Az irodavezető a cég adminisztrációs motorja

Munkám során gyakran előfordult már, hogy azt mondták nekem: "Egy irodát mindenki el tud vezetni. Mi kell hozzá? Csak egy kis józanész, némi adminisztrációs tapasztalat és számítástechnikai ismeret." Igen, ez így csakugyan egyszerűnek tűnik, de milyen nehéz valójában megvalósítani!

Mit jelent ma az irodavezetés? Milyen készségek fejlesztése, milyen tudás bővítése szükséges ahhoz, hogy az irodavezető szolgáltatói szerepkörének teljes tudatában legyen?

Ezt a szakmát meg kell tanulni, a tudást folyamatosan fejleszteni, bővíteni, és nem árt végigjárni a képzeletbeli adminisztrációs ranglétrát sem. Ma szükség van arra, hogy az iroda vezetője komplex tudással rendelkezzék: ő az, aki az irodai adminisztráció szervezésével kapcsolatos teendőket irányítja, biztosítja az ügyvitel, ügyrend, ügyiratkezelés szabályainak betartását, ellátja a beszerzési feladatokat, felelősséggel kezeli az iroda pénzügyeit, adott esetben megoldja az adminisztrációs terület humánpolitikai problémáit. Ez a komplexitás magába foglalja, a szakmai tudást, a jártasságot és személyi követelményeket. Ez utóbbiakon belül kell, hogy megtalálhatóak legyenek azok a nélkülözhetetlen készségek, melyek folyamatos fejlesztést, aktualitást kívánnak. Nézzük, melyek ezek? Ide tartozik a kommunikációs készség, szervezőkészség, problémamegoldó gondolkodás, vezetői kvalitások, hatékonyság, stressz-kezelés.

Hol és hogyan lehet ezt az időszerű tudást megszerezni?

A fentiekben felsorolt fejlesztési területekre koncentrál a WIFI Hungária Oktató és Továbbképző Intézetében induló "Bízza irodavezetőjére" című nyílt képzés, melyet már az elmúlt években is megkedveltek a résztvevők. Ez a tréning egyrészről megszólítja azokat a vezetőket, akik szeretnék, ha irodavezetőjük professzionális, a nemzetközi elvárásoknak is megfelelő szinten irányítanák az adminisztrációt. Másrészről ajánlható az irodavezetésben jártas, vagy e pozíciót frissen betölteni kívánóknak is, akik fontosnak tartják a minőségi szakmai továbbképzést.

A féléves kurzus keretében hangsúlyt kap az irodavezetői készségek fejlesztése, melyek gyakorlati példákon, szituációs játékokban bemutatva lehetőséget adnak a szakmai tudatosság kialakítására. A résztvevők megismerhetik és elsajátíthatják az időgazdálkodás, az ügyvitel és a rendezvényszervezés már jól bevált, valamint legújabb technikáit. A képzés elméleti része, így a jog és a vezetéselmélet is a gyakorlati alkalmazhatóság szemszögéből kerül bemutatásra. Összefoglalva, a "Bízza irodavezetőjére" képzésen a hallgatók nem az elméletet "tanulják" meg, hanem a "hogyan tesszük" készségeit fejlesztik.

"Adminisztrációs műveltség"

Nemcsak az irodavezetőknek van szükségük "adminisztrációs műveltségük" fejlesztésére, hanem az irodavezetők alá beosztott munkatársaknak, így az asszisztenseknek, titkárnőknek, recepciósoknak. Miért éri meg a vezetőknek befektetnie a WIFI által indított "Mesterfogások az irodában" kétnapos tréningbe?
Mert adminisztrációs beosztottja szakmai önismeretének fejlesztéséből kiindulva, megérti munkakörének szerepét, súlyát az adott irodán belül, tökéletesítheti kommunikációs- és szervezési készségeit, melyek által munkájában továbbfejlődhet, valamint kihasználhatja az időgazdálkodás által nyújtott előnyöket. Olyasféle tréning ez, amelyben a résztvevők egyszerű példák gyakorlásával magas szintű irodai igényeket elégíthetnek ki.

Ügyfélszolgálat, de mennyire fontos...!

Azt, hogy milyennek kellene lennie az ügyfélszolgálatnak, arról legtöbbünknek van elképzelése, miután vevőként megtapasztalhattunk már ilyet is, olyat is. Az elméletet ismerjük, de mindezt át tudjuk-e ültetni a gyakorlatba? Hol mutathatóak ki pozitív eredmények a tréning elvégzése után? Az "Ügyfélszolgálat és reklamációkezelés" tréning pont erre ad lehetőséget. Egyrészről itt arról van szó, hogy átélhetik azokat a helyzeteket, amelyek a valóságban előfordulhatnak, így nemcsak a maguk, de az ügyfelek szerepével is tudnak azonosulni. Ezeket a szituációkat meg kell élni, hogy helyesen tudjuk értelmezni, és le tudjuk vonni belőle a megfelelő következtetéseket, mely alapján felszámolhatjuk a negatív viselkedést, és erősíteni tudjuk a pozitív magatartást.

Másrészről elsajátíthatják annak gyakorlatát is, hogy a pozitív magatartási mintákat hogyan ültessék át a gyakorlatba: hiszen az, miként érezzük magunkat a bőrünkben, hogyan vélekedünk a munkahelyünkről, a szakmáról megmutatkozik munkánk minőségében. Az ügyfélszolgálaton minden nap profi módon kell képviselni a céget, ami nem kevés, fáradságos munkába kerül. Éppen ezért e tréning figyelmet fordít arra is, milyen módon értelmezzük és miképp álljunk hozzá feladatainkhoz, hogyan csoportosítsuk át energiánkat és gondolatainkat a minőségi munkavégzés érdekében. Következésképp a képzés eredménye az ügyfélközpontú, segítőkézséget tanúsító, a vevői igényeknek megfelelő minőségi szolgáltatás.

Nádasi Mónika
www.wifi.hu