Hatékony munkaerő kiválasztás - A toborzási folyamat támogatása informatikai eszközökkel

Függetlenül attól, hogy milyen forrásból és milyen módszerekkel toboroz vállalatunk, mindig van lehetőségünk arra, hogy információt gyűjtsünk és raktározzunk el arról a pályázóról, akit önéletrajza, vagy egyéb források alapján potenciálisan érdemesnek tartunk arra, hogy a csapatunk tagja legyen.
A toborzási tevékenységben (a pályázói és munkaköri alapadatok raktározásán/biztosításán túl) az informatika döntően a munkaköri követelmény profilok szolgáltatását, a pályázók egymással- és a megpályázott munkakörök követelményeivel történő összevetését, elemzését, a pályázókkal történő kapcsolattartást támogatja, valamint kiemelkedő szerepe van a tesztek kitöltésében és a tesztelés eredményeinek értékelésében is. Ezek azok a területek, melyekre a cikkünkben koncentrálni fogunk.


Munkakör-értékelő rendszerek

Mi alapján mondjuk meg, ki az ideális jelölt egy adott munkakörre, és milyen feltételek alapján bíráljunk el egy pályázót? Nos, ahhoz, hogy a pályázókat objektív módon tudjuk értékelni, szükségünk van egy kompetencia modellre, melyhez mérhetjük őket. Igénybe vehetünk generikus kompetencia-modelleket, melyeket tipikusan tanácsadó cégek készítenek, általános minta alapján (pl. vezetői, értékesítési, ügyfélszolgálati munkára) illetve a vállalat is kidolgozhat generikus kompetencia modellt egy-egy foglalkozási kategóriájára, melyben rögzíti, hogy az adott csoport esetében milyen kompetenciákkal rendelkező munkavállalók teljesítenek megfelelően.

A generikus modelleken kívül speciális kompetencia-modellek is létrehozhatók, ezek már egy adott munkakör betöltéséhez szükséges kompetencia követelményeket rögzítik. Ezek megalkotásához először készítenünk kell egy munkaköri elemzést, annak érdekében, hogy meg tudjuk fogalmazni, milyen ismeretekre, készségekre és képességekre van szükség a hatékony teljesítményhez. Második lépésként ezeket az ismereteket, készségeket és képességeket rangsoroljuk viszonylagos fontosságuk (a munkának a kívánt színvonalon történő elvégzésében játszott szerepük) szerint. Így előállítható egy adott munkakörhöz tartozó kompetenciaprofil, mely az egyes ismereteket, készségeket és képességeket a munkakör betöltése szempontjából jelentéssel bíró kompetenciákra fordítja le.

Néha persze megdöbbentő, milyen nehéz megfogalmazni, hogy a munkavállalók mely kompetenciái játszanak kulcsszerepet abban, hogy az általunk megkívánt színvonalon végezzék el munkájukat. Ebben a bonyolult feladatban segítséget nyújthatnak a munkakör-értékelő rendszerek, melyek segítségével részletes információkat gyűjthetünk az egyes munkakörökről. Az értékelési és elemzési fázisok végén így munkakörönként generálhatunk munkaköri leírást, álláshirdetést, munkakörre szabott interjúkérdéseket, kompetencia listát vagy akár az ideális munkavállaló személyiség-profilját is. Ideális esetben az elemzési fázist segítheti, ha a munkakörök munkaköri családokba sorolhatók, az adatgyűjtés pedig 360 fokos módszerrel történik, vagyis minden olyan alkalmazott részt vesz az elemzésben, aki "rálát" az elemzett munkakörre (a munkakört betöltő személy, egy felettese, egy mellérendelt munkakört betöltő, és így tovább.). A 360 fokos adatgyűjtés biztosítja, hogy az elemzés ne váljon egyoldalúvá, viszont valóban a munkakörről szóljon, ne pedig az azt aktuálisan betöltő személyről.

Végül, ha elkészült a követelmény listánk, teszteléssel és/vagy interjúztatás segítségével össze lehet hasonlítani a pályázók tulajdonságait a beosztás követelményeivel.


Tesztelés

Ha adott a normánk, jöhet a tesztelés! Ahol a körülmények lehetővé teszik, a hagyományos papír alapú tesztelés helyett a számítógép segítségével végzett tesztfelvételt javasoljuk. Az informatikával támogatott tesztkitöltésnek sok előnye van. Ezek közül a leginkább nyilvánvaló, hogy csökken a hibalehetőségek száma, mivel az adatbevitelt maga a jelölt végzi. Ezen kívül kisebb a megtévesztés lehetősége, hiszen a pályázónak nincs lehetősége visszalapozásra, a különböző jelöltek eredményei pedig könnyen összehasonlíthatóak (maga a szoftver látja el ezt a feladatot). Végül a szakértői rendszerek értelmezik a teszteredményeket, értelmes formába rendezik az adatokat, és laikus (nem pszichológus) felhasználók számára is értelmezhető szöveges leírást adnak a jelöltekről.


Interjú és adminisztráció

Az interjú során először is ügyeljünk arra, hogy az interjú legyen strukturált (minden jelölttől ugyanazt kell kérdezni, és ugyanolyan módon). A kérdéseket koncentráljuk a jelölt múltbeli viselkedésére, és ha próbákat, szituációkat játszunk, akkor mindenkivel ugyanazt játsszuk el. A beszélgetést irányíthatjuk azokra a helyzetekre, melyekbe a jelölt élete során a leggyakrabban és a legritkábban került, továbbá ami számára a legnehezebb, illetve a legkönnyebb - és így tovább - volt.
Az interjú során minősíthetjük a pályázó minden vizsgált kompetenciáját, melyeket aztán - akár súlyozva - átlagolhatunk.

A folyamatban ismét segítségünkre lehet az informatika. Képzeljük el, hogy 5 különböző pozíció mindegyikére 10 embert hallgatunk meg. Minden egyes pozícióhoz 10 különböző kompetencia tartozik, és minden egyes kompetenciát legalább 5 kérdés vagy dimenzió alapján ítélünk meg. Ha elkezdünk számolni, hamar beláthatjuk, hogy amennyiben kockás papíron vezetünk ilyen számú kompetenciát, az óhatatlanul hibázáshoz vezet. Az integrált humáninformatikai rendszerek viszont - a kompetenciák nyilvántartásán túl - korszerű módon támogatják a pályázatok elbírálását is: egyszerűen készíthetők lekérdezések, szűrések a pályázók adott beosztásnak való megfelelősségére vonatkozóan. Ezek a lekérdezések igény szerint bármikor módosíthatók, és segítségükkel könnyedén össze lehet hasonlítani egy adott beosztás által megkívánt készségeket egy adott pályázó tulajdonságaival. Sőt, ha váratlanul megüresedik egy pozíció, akkor egy pillanat alatt megmondható, hogy mely pályázókat érdemes újra behívni!


Informatikai támogatással

Sokat segít az értékelő folyamatban, ha vállalatunknál bevezetésre került egy olyan humáninformatikai rendszer, melyben megalkothatóak a munkavállalókat, illetve a pályázókat összehasonlíthatóvá tevő kompetenciaprofilok. A NEXON humáninformatikai rendszerében a nexONHR-ben például nyilvántartható a vállalaton belül létező összes munkakör, a hozzájuk kapcsolódó törzsadatokkal, profillal együtt. A rendszer toborzási moduljának feladata az e beosztásokra jelentkezők adatainak nyilvántartása és menedzselése, valamint a spontán megkeresések kezelése.

A rendszer segítségével megállapítható, hogy egy adott munkakörben milyen kompetenciákkal rendelkező munkavállalók teljesítenek a legjobban, ebből következően pedig az is, hogy milyen kompetenciákkal kell rendelkeznie az adott munkakörbe jelentkező pályázónak. Bár mindez energiát és időt takarít meg a HR munkatársak számára a kiválasztás során, mégis meg kell jegyezni, hogy maga az alap munka - a kompetencia profilok feltérképezése - hosszadalmas és időigényes feladat, mely nem egy esetben külső tanácsadó - vagy egy munkakör-értékelő rendszer bevonását is igényelheti.

Az adminisztráció azonban nem ér véget a kompetenciák adminisztrációjánál, és a humáninformatikai rendszerek is sokkal többre képesek ennél. A nexONHR-ben például minden egyes pozícióhoz tartozhat egy értékelési menet, azaz meghatározható, hogy milyen értékelési fázisokon kell keresztülmennie egy pályázónak, míg végül alkalmazásra kerül.

A kiválasztási folyamat minden vállalatnál meghatározott eseményekből, döntési pontokból épül fel, melyekhez különböző kiértesítések, pályázói státuszok kapcsolhatók. A kiválasztási szakaszok száma és típusa, az alkalmazott szűrési módszerek a pozíció jellegétől függően eltérhetnek. A rendszerben a felhasználó többféle kiválasztási munkafolyamatot állíthat össze a szabadon egymás után fűzhető eseményekből, státuszokból, értesítési lehetőségekből.

A felépített rendszer teljes mértékben lefedi az adott vállalat munkaerő-felvételi folyamatának sajátosságait, és a beépített automatizmusoknak köszönhetően jelentősen csökkenti a kiválasztás nyomon követésével járó adminisztrációt.

A nexONHR-hez hasonló modern humáninformatikai rendszerekben az interjúk időpontját, helyszínét, valamint az interjún résztvevő munkatársak nevét a humánpolitikai részleg rögzítheti, ezekről a pályázót és a pályáztatót a rendszer automatikusan értesíti a tárolt sablonlevelek segítségével (annak függvényében, hogy a pályázó adatainál milyen kapcsolattartási módot rögzítettünk, a leveleket a rendszer automatikusan e-mailen, vagy postai úton fogja elküldeni).

Minden pozícióhoz kijelölhető egy vagy több értékelő személy is (aki nem csak HR munkatárs, hanem pl. a pozíció közvetlen felettese is lehet), illetve egy munkatárs, aki azért felelős, hogy a pozíciót adott határidőre betöltse egy arra megfelelő személy. A rendszer csak ezeknek a személyeknek a nevét fogja felkínálni, amikor meg kell határozni, hogy az adott értékelést kinek kell lebonyolítania, és ezek a nevek fognak szerepelni a pályázó részére kiküldött leveleken is. A nexONHR jelentős számú egyéb automatizmust is tartalmaz. Levelező funkció támogatja például a pályázók értesítését: a megfelelő jelölt kiválasztása után egy gombnyomással küldhető elutasító levél a többi pályázónak.

Végül - a HR rendszerek közötti választás kapcsán - érdemes figyelmet fordítanunk az integrált rendszerek által felkínált előnyökre is. Az integrált rendszerek ugyanis képesek automatikusan adatokat átadni a különböző modulok között, így például, ha a toborzás modulba rögzített pályázó sikeresen szerepelt a kiválasztás során, úgy felvétele után adatai automatikusan kerültnek át a személyzeti nyilvántartás rendszerbe.

Látható tehát, hogy az informatika nagy segítséget jelent az interjú adminisztrációs hátterének megteremtésében, és jelentősen egyszerűsíti a toborzás-kiválasztás teljes folyamatának nyilvántartását és menedzselését. Véleményünk szerint a humáninformatikai rendszerek segítenek abban is, hogy az objektivitás és az igazságos kiválasztás kritériumainak egy sokkal magasabb és professzionálisabb szinten legyünk képesek megfelelni.


Ha többet szeretne megtudni a NEXON HR rendszeréről és a tesztelési technikákról, rendszerekről, látogasson el a www.nexon.hu és a www.tesztmester.hu oldalra.