Egyre nagyobb az elvárás a HR-szoftverekkel szemben

A folyamatosan változó és teljesítményorientált világban, mindig újabb és újabb igények, elvárások merülnek fel, a cégek még hatékonyabban, még gyorsabban szeretnék elvégezni munkafolyamataikat, így egy szoftvernek is egyre többet kell tudnia, még több funkcióval kell rendelkeznie. Ez az elvárás abból is adódik, hogy ma már számos vállalkozás dönt úgy, hogy nemcsak személyügyi adminisztrációját, hanem teljes humán erőforrás menedzsment rendszerét informatikai alapokra helyezi.

Egy jó humán erőforrás szoftver pedig teljes mértékben lefedi a HR osztály tevékenységének támogatását minden, a humán erőforrás területéhez kapcsolható feladatban. Vagyis alkalmazható egyebek mellett a toborzás, kiválasztás, a munkaügyi adminisztráció (munkakörök leírása, munkaszerződések nyilvántartása), karriertervezés, oktatás, képzés-fejlesztés, teljesítményértékelés, kompenzációs rendszer kialakítása és nyilvántartás, bérszámfejtés területén is. Ezen felül biztosítja a megfelelő stabilitást és adatbiztonságot, illetve követi a jogszabályi változásokat.

Integrált HR megoldás a VT-SOFT-tól

Nem kevesebbre vállalkozott a VT-SOFT Kft. sem, amikor piacra dobta legújabb, VT-Constellation néven futó termékét, amely összetett szervezeti bér-, tb, munka és személyügyi feladatok komplex kiszolgálására alkalmas. Egyedi tulajdonságainak köszönhetően a cégek és az intézmények HR-részlegei olyan feladatoknak is eleget tehetnek, amelyeket korábbi programjaikkal nem tudtak ellátni. A rendszer egyik nagy előnye, hogy moduláris felépítésű, így a felhasználók számos kész al-modulból választhatják ki a számukra legalkalmasabb, egyedi igényeiknek megfelelő struktúrát.

A VT-Constellation mindenekelőtt a munkaügyi adminisztrációt támogatja, adatbázisában minden, munkavállalókkal kapcsolatos információt tárol. Az adatok helyességét speciális adatellenőrzés biztosítja, ami figyeli a beérkező adatokat és adatváltoztatásokat. Mivel a módosításokat a rendszer dátummal és időponttal naplózza, az adatkeresés gyors és egyszerű. A rendszer bármilyen típusú munkaszerződést támogat. A munkavállaló személyes adatain kívül regisztrálni lehet a képzettségét, bizonyítványait, kompetenciáit, előmenetelét. Emellett tárolni lehet benne a dolgozó családi helyzetéről is minden kívánt adatot, ami a családi és egyéb pótlékok, támogatások és szabadságok elbírálásához fontos. A HR-esek külön fülön rögzíthetik a munkavállaló jutalmait és elmarasztalásait, előléptetéseit, felfüggesztéseit. Érdemes kiemelni azt is, hogy számos jelentéstípus közül választhatnak a felhasználók, és ha ezek a sablonok nem lennének elegendőek, vállalatra szabott riportokat is lehet készíteni vele.

Természetesen a rendszer bér és tb számfejtést, juttatás-menedzsmentet is végez, a programba be vannak építve a mindenkori munkáltatói és adószabályok, a társadalombiztosítási előírások, a szociális és egészségügyi rendelkezések. Ami külön pozitívum, hogy egyéni és csoportos számfejtésre is lehet alkalmazni.

Ezen alap HR funkciókon kívül, a fejlettebb HR tevékenységekre is koncentrál a VT-Constellation, ezzel adva hathatós segítséget a HR-esek mindennapi munkájában. A program alkalmas például a belső és külső toborzási folyamatok kezelésére. A toborzási funkció ugyanis számos olyan lehetőséggel rendelkezik, amely megkönnyíti a toborzási feladatokat. A rendszer képes dokumentumokat online közzétenni, az alkalmasságot összehasonlítani és a jelentkezők között rangsort felállítani.

A rendszer azoknak a vállalatoknak is segítséget tud nyújtani, akik egyedi tréningstratégiát szeretnének kidolgozni. Az oktatás és tréning program alkalmassági és képzettségi profilokat tud össze állítani. A dolgozók közvetlenül használhatják a rendszer különböző funkcióit, hogy megnézzék és összehasonlítsák a különböző tanfolyami, oktatási lehetőségeket.

Az új szoftver a motiválás és karriertervezés területén is hatékonyan alkalmazható. A rendszer ugyanis alkalmassági és képzettségi profilokat képes összeállítani, amelyek alapján a dolgozókat értékelni lehet, megfelelő képzésüket biztosítani lehet, de alapjául szolgálhat az egyedi karriertervezésnek is.

A program emellett tartalmaz tb modult is, amely a hiányzásokat tartja nyilván. Emellett támogatja a munkaegészségügy és munkavédelem területét, külön nyilvántartást enged vezetni a polgárjog hatálya alá tartozó szerződésekről és az ehhez kapcsolódó kifizetésekről. A munkaidő-menedzsment modul munkaidő-beosztástervezést, munkaidő-mérést készít, figyeli a munkavállalói jelenlétet és a munkaidőtervektől való eltéréseket.

Könnyen ment az átállás a Collingnál

Amellett, hogy egy HR-szoftvernek sok funkciója van, és megbízható adatokat szolgáltat, elvárás vele szemben az is, hogy gyorsan bevezethető és könnyen megtanulható legyen. Így gondolják ezt a Colling Szervező és Controller Kft-nél is, ahol két hónapja használják a VT-Constellationt, igaz hogy jelenleg csak három partnernél, de már most tervezik, hogy az év második felében valamennyi ügyfelüknél átállnak erre a rendszerre - mondta Szabóné Krivácsi Henriett HR üzletágvezető a program múlt heti termékbemutatóján.

Az adótanácsadással és könyveléssel foglalkozó Colling nem működhet megbízható és pontos informatikai rendszer nélkül, hiszen 130 ügyféllel dolgoznak és több ezer ember számfejtését végzik. Eddig ehhez a VT SOFT egyik korábbi, OPUS nevű programját használták, amellyel elégedettek voltak, mert stabilan működött, egyebek mellett jól számolta a személyi jövedelemadót, a nyugdíjjárulékot, csakhogy időközben megváltoztak az ügyfelek igényei, már más típusú kimutatásokra volt szükség. Ezért döntöttek úgy, hogy négy év "OPUS korszak" után váltanak. - Tavaly nyáron számos szoftvert néztem meg a piacon, de kevés olyat találtam, amely alkalmas bonyolult, sok fővel dolgozó cég számfejtésére, ezért a VT-Constellation mellett döntöttünk - fejtette ki Szabóné Krivácsi Henriett.

A HR üzletágvezető elárulta: több szempontból is elégedettek a programmal. Szerinte nagyon fontos, hogy egy szoftver bevezetésénél mennyire tudják tartani a határidőket, ami az ellenőrzés, tesztelés miatt is elengedhetetlen. A VT Constellation bevezetése viszonylag rövid időt vett igénybe, az adatokat két hét alatt konvertálták át az új rendszerbe, ráadásul az összes törzsadat (besorolási bérek, számlaszámok) pontosan került át. A dolgozók helyzetfelmérő kérdőívet töltöttek ki, amelynek a segítségével végezték el a szakemberek a paraméterezést.

Ezután a betanítás időszaka következett, amelynek során a dolgozók információkat kaptak a program hátteréről is, ami sokat segített abban, hogy megértsék a rendszer logikáját, mivel a program finomabb beállításokat is tud, így könnyebb volt rájönni, melyik funkciót melyik követi.

A HR vezető a rendszer előnyei között említette az átláthatóbb kezelői felületet, a minimális hibázást, illetve a jogosultságok korlátozásának lehetőségét. - A program mellett szól az is, hogy tud angolul, ami nekünk azért fontos, mert sok külföldi partnerünk van - mondta Szabóné Krivácsi Henriett, aki bevallotta: először bonyolultnak tűnt a rendszer, de a munkatársak könnyen megtanulták és megszokták a használatát és ma már ők javasolják, hogy térjenek át rá, mert hatékonyabban, gyorsabban tudnak adatokat rögzíteni.

A HR vezető szerint megfelelő tervezés és előkészítés nélkül nem lett volna ilyen sikeres az átállás, ezért tartja fontosnak, hogy új szoftver vásárlása előtt mindenképpen tisztázzuk az elvárásokat.

Tegyük könnyebbé az informatikai váltást!

Egy IT változtatási döntésnél azonban a humán aspektusokra is érdemes odafigyelni, hiszen mindenfajta változás ellen pszichésen küzd az ember. Ráadásul, ha a változás felülről jön, általában elutasítóan viselkedünk. Ha a meglévő munkafolyamatot egy másik váltja fel, tartunk attól, hogy azt nehezebben szokjuk majd meg, tehernek érezzük, hogy újra tanulni kell. Egy új szoftver esetében pedig nemcsak a működését fontos megérteni, hanem a kezelését is meg kell tanulni.

Azok a vezetők azonban, akik ismerik ennek a folyamatnak a lélektani hátterét, tudják, hogy egy változásnál milyen reakciókra számíthatnak, így könnyebben keresztülvihetnek egy ilyen folyamatot - világított rá Galambos Ágnes, a Krauthammer humántőkefejlesztő cég ügyvezető igazgatója. A szakember Elisabeth Kübler Ross gyászgörbéjének felhasználásával ismertette a változások megélésének két nagy fázisát. Eszerint az első fázis az érzelmi reakciókon alapul, vagyis amikor a dolgozó értesül a változásról, jelen esetben például egy szoftver váltásról, először a tagadás és a düh stádiumába kerül, vagyis ellenzi, nem akarja a változást. Ezt követően a régi rendszer iránti nosztalgia érzés ébred fel benne, majd az újtól való félelem. Ezután a racionális fázis következik, amelyben a munkavállaló a feltételek tisztázását követően kezd megbarátkozni a változás gondolatával, azaz vagy elfogadja, vagy ritkább esetben véglegesen elutasítja ezt (például kilép a vállalatból), végül elkötelezi magát a változtatás mellett (és általában örömmel tapasztalja az eredményeket).

Galambos Ágnes szerint ahhoz, hogy ez az elfogadási periódus minél rövidebb legyen és sikeresen vigyük végig a szoftver váltást (tehát elkerüljük az esetleges nemleges döntést), fontos, hogy a jól előkészített bejelentéskor minél érthetőbben mondjuk el kollégáinknak, miért lesz jó az új IT rendszer. Azonban a változási görbe kezdeti fázisában a vezetők legyenek megértők, fogadják el a kollégák reakcióit - hiszen azok a fent leírt modell szerint természetes velejárói minden változásnak -, és később, már a racionális feldolgozás szakaszában legyenek készek érvelni, tisztázzák a körülményeket, hogy mire lehet pontosan számítani, mivel fog járni ez a változás, milyen új ismeretekre lesz szükség hozzá, de ekkor már akár meg is oszthatják a munkavállalókkal saját pozitív tapasztalataikat, hogy a következő változás még sikeresebb legyen.