Kikkel számoljunk az irodahelyiség kiválasztásánál?

Egy irodát általában rengeteg ember használ, a célunk pedig az, hogy olyan ingatlant találjunk, ami az összes érintettnek megfelel és kényelmet biztosít. A legfontosabb azonban talán az, hogy a dolgozók, a munkatársaink a magukénak érezzék az irodát, és örömmel járjanak be oda nap mint nap. A kollégák elvárásait és igényeit tehát mindenképpen meg kell hallgatnunk döntés előtt.

Bonyolítja ugyanakkor a helyzetet, ha az irodában az ügyfeleink is megfordulnak majd. Könnyen lehet, hogy ők más elvárásokat támasztanak a cégünkkel szemben, és ugyanez igaz lehet az üzleti partnerekre és alvállalkozókra is. Próbáljunk az ő fejükkel is gondolkodni, és elképzelni, milyen irodában mennének flottul a dolgok.

Így találhatjuk meg a tökéletes irodát

Az irodahelyiség kiválasztásánál tengernyi szempont játszik közre, és bizony mindet alaposan át kell rágnunk, az összes érintett igényeivel össze kell vetnünk. Egy azonban biztos: a jó lokáció már fél siker. Senki sem szeret egy olyan munkahelyre bejárni, ahova csak fél tucat átszállással lehet eljutni vagy éppen lehetetlen parkolóhelyet találni a környéken. Ne feledjük azt sem, hogy egész mást jelent a könnyű megközelíthetőség annak, aki tömegközlekedik, illetve annak, aki autóval közelíti meg az irodát.

Az iroda nem feltétlenül az egyetlen ingatlan, ahol a cégünk jelen van. Ha gyártással foglalkozunk, bizonyára rendelkezünk egy üzemmel, szolgáltatóként pedig a központi iroda mellett több kisebb helyiséget is bérelhetünk. Mielőtt aláírnánk a bérleti szerződést, mérlegeljük azt is, hogy mennyire lesz nehéz eljutni a cég egyéb létesítményeibe. Ha az irodai dolgozók órákat töltenek majd azzal, hogy eljussanak az üzembe – és vice versa –, az bizony rengeteg bosszúságot okoz majd.

Az iroda elhelyezkedése fontos tényező, de közel sem az egyetlen, ami befolyásolhatja a választásunkat. Kifejezetten fontos az irodahelyiség mérete is – számoljunk azzal, hogy tervezünk-e bővítést és ha igen, mikor és milyen volumenűt! Legalább ilyen lényeges az is, hogy mi található odabenn. Napjainkban például egyre többen gondolják úgy, hogy az open office, vagyis a nyílt terek nem kedveznek a hatékony munkavégzésnek. Mások ugyanakkor élvezik a tágas miliőt és szeretik a nyüzsgést. Alapvető tehát, hogy meghatározzuk, melyik típusban telnének kellemesen a munkanapok.

Ha pedig már a dolgozók elégedettségénél tartunk, sokat tehetünk az ügy érdekében, ha olyan irodahelyiségbe költözünk, ami számos extra szolgáltatást kínál. Ilyen lehet többek között a házon belüli büfé vagy étterem, esetleg edzőterem vagy szabadidőszoba. Manapság gombamódra szaporodnak az ún. zöld irodák, amik egyszerre környezet- és emberbarát kialakításúak. Egy ilyen típusú épületben a kollégák általános közérzete is jobb lehet.

A munka eredményességét is döntően befolyásolja, hogy milyen irodában ülünk napi nyolc órát. Ha az olyan alapvető dolgok hiányoznak, mint a szélessávú internet vagy akár a takarítószolgálat, sok-sok kényelmetlenségre számíthatunk. Az iroda által kínált technikai feltételeket és alapvető szolgáltatásokat tehát mindenképp vizsgáljuk meg alaposan. Épp azért alapvetőek, mert ha hiányoznak, akkor hamar újabb költözés elé nézhetünk.

Hogyan kezdjünk bele az irodakeresésbe?

Alapvetően három lehetőség áll előttünk, hogy megtaláljuk a megfelelő, mindenki számára ideális irodát. Az egyik, hogy megyünk a saját fejünk után, és élve cégvezetői hatalmunkkal a kollégák feje fölött döntünk. Ez is egy út, csak éppen nem érdemes elindulni rajta. Sokkal jobban járunk, ha kikérjük a kollégák véleményét, és az alapján vágunk bele az irodavadászatba.

Az igényeink tudatosítása azonban nem garantálja, hogy meg is leljük álmaink irodáját. A tökéletes helyiség kiválasztása rengeteg időt és energiát emészt fel, ami hiánycikk mindannyiunk életében. Szerencsére nem is kell nekünk bajlódni ezzel, hiszen akár profikra is bízhatjuk a kiválasztást. Cégek tucatjait közül válogathatunk, akik az igényeink felmérése után előszűrik számunkra a lehetséges irodákat, és segítenek jó döntést hozni.

Az irodahelyiség hosszú távra szól

Éppen ezért nem érdemes félvállról venni a kérdést, és megelégedni a félmegoldásokkal. Mind a kollégák, mind a partnerek, illetve ügyfelek szemében nagyot növünk majd, ha az ő elvárásaikat is figyelembe vesszük az irodabérlésnél. Ez pedig a cégünk jó hírnevét és üzleti sikereit is szavatolja.