Mikor lesznek újra élő rendezvények HR-eseknek?

A rendezvényszervezők már tűkön ülve várják a megrendeléseket, a céges döntéshozók lassabban reagálnak. Úgy tűnik azonban, hogy szeptemberben elindul az élet kültéri ügyféltalálkozókkal, csapatépítésekkel. Mindenki ki van éhezve az élményre, egy kis személyes interakcióra. Ám ennél messzebb egyelőre kevesen terveznek. A koronavírus könnyen közbeszólhat. Körképünk.

“Jelenleg ajánlatokon dolgozunk és várjuk a pillanatot, amikor azokat megrendelik” - kezdi Duca Andrea, a HD Group Kommunikációs ügynökség ügyvezető partnere, aki egyben a Magyar Rendezvényszervezők és -szolgáltatók Szövetsége ügynökségi tagozati vezetője is. Éppen első olyan munkanapján értük utol, amikor március 16-a után újra csapatával az irodában találkozott. „Mi tulajdonosok úgy döntöttünk, hogy a tavalyi nyereséget, ebben a bevétel nélküli időszakban beruházzuk a működésbe, hogy minél kevesebb kellemetlen intézkedést kelljen meghoznunk” - mondta az ügyvezető. Hozzátette: egy sor hasznos dolgot tanultak a karanténidőszakban. Az biztos, hogy a rövid egyeztetéseknél hatékonyak az olyan szoftveres megoldások, mint a Teams vagy a Zoom, ez hosszú távon időt fog spórolni a szervezés során. Ezen kívül a karanténidőszak alatt a Facebookon Event Insider néven a rendezvényszervezésről szóló oldalt indított el videóinterjúkkal, melynek célja a szakma sokszínűségének és összetettségének bemutatása.

Nélkülözhetetlen a személyes élmény a kommunikációban

Ettől függetlenül azt vallja, hogy a nagyvállalatoknak nélkülözhetetlen személyes márkaélményt kell nyújtani, mind külső mind belső kommunikációban. Ezt igazolják vissza az ügyfelek reakciói is, akiknek egy része ugyan még óvatos, de ugyanakkora rész már tervezi az őszi rendezvényeket. Szeptember az a hónap, amelyre most a legtöbb megkeresés érkezik, egyes szabadtéri helyszíneknek itt már nincs is szabad időpontja.

Milyen rendezvényekben gondolkodnak? “Elsősorban külső helyszínekben vagy terasz-beltér kombinációban. Most úgy érzékeljük, hogy aki rendezvényt tervez, október közepéig le akarja bonyolítani, mert egy esetleges őszi második járványhullám is szerepel a számítások között.” Duca Andrea úgy látja, a vállalatok nem mondtak le az év végi rendezvényekről, de arról később születik döntés. Ez pedig az ügynökségektől sokkal gyorsabb reakcióidőt igényel majd. Előfordulhat, hogy a korábbi rendelkezésre álló szervezési idő a harmadára vagy a negyedére csökken majd.

Másként néznek ki a rendezvények

Miként néznek ki a következő időszak üzleti eseményei? “A vendégek és kollégáink biztonsága elsődleges. Megmaradnak a fertőtlenítőszerek, a távolságtartás, a kockázatokat minimalizálni kell. A liftekbe kevesebben szállhatnak be, a klasszikus svédasztal a mostani formájában talán megszűnik, az ételekhez több helyen lehet hozzájutni pincér felszolgálásában, az asztaloknál kevesebben ülhetnek, ahogyan a termekbe is kevesebb résztvevőt engedhetünk be.
Érdekes dilemma lesz a következő időszakban, hogy a megrendelők kevesebbet akarnak vagy tudnak költeni egy-egy eseményre, miközben a szervezési költségek a biztonsági intézkedésekkel emelkednek. Az iparágnak nagy problémája volt eddig az is, hogy az ügynökségek előfinanszírozták a rendezvényeket, a megrendelő utólag fizetett, ezt az idei évben biztosan át kell alakítani.” A szakember szerint jelenleg rendkívül labilis a helyzet, az iparágban arról beszélnek a szakemberek, hogy 2021 negyedik negyedévére állhat helyre az üzleti környezet.
Duca Andrea egyébként a Magyar Rendezvényszervezők és -szolgáltatók Szövetsége ügynökségi tagozati vezetőjeként részt vett a Covid-19 helyzetre reagáló szakmai ajánlások kidolgozásban, mely itt olvasható.

Mi lesz a HR rendezvényekkel Magyarországon és külföldön?

Mi a helyzet a HR-es rendezvényekkel? Szabadtéren, a Budakalász melletti Lupa Beachen lesz a következő HR Fest szeptember 3-án. Tóth Gergely alapító-főszervező elmondta, több ezer résztvevőt várnak, már sokan regisztráltak. “Úgy látjuk, hogy a bezártság hónapjai után nagy az igény a HR-esek körében a személyes találkozásra. Mivel HR-es csapatok is jöhetnek, így csapatépítő eseménynek is szánjuk ezt. Két színpadon lesznek előadások, lesz lehetőség a lazulásra, a beszélgetésekre. Minden biztonsági előírásnak meg fogunk felelni. Még néhány új ötletünk is van, amit most nem árulnék el, mert dolgozunk rajta.” A főszervező úgy látja, a HR-esek többsége nyitott a szakmai közösségi eseményekre, bár akadnak óvatosabbak és néhány cégnél tiltják a külső rendezvényeken való részvételt.
Az október 15-i, budapesti HR Festtel kapcsolatban már több a bizonytalanság. “A helyzet napok alatt változik, jöhet egy második járványhullám is. Mivel beltéri esemény, elképzelhető, hogy kisebb lesz a befogadóképességünk, nem lesz 150 előadás és a külföldről is kevesebben jönnek. A szakmai színvonalból azonban nem adunk lejjebb” - fogalmazott Tóth Gergely.

Még nem tudható, hogy mikor tartják meg az Országos Humánmenedzsment Egyesület 30. konferenciáját, melyre eredetileg május 5-6-án került volna sor.
A legnagyobb hazai karrierfórum, a HVG Állásbörze szervezői éppen a napokban végeznek kérdőíves kutatást kiállítóik körében részvételi szándékukról, terveikről. A kiértékelés után, nagyjából július elején születik meg a döntés, hogy lesz-e ősszel állásbörze a Papp László Budapest Sportarénában. A márciusi eléggé viharosra sikeredett.
A legnagyobb európai HR konferenciáknál is vegyes a kép. A koronavírus-járvány itt is elsodorta az utóbbi három hónap rendezvényeit. Legutóbb, június 11-12-én az amszterdami Beyondonline zajlott.
Az ősziek közül a szeptemberre tervezett kölni Zunkunft Personal Europe-ot október 12-16. között szintén virtuális eseményként tartják meg. A többit nem fújták le. Árulják a jegyeket az október 20-21-i párizsi Unleash Worldre, a “HR Davosaként” is aposztrofált The HR Congressre Valenciába és a november 30-december 1. közötti berlini HR Tech Europe-ra is.

A nyitóképen Duca Andrea