10 kicsi indián - avagy egy toborzási rendszer bevezetésének tapasztalatai

A nemzetközi csoporthoz tartozó cég jelenleg közel háromezer fővel dolgozik egy nyugat magyarországi megyeszékhelyen, amelynek 80%-a fizikai dolgozó. Az elmúlt két évben közel 800 embert kellett felvenni úgy, hogy a városban és környékén komoly munkaerőhiány van. Ehhez hatékonyabbá kellett tenni a toborzást, mert korábban első sorban excel alapú volt a folyamat. Ehhez pedig szükség volt egy rendszerre, lehetőleg olyanra, amivel piaci előnyre lehet szert tenni. Így Magyarországon először vezették be az SAP felhő alapú SuccessFactors toborzási modulját.

A bevezetési folyamat nem ment minden zökkenő nélkül, de számos tanulságot tudott belőle levonni a cég és a bevezetést támogató BCS is. Ugyan a felhő alapú rendszereknél az adatok megfelelő védelme és biztonságos kezelése magas szinten biztosított, a menedzsmentet erről meg kellett győzni a bevezetést megelőzően. A biztonságos adatkezelésen túl az eszköz megfelel a jövőre élesedő európai adatvédelmi követelményeknek, a GDPR előírásainak is.

A felhő alapú megoldás azt jelenti, hogy nincsen szükség az eszközhöz külön hardware-re, különleges internetes beállításokra. A hagyományos eszközöktől eltérően ezért itt a bevezetés költségstruktúrája is más, az ügyfél előfizetésszerűen, havi díj formájában fizet a rendszer használatáért, a frissítésekért, a tanácsadói támogatásért, míg korábban a költség jelentős része egy összegben, a bevezetéskor jelentkezett.

A cégnek komoly fejtörést okozott a fizikai pályázók kezelése, akik a rendszer bevezetését megelőzően leggyakrabban papír alapú jelentkezéseket küldtek. Nem ritka, hogy éppen azért, mert az e-mailes kommunikációs formát nem használják, így nincs saját e-mail címük sem. Hogy a vállalat a rendszer bevezetésével ne veszítsen el egyetlen potenciális munkavállalót sem, mindent megtett azért, hogy a jelentkezők a felhő alapú rendszert akkor is használni tudják, ha nem mozognak otthonosan az internet világában. Gyakori volt, hogy a leendő munkavállalók a portán, papíron adták le önéletrajzukat. A vállalat a helyzet feloldására infopultokat állított be a portán, ahol az ide érkező jelentkezőknek a portaszolgálat technikai támogatást is nyújt a Karrier Központba, azaz az új toborzási rendszerbe történő regisztráláshoz, valamint a jelentkezésük feltöltéséhez.

A bevezetés másik nagy feladata a korábbi pályázói adatbázis migrálása volt az új rendszerbe. Az Karrier Központra „keresztelt” rendszerbe nem emelték be a meglévő pályázói adatbázist, amit a Személyzeti Osztály kezdetben komoly veszteségként élt meg. A korábbi pályázókat több csatornán értesítették a toborzó kollégák arról, hogy amennyiben még érdeklődnek a vállalatnál kínált álláslehetőségek iránt, regisztráljanak az új rendszerbe. Ez lehetőséget teremtett az adatbázis frissítésére is.

A rendszer az SAP HCM rendszerben nyilvántartott törzsadatokkal integráltan működik, keretrendszerét a nemzetközi jó gyakorlatok alapján alakították ki, ez bizonyos értelemben korlátokat jelent, hiszen nem lehet teljes mértékben cégre, egyénre szabni, ugyanakkor a negyedévente megjelenő fejlesztéseknél figyelembe veszik az ügyfelek visszajelzéseit. Így nem olyan egyedi, mint egy saját on premise rendszer, de éppen ezért a folyamatok átláthatóbbak és egyszerűbbek. A beépített tartalmak lehetővé teszik a gördülékenyebb ügyintézést, például a toborzási igények meghatározásában, vagy a kommunikációban az automatikus e-mail értesítőkkel. A keletkezett adatokból folyamatos a riportolási lehetőség, a folyamatok nyomon követhetők és monitorozhatók, a toborzási tevékenység eredményessége transzparens és visszamérhető.

A toborzásban érintett vezetőket is meg kellett győzni a rendszer hatékonyságáról, használhatóságáról, hiszen a toborzási folyamattal kapcsolatos feladataikat a rendszerben kell rögzíteniük. Ugyanakkor hosszabb távon a menedzsernek és a cégnek is jobb, hogy áttekinthetőbbek a feladatok, ki, hol tart egy-egy folyamatban: például kit, mikor interjúztatott, mik voltak a benyomások, milyen ajánlatot adott a HR-es a jelöltnek.

Az ambiciózus ütemtervekkel érdemes vigyázni a vállalat és a tanácsadó cég szerint is, hiszen jelentős beállítási feladat mellett a kapcsolódó tartalmak (munkakör-specifikus követelmények, hirdetések stb.) elkészítése, valamint a rendszer alapos tesztelése is erőforrás-igényes feladat. Ezekre érdemes elég időt szánni annak érdekében, hogy az éles működésben a felhasználók munkája valóban könnyebb legyen. A rendszer alapvetően felhasználóbarát, hiszen a felhasználói felületet applikációszerűen, a lehető legáttekinthetőbben, a könnyen kezelhetőséget szem előtt tartva alakították ki.

A SuccessFactors moduljai egymásra építhetők, így a toborzási modul után, nincs akadálya például a beléptetés (onboarding), illetve a képzési modul bevezetésének sem, ha a cég erre szánja el magát következő lépésként.

Az új toborzási rendszer bevezetésétől a hirdetési és a fejvadász költségek csökkenését, és a toborzási folyamat átfutási idejének csökkenését is várja a vállalat. Kiszámolták, hogy figyelembe véve dolgozók betanítási költségeit, ha az eredményesebb, jobb minőségű toborzással csökkenthető a fluktuáció, akkor megérte az átállás a felhő alapú rendszerre, vélekedett a cég képviselője.

Fotó: Pixabay