Toborzás és HR menedzsment digitálisan

A HR-eseknek és cégvezetőknek a változó munkaerő-piaci környezetben be kell látniuk, hogy hatékonyabbá, egyszerűbbé és átláthatóbbá kell tenniük toborzás-kiválasztási folyamataikat. Ebben sokat segíthet egy digitális rendszer, amilyen például az SAP Success Factors. A közös beszélgetést elindítandó a szoftver toborzási moduljának bevezetési tapasztalatairól a TDK EPCOS-tól Pintér Henrietta és Lakos Nikoletta számolt be, az OTP Bankot pedig Batta Mária és Szőke-Oláh Katalin képviselte, Pálffy Viktória, az Auchan Magyarország HR vezetője pedig katalizálta a beszélgetést.

Más tempó, más üzenet

Egy új rendszer bevezetéséhez le kell számolni rossz beidegződésekkel, már több évtizede működő folyamatokkal, amelyektől gyakran nem könnyű megválni. Így nem egyszerűen csak a cégvezetést, hanem a HR-eseket is meg kell győzni egy bevezetéskor arról, hogy bár egyelőre több dolguk lesz, és újdonságokat kell megtanulniuk, elsajátítaniuk, a végén mégis ők (is) jönnek ki majd nyertesen a helyzetből. Mert egyszerűbb, átláthatóbb, sok mindent automatikusan elvégző eszközt kapnak a kezükbe, amely levesz a vállukról terheket, és a céghez jelentkező munkavállaló számára is élményt ad, mert visszajelez, tartja a kapcsolatot, stb. A rendszerből nyerhető adatok segítségével ráadásul nagyon különböző szempontú statisztikák is készíthetők, amelyek a HR-eseknek és a vezetésnek is tükröt tartanak. Előbbieknek például megmutatja, hogy mennyire hatékonyak, milyen átfutási idővel dolgoznak, esetleg hol akad el a folyamat, a jelölt. Ráadásul az adminisztráció csökkentésével a HR-nek több ideje és energiája marad a nagyobb hozzáadott értékű munkára, így a szakmailag megalapozott döntéstámogatásra is. Míg a vezetők is a számok mentén győzhetők meg leginkább, ha még a bőrükön esetleg nem érzékelik, hogy a munkaerőpiac már nem a régi.

Toborzási folyamat: elejétől a végéig

Pintér Henrietta hangsúlyozta, hogy ők egy olyan rendszert akartak bevezetni a TDK EPCOS-nál, amely a toborzási folyamatot elejétől a végéig kézben tartja: a jelentkezéstől kezdve, az interjú „leszervezésén” át, az ajánlat adásig. Ráadásul nem csak a felsővezetés és a HR, hanem a középvezetők és műszakvezetők is tudják használni, megfelelő jogosultságok mentén, így sokkal gyorsabban pótolható egy-egy szükséges munkavállaló, vagy akár egy jelentkező hiány egy műszakban, átláthatóbbá válik a működés. A felhős toborzási rendszer mobiltelefonos applikáción keresztül történő kezelhetősége is nagyon leegyszerűsíti a folyamatot. Rengetegen jelentkeznek ma már mobilon keresztül állásra, lehetőleg egy-két gombnyomással.

Az OTP-nél a rendszer biztosította hatékonyabb folyamatmenedzsment és analitika lehetővé tette, hogy elszakadjanak a napi adminisztratív teendőktől, és bevezessék a bankban a HR business partneri modellt. Mint Batta Mária elmondta, a rendszer segít a teljesítménymenedzsmentben is, a karrierutak kialakításában, és mivel modulokból áll, az igényeknek megfelelően lehet kialakítani.

Mindkét cégnél beszámoltak arról, hogy a toborzásban nagyon jól működnek a karrieroldalon beállítható állásértesítők, hiszen ezeket is a jelölt szabhatja testre magának, hogy mi az, amilyen pozíció őt valóban érdekli; valamint a munkavállalói ajánló programok, amelyek komoly motivációt jelenthetnek a már a cégnél dolgozóknak is.

A jelöltek kezében a gyeplő

Mindebből is kitűnik, hogy míg korábban reaktív volt a toborzási folyamat, a cégek a pozíciók meghirdetésén túl „passzívan” várakoztak a jobbnál jobb jelöltekre, addig ma már a jelöltek tartják kezükben a gyeplőt. A toborzás sikere pedig azon múlik, hogy a cégek meg tudják-e őket szólítani a számukra releváns módon, releváns csatornán keresztül, és ha ez sikerült, fenn tudják-e tartani az érdeklődésüket a toborzási folyamat során, elég gyorsak-e ahhoz, megfelelő élményt nyújtanak-e a jelöltnek annak érdekében, hogy valóban a vállalatnál akarjon dolgozni.
A beszélgetés résztvevői azt egyhangúan hangsúlyozták, hogy egy ilyen rendszer bevezetését alaposan elő kell készíteni a szükséges anyagokkal és kommunikációs szempontból egyaránt, a változást pedig nem csak kifelé, hanem befelé is megfelelően kell kommunikálni, felkészíteni rá a munkavállalókat.

Az SAP a rendszeresen szervezett üzleti reggelikkel egy olyan HR-es közösséget szeretne kialakítani, amely a digitális szoftvermegoldásokon túl, jó gyakorlatok, tapasztalatok megosztásával könnyebbé teheti a HR-esek életét.