Megjelent: 16 éve

Hogyan válasszunk HR szoftvert?

A kiválasztás nulladik lépése a vezetői elhatározás, ami lehet alulról jövő kezdeményezés eredménye is. A szoftverkiválasztás legfontosabb szempontja az az állítás, hogy a szoftver nem cél, hanem eszköz. Ha ezt a szempontot tartjuk szem előtt és helyes választ adunk arra a kérdésre, hogy minek az eszköze, akkor jó irányba indulunk el.

Egy vállalati munkafolyamatban minden szoftver bevezetése jó apropó arra, hogy átgondoljuk esetleg újratervezzük vagy finomítsuk az üzleti folyamatokat. Ha ezt megtesszük, akár szoftver nélkül is megdöbbentő eredményeket érhetünk el hatékonyságban. Sok tevékenységről kiderülhet, hogy akár nincs is rá szükség. Tipikus példa erre mikor felmértük egy bér- munkaügyi osztály listaigényét. Hihetetlen mennyiségű papír alapú listát szerettek volna viszont látni az új szoftverben, ami nem igazán köthető a szoftver alapfunkcióihoz vagy törvényi előírásokhoz. Kérdésünkre hogy miért kell ez, általában két választ kaptunk:

  • A régiben is benne volt
  • X ezzel dolgozik egész hónapban és eddig kézzel, Excellel készítette.

Amikor X-et megkérdeztük, megtudtuk, hogy tényleg - ezzel dolgozik - de a végeredmény többnyire egy iratszekrény mélyére kerül. Egy átgondolt bevezetési folyamat sajnos érzékenyen érintheti egy osztály életét, hiszen kiderülhet, hogy bizonyos munkakörök részben vagy egészben feleslegesek. Ha már megszületett a döntés, tudjuk milyen folyamatokat akarunk gépesíteni, nézzünk szét a piacon. Sok kereskedő még több csillogó-villogó bemutatót fog tartani, és próbál meggyőzni bennünket arról, hogy az övé a legjobb, legolcsóbb.

Néhány jó tanács szoftvervásárlóknak:

Ne döntsünk elsőre
Nézzük meg több cég termékét, sokat tanulhatunk a prezentációk alatt, ami elsőre nagyon meggyőző volt, lehet hogy később nem lesz az

Kérjünk működő demót és próbáljuk is ki
Vagy adjuk oda szakértőnek, más a saját tapasztalásunk mint egy kereskedelmi célú bemutató

Valós igényeinknek megfelelő funkcionalitású szoftvert válasszunk
Sok HR alkalmazás külföldi módszertanok alapján készült (speciális kompetencia alapú értékelések, egyedi teljesítményértékelések). Ha úgy gondoljuk a mi szervezeti kultúránktól távol áll, keressünk más megoldást.

Kérjünk referencialistát, tegyünk referencialátogatást
Nagyon fontos a szállító megítélése korábbi vevői körében, ne hagyjuk ki!

Vigyünk a bemutatóra informatikust is, jókat fog kérdezni
Egy szoftvernek manapság sok követelménynek kell eleget tenni, ennek megítélését bízzuk szakemberre

Kérjünk szerződéstervezetet
Nézzük meg milyen garanciákat, rendelkezésre állást, kártérítési kötelezettséget kínálnak részünkre

Figyeljünk a szoftverkövetésre, kiszolgálásra
Bizonyos szoftverek folyamatos verziófrissítés nélkül nem használhatók sokáig, ilyen például a bérszámfejtés, hisz az adójogszabályok folyamatosan változnak. Itt nagy jelentősége van a szoftverkövetésnek és ennek természetesen ára van

Nézzük meg milyen szolgáltatásokat kapunk és milyen áron a bevezetés kapcsán
A bujtatott szolgáltatások ára (rendszeranalízis, projektvezetés, oktatások, installálás) néha meghaladhatja a termék árát, figyeljünk ezekre!

Milyen ügyfélszolgálata van a szállítónak?
Érdeklődjünk a referenciacégeknél, mennyire elérhetőek, milyen gyorsan reagálnak és oldják meg a problémákat

Alkudjunk de ne nagyon!
Az ajánlati árakban bőven vannak tartalékok, elképzelhető hogy a töredékére le tudjuk alkudni az árat, de ha a szállítónak nem éri meg, ezt a későbbiekben a szolgáltatási színvonal csökkenésén megérezhetjük.

Nézzük meg a céget, amelytől veszünk
Itt elsősorban a cég méretére, gazdasági helyzetére kell fókuszálni.
Sajnos a szakma bonyolultsága miatt az egy-két fős cégek (tisztelet a kivételnek) nem tudnak lépést tartani a technológiai és szakmai fejlődéssel.
Ha túl nagy céggel állunk kapcsolatban, lehet nem leszünk elég fontosak a számára, ha túl fiatal a cég. És még lehetne sorolni a kockázatokat

Milyen idős a termék?
Első látásra furcsa egy szoftver életkoráról érdeklődni, de minden szoftverterméknek van egy életciklusa, ezt egy Gauss görbével szokták szemléltetni, ami azt jelenti, hogy a termék fiatal korában még számos gyerekbetegséggel küzd, van egy csúcspontja mikor funkcionalitásában és minőségében is a maximumot nyújtja, majd kezd öregedni a sok módosításnak és változásnak köszönhetően és ez meglátszik kinézetén, menürendszerén és teljesítményén egyaránt. A teljes életciklus esetünkben 8-10 évre tehető.

A cég és termék jövőképe
Érdeklődjük meg a szállítótól, mi a jövőképük. Ha nem értik a kérdést, ne erőltessük a szerződéskötést. Ha korrekt és hihető választ kapunk, főleg a termékre vonatkozóan, (fejlesztési tervek, új funkciók, internetes modulok)
akkor továbbléphetünk.

Magyart vagy külföldit?
Kényes kérdés. Sok cégnél ragaszkodnak egy anyaországban megszokott márkához, itt nincs mit tenni, mellesleg egyre nehezebb megmondani pontosan, hogy mi az itthoni termék. Mindenesetre nehéz elképzelni, hogy egy indiai fejlesztőcsoport naprakész a magyar társadalombiztosítási jogszabályokból.

Ragaszkodjunk a tervszerű bevezetési projekthez!
És bátran vállaljunk benne szerepet, még ha plusz munkával és felelősséggel is jár, hisz nekünk készül, mi fogjuk használni, a befektetett munka pedig hamar megtérül, ha egy testre szabott igényeinket kielégítő HR informatikai megoldást kapunk!


Polyák György
  • 2022.10.11HR Fest 22 - Forgatókönyvek sűrűjében Újra jön a HR-világ legmeghatározóbb szakmai eseménye. Ősszel újra vár a HR Fest az Akvárium Klubban, ahol ezúttal a gyors változásokra és a közeledő sötét felhőkre fókuszálunk. Neked van már forgatókönyved? Részletek Jegyek
  • 2022.10.11XIX. Magyar Munkajogi Konferencia Atipikus munkajogviszonyok, munkaszerződés és munkajogviszony tartalma, határozott idejű jogviszony sajátosságai. Milyen kihívásokkal kell a cégeknek jelenleg szembenézniük munkaügyi kérdésekben? Nem érdemes hiányoznia a XIX. Munkajogi Konferenciáról. Részletek Jegyek
  • 2022.10.13TÉR workshop - Legyél a teljesítményértékelés szakértője! Miről lesz szó? TÉR bevezetés lépései, szakmai újdonságok, legjobb gyakorlatok, működtetéssel kapcsolatos szakmai titkok. A rendezvény ingyenes, de előzetes regisztrációhoz kötött. Részletek Jegyek
  • 2022.11.09Új EU-s irányelvek a Munka Törvénykönyvében Jelentős munkaügyi adminisztratív feladat ősz elején - két irányelv átültetésével módosul a munka törvénykönyve. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Egyre több magyar IT szakember dolgozna itthonról külföldre

Egy friss felmérésben a megkérdezettek majdnem kétharmada legalább egyszer visszautasított olyan állásajánlatot, amely nem biztosította a távmunka lehetőségét. Teljes cikk

Digitalizációs fejlesztési és szabályozási munkacsoport alakult

A most létrejött Digitalizációs fejlesztési és szabályozási munkacsoport egyik feladata, hogy az Országgyűlés őszi ülésszakára egy banki... Teljes cikk

4 szoftver, ami ingyen támogatja a HR működést

Rengeteget változtak a HR folyamatai és a szervezetek működése a pandémia éveinek köszönhetően. A folyamatok és feladatok egyre inkább áttolódtak... Teljes cikk