HR automatizálás: AI eszközök, megtérülés, trendek

HR területen is forradalmi változások zajlanak a mesterséges intelligencia és az automatizáció elterjedése nyomán. A technológiai változások jelentősen átformálják a folyamatokat, hiszen egyre nagyobb szerepet kapnak a stratégiai döntéshozatalban és a munkavállalói élmény formálásában, személyreszabhatóságában is, az egyéb rutinszerű operatív feladatok elvégzésén túl. 

A Gartner felmérése szerint a HR vezetők 38%-a vizsgált vagy vezetett be AI eszközöket a a szervezetében a folyamatok hatékonyabbá tételére, és szintén a HR vezetők 76%-a szerint, ha a cégük nem vezet be mesterséges intelligencia eszközöket, generatív AI megoldásokat a következő 12-24 hónapban, akkor bizony le fognak maradni a versenyben. A HR döntéshozók többsége úgy látja, hogy az AI katalizátora a hatékony és a produktív működésnek. 

Nézzük, milyen feladatok automatizálhatók, hogyan vonható be a mesterséges intelligencia a különböző HR folyamatokba. 

Toborzás

Az AI használható álláshirdetések megírására, munkaköri leírások megalkotására. Az automatizált rendszerek képesek szűrni az álláspályázatokat, erre dedikált felületeken keresztül kapcsolatba lépnek a jelöltekkel, interjúkat szerveznek, videó-interjúkat bonyolítanak, sőt előzetes szűréseket is végeznek. 

Egyes eszközök nyomon követik a az interjúfolyamatot, és adott pontoknál kapcsolatba lépnek és kommunikálnak a jelölttel, ezzel javítva a jelöltélményt. Vannak, amelyek az arckifejezéseket, a kommunikációs stílust, viselkedést is képesek elemezni, ezekkel kapcsolatban azonban felmerülhetnek etikai kérdések az esetleges előítéletek kapcsán. Ennek eshetőségét küszöböli ki, ha az elemzés csak egy leiratra és nem magára a hangra vagy a videóra terjed ki. 

Az onboarding folyamat során is hasznos lehet az automatizáció: a cégről az alapvető információk átadására, a folyamat legfontosabb lépéseit digitálisan lekövető check listek, emlékeztetők használatával. 

Önkiszolgáló HR eszközök és chatbotok

A HR-chatbotok és virtuális asszisztensek mára mindennapossá váltak a munkavállalók napi igényeinek kezelésében. Ezek az eszközök válaszolnak a szabályzatokkal kapcsolatos kérdésekre, segítenek a szabadságigények benyújtásában, könnyíthetik a helyfoglalást az irodában – összehangolják a helyigényeket hibrid működés esetén. Bizonyos rendszerek azt is lehetővé teszik, hogy a kollégák visszajelzést adjanak egymásnak rajtuk keresztül. Valamint végigvezetik a munkavállalókat a belépési és kilépési folyamatokon. 

Ezen folyamatok automatizálásával a HR-csapatok a stratégiai feladatokra, a megtartást segítő, a munkáltatói márkát erősítő nagyobb léptékű programokra és személyes interakciókra koncentrálhatnak.

Teljesítményértékelés és képzés-fejlesztés

Az AI egyre nagyobb szerepet játszik a teljesítménymenedzsmentben, a szakmai fejlődési utak kialakításában és menedzselésében is. Az algoritmusok a visszajelzésekből és az elkötelezettségi felmérésekből adatvezérelt összesítéseket és elemzéseket készítenek igény szerint, Ezek segítségével feltérképezhetők a problémák, mielőtt azok eszkalálódnának illetve megfelelő akciótervek kapcsolhatók az egyes problémakörök kezeléséhez. 

A személyre szabott tanulási utak a még hiányzó és szükséges készségek és a karriercélok alapján kerülnek összeállításra, míg a finom viselkedési ösztönzők, emlékeztetők segítenek a munkavállalóknak jobb munkamódszerek éa a munkaszervezés készségének elsajátításában.

Bérszámfejtés, juttatások, complience

A HR-ben az adminisztratív feladatok egyre inkább automatizáltak. A bérszámfejtést, a juttatások kezelését és a megfelelés ellenőrzését intelligens rendszerek végzik, amelyek csökkentik a hibák számát és biztosítják a határidők betartását. Az AI-alapú complience eszközök automatikusan frissítik a szabályzatokat, elkészítik a szükséges dokumentációt és figyelmeztetik a HR-csapatokat a szabályozási kockázatokra, határidőkre. 

HR analitika és munkaerő-tervezés

Az AI-alapú elemzési platformok a HR-adatokat hasznosítható információkká alakítják, amelyekkel előre jelezhetők a fluktuációs kockázatok, azonosíthatók az elkötelezettségi tendenciák és modellezhetők a jövőbeli munkaerő-igények. 

Automatizálás és ROI

Az automatizált rendszerek lényege, hogy a rutinszerű, repetitív feladatokat átveszik az emberektől, így ezek gyorsabban, hatékonyabban elvégezhetők, míg a humán erőforrás magasabb hozzáadott értékű feladatokat láthat el. 

Így időt és költséget is spórolhat a munkáltató. Amerikai kutatások szerint az automatizált eszközöket használó HR-esek 89%-a számolt be megnövekedett hatékonyságról, 36% például már érzékeli a költségek csökkenését például a recruitment területén. A felvételi folyamat hossza akár 50%-kal csökkenhet, miközben a jelöltek illeszkedése a munkakörökhöz akár negyedével javul. Szintén jók a mutatók az új felvételek megtartása, az AI-jal segített onboarding folyamatokkal való elégedettség terén. A prediktív funkciók segítik a fluktuáció csökkentését és a munkaerő-tervezést. Az automatizált HR rendszereket működtető cégek 62%-ánál javult a munkavállalói elkötelezettség. 

Ugyanakkor hagy még bőven kívánni valót is maga után a tudatos felhasználás. A BCG „AI at Work” jelentése szerint a válaszadó felhasználók 47%-a több mint egy órát megspórol a napi munkaidejéből a mesterséges intelligencia használatával, azonban csak harmaduk kap arra iránymutatást, hogy mit kezdjen ezzel az idővel. 

Általánosan azt lehet mondani, hogy a cégek 72%-ában elkezdték bevezetni a generatív AI eszközöket a munkafolyamatokba, 50% tart ott, hogy újratervezik emiatt a folyamatokat és a munkaköröket, míg egyelőre csak 22% használja innovációra – derül ki szintén ebből a kutatásból.

HR automatizálás trendek

AI agentek vagy MI ügynökök: a passzív eszközöktől a proaktív, kezdeményező rendszerek felé való elmozdulás, amelyek teljes folyamatokat lebonyolítanak emberi részvétel nélkül, de emberi ellenőrzés és vezetés mellett. Az újgenerációs szervezeti modell szerint működő cégekben, amelyek mesterséges intelligencia alapú működésre épülnek, emberi vezetés alatt, ott az alkalmazottak új szerepet kapnak. A csapatok pedig hibrid módon, ember és MI együttműködésből épülnek fel.

Emberközpontú tervezés, hogy az AI kiegészítse, ne pedig felváltsa az emberi ítélőképességet.

Etikai és jogi biztosítékok: olyan keretrendszerek létrehozása, amelyek kezelik az elfogultságokat, az előítéleteket, foglalkoznak az adatvédelemmel és a megfeleléssel az AI-vezérelt HR-gyakorlatokban.

Integrált HR-ökoszisztémák: a toborzás, a bérszámfejtés, a teljesítmény és az elemzés összevonása egységes, AI-kompatibilis platformokba a hatékonyság és a döntéshozatal javítása érdekében.

Ugyanakkor a magyar cégek többségénél még korlátozottabb a mesterséges intelligencia felhasználási köre, leggyakrabban a toborzásban, a belső kommunikációban chatbotok formájában jelenik meg. A vállalkozások többsége (60% felett) még csak a jövőben tervezi bevezetni az automatizációt és az AI támogatott rendszereket. Általában hiányzik a képzés és a munkavállalók felkészítése ezekre a rendszerszintű változásokra. 

A mesterséges intelligencia tehát rendelkezik azzal a potenciállal, hogy a teljes munkavállalói életútba beépüljön, így valójában vállalati stratégia kérdése, hogy mire használja a cég az AI-t, és hol találja meg az egyensúlyt a racionalizálás és hatékonyságnövelés, valamint az ember, mint kreatív és szervezeti érték között.

Nyitókép Freepik