Az elveszett munkaidő nyomában

Amerikai kutatók felmérést végeztek, hogy a dolgozók milyen hatékonyan használják ki a munkaidejüket, hogyan tűrik a sokoldalú koncentrációt. 2005-ben egy informatikai projekt vizsgálatánál a kutató azt tapasztalta, hogy a dolgozók átlagban 11 percet töltöttek a projekt megoldásával, mivel feladataik folyton változtak. Amikor munka közben jött egy e-mail, amely a web-kutatásra vonatkozott, akkor arra koncentráltak és ez napjában többször is megismétlődött. Hovatovább, a munkaidő felében a dolgozók egymást is megszakították, mert mindig valamilyen új feladattal vagy kérdéssel álltak elő. A dolgozók 55 százaléka azonnal megnyitotta az érkező e-mailjeit, ahelyett, hogy várt volna vele az aktuális feladat végeztéig. Innen visszatérni az eredeti feladathoz pedig elég nehéz volt.

Az amerikai kutató tanulmányában a következő kísérletről számolt be. Mint humánerőforrás menedzser felkért 48 embert, hogy válaszolják meg a dolgozók e-mailjeit, miközben egyre többször félbeszakította őket. A kiválasztottak az instrukcióknak megfelelően hősiesen válaszolgatták az üzeneteket, de látszott rajtuk, hogy egyre idegesebbek, egyre frusztráltabbak lettek. A kutató tapasztalatai azt mutatták, hogy a folytonos félbeszakítás egy ideig tűrhető, de ha ez nap mint nap ismétlődik, egészen biztos, hogy a munka rovására megy. Nem mondhatjuk egyértelműen, hogy ez feltétlenül rossz - nyilatkozta, hiszen ez a világ többoldalú figyelmet követel. A jelenkor egyik legnagyobb problémája, hogy az emberek állandóan rohannak, túlterheltek és nincs idejük egy bizonyos dologra koncentrálni. Annak következtében, hogy egyre rövidebb idő jut egy feladat elvégzésére, az alkalmazottaknak folyamatosan mérlegelniük kell, hogy mi a fontosabb, az állandó stressz akadályozza a hatékony munkavégzésüket. Számokban mérhető, mennyit árthat egy téves telefonhívás vagy egy levél, amely félbeszakít egy gondolatmenetet. A megosztott figyelem - telefonhívás és levél olvasás ugyanabban az időben - szintén a munka rovására mehet.

Felmérést végeztek 18-21 és 35-39 éves személyek között is. Először egy összetett feladatot kellett megoldaniuk, ahol a fiatalabb munkavállalók értek el jobb eredményt. Utána egy hasonló feladat következett, de ebben az esetben telefonhívásokkal zavarták meg a munkavégzést. Itt az idősebb korosztály szerepelt jobban. Kiderült, hogy a 35-39 év közöttiek nemcsak többször ellenőrzik saját munkájukat, de több tapasztalatot szereztek párhuzamos munkavégzés kapcsán. Természetesen nem korosztály függő a munkahelyi leterheltség érzése. Az emberek harmada úgy érzi, nincs elegendő ideje és lehetősége elvégezni, amit szeretne. A befejezetlen munka feszültséget szül, ami ronthat a munkahelyi kapcsolatokon is. Szoros kapcsolat van a túlterheltség érzés, a nincs elég idő az átgondolásra, a stresszes munka és a mérges dolgozók között. Ez itt a probléma, a munkamódszer nem jó - mondta a kutatásvezető.

Andy Hines jövőkutató megkérdezett néhány személyt, hogy mikor a legkreatívabbak. A válaszok a következők voltak: séta közben, fürdés közben, de senki sem mondta, hogy amikor dolgozunk. Ezek azok a helyek, ahol a feladatok megoldásai előjönnek, és a munkahelyet meg sem említik. Joggal merülhet fel a kérdés, miért nem dolgozunk otthon, amikor valamilyen munkát el kell végezni? Ne menjünk dolgozni, mikor a feladatok mély átgondolására van szükség?

Szóval az egész amerikai munkahelyet méhkashoz hasonlítsuk? - merült fel a kutatókban. Talán nem, de ahogy a vállalatok száma növekszik, a különböző iparágakban mindenki hasonló erőfeszítést tesz annak érdekében, hogy csökkentse a túlterheltséget. Azért küzdünk, hogy megtaláljuk azt az időt, amikor kreatívan gondolkozhatunk, ahelyett, hogy a tennivalókat fogalmaznánk meg - állapították meg a kutatók. Nagyon fontos, hogy adjunk időt és lehetőséget a dolgozóknak a munkaidő alatt, amikor nyugodtan gondolkozhatnak, és kreatívak lehetnek.

Lynaia Lutes amerikai főkönyvelő kutatómunkája során arra az eredményre jutott, hogy az embereknek olyan helyre van szüksége, ahol nem zavarja meg őket a telefon vagy az email feladataik átgondolásában. Ennek megvalósítása elég nehéz feladat, ismerve a hazánkban is elterjedt nagylégterű irodákat, ahol helyenként 30-40 ember dolgozik egymástól 1-2 méterre. A vezető beosztású dolgozók külön szobával rendelkeznek, megkérhetik, hogy most őket se telefonon, se személyesen ne zavarják. A kisebb beosztásúak azonban ezt nehezen tehetik meg.

A munkahelyi stressz csökkentése érdekében a vezetőknek úgy kell megválasztaniuk az iroda berendezését és kialakítaniuk csöndes, nyugodt helyeket, hogy az mindegyik munkavállaló számára megfelelő legyen. Egyre több amerikai nagyvállalat ismeri fel a munkahelyi "csendes idő" és "csendes szoba" jelentőségét. Az IMB tovább ment. Elindította kampányát, melyben a pénteket, kikiáltotta csendes napnak, amikor a dolgozók tartózkodnak a telefonhívásoktól és levélküldésektől, hogy saját feladataikra tudjanak koncentrálni. Más vállalatok közreműködésével meditációs termek létesültek, ahol a munkavállalóknak lehetősége nyílik kikapcsolódni és / vagy elmélyülten felkészülni egy adott feladatra, előadásra.

Mészáros Etelka, HR Portál