Megjelent: 16 éve

Az irodavezető a cég adminisztrációs motorja

Napjainkban egy iroda vezetőjének komplex tudással kell rendelkeznie: ő az, aki az irodai adminisztráció szervezésével kapcsolatos teendőket irányítja, biztosítja az ügyvitel, ügyrend, ügyiratkezelés szabályainak betartását, ellátja a beszerzési feladatokat, kezeli az iroda pénzügyeit, megoldja az adminisztrációs terület HR problémáit. Cikkünkben összefoglaljuk, milyen készségeket és hogyan lehet fejleszteni e munkakörnél.

Munkám során gyakran előfordult már, hogy azt mondták nekem: "Egy irodát mindenki el tud vezetni. Mi kell hozzá? Csak egy kis józanész, némi adminisztrációs tapasztalat és számítástechnikai ismeret." Igen, ez így csakugyan egyszerűnek tűnik, de milyen nehéz valójában megvalósítani!

Mit jelent ma az irodavezetés? Milyen készségek fejlesztése, milyen tudás bővítése szükséges ahhoz, hogy az irodavezető szolgáltatói szerepkörének teljes tudatában legyen?

Ezt a szakmát meg kell tanulni, a tudást folyamatosan fejleszteni, bővíteni, és nem árt végigjárni a képzeletbeli adminisztrációs ranglétrát sem. Ma szükség van arra, hogy az iroda vezetője komplex tudással rendelkezzék: ő az, aki az irodai adminisztráció szervezésével kapcsolatos teendőket irányítja, biztosítja az ügyvitel, ügyrend, ügyiratkezelés szabályainak betartását, ellátja a beszerzési feladatokat, felelősséggel kezeli az iroda pénzügyeit, adott esetben megoldja az adminisztrációs terület humánpolitikai problémáit. Ez a komplexitás magába foglalja, a szakmai tudást, a jártasságot és személyi követelményeket. Ez utóbbiakon belül kell, hogy megtalálhatóak legyenek azok a nélkülözhetetlen készségek, melyek folyamatos fejlesztést, aktualitást kívánnak. Nézzük, melyek ezek? Ide tartozik a kommunikációs készség, szervezőkészség, problémamegoldó gondolkodás, vezetői kvalitások, hatékonyság, stressz-kezelés.

Hol és hogyan lehet ezt az időszerű tudást megszerezni?

A fentiekben felsorolt fejlesztési területekre koncentrál a WIFI Hungária Oktató és Továbbképző Intézetében induló "Bízza irodavezetőjére" című nyílt képzés, melyet már az elmúlt években is megkedveltek a résztvevők. Ez a tréning egyrészről megszólítja azokat a vezetőket, akik szeretnék, ha irodavezetőjük professzionális, a nemzetközi elvárásoknak is megfelelő szinten irányítanák az adminisztrációt. Másrészről ajánlható az irodavezetésben jártas, vagy e pozíciót frissen betölteni kívánóknak is, akik fontosnak tartják a minőségi szakmai továbbképzést.

A féléves kurzus keretében hangsúlyt kap az irodavezetői készségek fejlesztése, melyek gyakorlati példákon, szituációs játékokban bemutatva lehetőséget adnak a szakmai tudatosság kialakítására. A résztvevők megismerhetik és elsajátíthatják az időgazdálkodás, az ügyvitel és a rendezvényszervezés már jól bevált, valamint legújabb technikáit. A képzés elméleti része, így a jog és a vezetéselmélet is a gyakorlati alkalmazhatóság szemszögéből kerül bemutatásra. Összefoglalva, a "Bízza irodavezetőjére" képzésen a hallgatók nem az elméletet "tanulják" meg, hanem a "hogyan tesszük" készségeit fejlesztik.

"Adminisztrációs műveltség"

Nemcsak az irodavezetőknek van szükségük "adminisztrációs műveltségük" fejlesztésére, hanem az irodavezetők alá beosztott munkatársaknak, így az asszisztenseknek, titkárnőknek, recepciósoknak. Miért éri meg a vezetőknek befektetnie a WIFI által indított "Mesterfogások az irodában" kétnapos tréningbe?
Mert adminisztrációs beosztottja szakmai önismeretének fejlesztéséből kiindulva, megérti munkakörének szerepét, súlyát az adott irodán belül, tökéletesítheti kommunikációs- és szervezési készségeit, melyek által munkájában továbbfejlődhet, valamint kihasználhatja az időgazdálkodás által nyújtott előnyöket. Olyasféle tréning ez, amelyben a résztvevők egyszerű példák gyakorlásával magas szintű irodai igényeket elégíthetnek ki.

Ügyfélszolgálat, de mennyire fontos...!

Azt, hogy milyennek kellene lennie az ügyfélszolgálatnak, arról legtöbbünknek van elképzelése, miután vevőként megtapasztalhattunk már ilyet is, olyat is. Az elméletet ismerjük, de mindezt át tudjuk-e ültetni a gyakorlatba? Hol mutathatóak ki pozitív eredmények a tréning elvégzése után? Az "Ügyfélszolgálat és reklamációkezelés" tréning pont erre ad lehetőséget. Egyrészről itt arról van szó, hogy átélhetik azokat a helyzeteket, amelyek a valóságban előfordulhatnak, így nemcsak a maguk, de az ügyfelek szerepével is tudnak azonosulni. Ezeket a szituációkat meg kell élni, hogy helyesen tudjuk értelmezni, és le tudjuk vonni belőle a megfelelő következtetéseket, mely alapján felszámolhatjuk a negatív viselkedést, és erősíteni tudjuk a pozitív magatartást.

Másrészről elsajátíthatják annak gyakorlatát is, hogy a pozitív magatartási mintákat hogyan ültessék át a gyakorlatba: hiszen az, miként érezzük magunkat a bőrünkben, hogyan vélekedünk a munkahelyünkről, a szakmáról megmutatkozik munkánk minőségében. Az ügyfélszolgálaton minden nap profi módon kell képviselni a céget, ami nem kevés, fáradságos munkába kerül. Éppen ezért e tréning figyelmet fordít arra is, milyen módon értelmezzük és miképp álljunk hozzá feladatainkhoz, hogyan csoportosítsuk át energiánkat és gondolatainkat a minőségi munkavégzés érdekében. Következésképp a képzés eredménye az ügyfélközpontú, segítőkézséget tanúsító, a vevői igényeknek megfelelő minőségi szolgáltatás.

Nádasi Mónika
www.wifi.hu
  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI?info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is!info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Az üzleti gondolkodás fejlesztése a HR-ben

Az HR és az üzleti gondolkodás összekapcsolása kiemelkedő fontosságú a vállalatok sikere szempontjából. A humán erőforrás szakembernek ugyanakkor... Teljes cikk

Net-Coach ösztöndíjas felnőttképzést indít tavasztól az NMHH

Új felnőttképzési program indul tavasztól a váci Apor Vilmos Katolikus Főiskola és a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) együttműködésében. Teljes cikk

Több mint 50 ezer "akkumulátor szakembert" képeztek ki

Több mint 50.000 munkavállaló számára fejeződött be az a szakképzés, amelyen a résztvevők a gyorsan fejlődő akkumulátoripari értékláncban... Teljes cikk