk, a tájékoztatónk, a többféle dokumentum nem örök. Változik a törvényi környezet, fejlődik a cég, változnak a munkatársak igényei.

KÉRDÉS:

Kiss Erikától, az Országos Humánpolitikai Egyesület (OHE) ügyvezetőjétől kérdezem: Minek köszönheti az OHE sikeres megújulását és milyen tervei vannak a jövőre vonatkozóan?