Megjelent: 4 éve

10 kicsi indián - avagy egy toborzási rendszer bevezetésének tapasztalatai

Adott egy elektronikai alkatrészeket gyártó nyugat-magyarországi nagyvállalat, amelynek jelentős kékgalléros munkaerőigénye van az ország egy olyan területén, ahonnan a munkavállalók jelentős része a szomszédos Ausztriába jár át dolgozni. Ebben a helyzetben a vállalat nem csak új toborzási megoldásokat indított el, de a korábbinál hatékonyabb toborzási folyamatot is bevezetett. Az új felhő alapú toborzási eszköz a bevezetéséről beszélt az SAP éves siófoki fórumán a cég képviselője Pintér Henrietta, és Lipták Emőke, a BCS Business Consulting Services Kft. senior tanácsadója. Tíz olyan pontot elemeztek, amelyet kritikusnak ítéltek a projekt kezdetén, és beszéltek arról is, mennyiben igazolta az élet a kezdeti félelmeket.

A nemzetközi csoporthoz tartozó cég jelenleg közel háromezer fővel dolgozik egy nyugat magyarországi megyeszékhelyen, amelynek 80%-a fizikai dolgozó. Az elmúlt két évben közel 800 embert kellett felvenni úgy, hogy a városban és környékén komoly munkaerőhiány van. Ehhez hatékonyabbá kellett tenni a toborzást, mert korábban első sorban excel alapú volt a folyamat. Ehhez pedig szükség volt egy rendszerre, lehetőleg olyanra, amivel piaci előnyre lehet szert tenni. Így Magyarországon először vezették be az SAP felhő alapú SuccessFactors toborzási modulját.

Pintér Henrietta
A bevezetési folyamat nem ment minden zökkenő nélkül, de számos tanulságot tudott belőle levonni a cég és a bevezetést támogató BCS is. Ugyan a felhő alapú rendszereknél az adatok megfelelő védelme és biztonságos kezelése magas szinten biztosított, a menedzsmentet erről meg kellett győzni a bevezetést megelőzően. A biztonságos adatkezelésen túl az eszköz megfelel a jövőre élesedő európai adatvédelmi követelményeknek, a GDPR előírásainak is.

Lipták Emőke
A felhő alapú megoldás azt jelenti, hogy nincsen szükség az eszközhöz külön hardware-re, különleges internetes beállításokra. A hagyományos eszközöktől eltérően ezért itt a bevezetés költségstruktúrája is más, az ügyfél előfizetésszerűen, havi díj formájában fizet a rendszer használatáért, a frissítésekért, a tanácsadói támogatásért, míg korábban a költség jelentős része egy összegben, a bevezetéskor jelentkezett.

A cégnek komoly fejtörést okozott a fizikai pályázók kezelése, akik a rendszer bevezetését megelőzően leggyakrabban papír alapú jelentkezéseket küldtek. Nem ritka, hogy éppen azért, mert az e-mailes kommunikációs formát nem használják, így nincs saját e-mail címük sem. Hogy a vállalat a rendszer bevezetésével ne veszítsen el egyetlen potenciális munkavállalót sem, mindent megtett azért, hogy a jelentkezők a felhő alapú rendszert akkor is használni tudják, ha nem mozognak otthonosan az internet világában. Gyakori volt, hogy a leendő munkavállalók a portán, papíron adták le önéletrajzukat. A vállalat a helyzet feloldására infopultokat állított be a portán, ahol az ide érkező jelentkezőknek a portaszolgálat technikai támogatást is nyújt a Karrier Központba, azaz az új toborzási rendszerbe történő regisztráláshoz, valamint a jelentkezésük feltöltéséhez.

A bevezetés másik nagy feladata a korábbi pályázói adatbázis migrálása volt az új rendszerbe. Az Karrier Központra „keresztelt” rendszerbe nem emelték be a meglévő pályázói adatbázist, amit a Személyzeti Osztály kezdetben komoly veszteségként élt meg. A korábbi pályázókat több csatornán értesítették a toborzó kollégák arról, hogy amennyiben még érdeklődnek a vállalatnál kínált álláslehetőségek iránt, regisztráljanak az új rendszerbe. Ez lehetőséget teremtett az adatbázis frissítésére is.

A rendszer az SAP HCM rendszerben nyilvántartott törzsadatokkal integráltan működik, keretrendszerét a nemzetközi jó gyakorlatok alapján alakították ki, ez bizonyos értelemben korlátokat jelent, hiszen nem lehet teljes mértékben cégre, egyénre szabni, ugyanakkor a negyedévente megjelenő fejlesztéseknél figyelembe veszik az ügyfelek visszajelzéseit. Így nem olyan egyedi, mint egy saját on premise rendszer, de éppen ezért a folyamatok átláthatóbbak és egyszerűbbek. A beépített tartalmak lehetővé teszik a gördülékenyebb ügyintézést, például a toborzási igények meghatározásában, vagy a kommunikációban az automatikus e-mail értesítőkkel. A keletkezett adatokból folyamatos a riportolási lehetőség, a folyamatok nyomon követhetők és monitorozhatók, a toborzási tevékenység eredményessége transzparens és visszamérhető.

A toborzásban érintett vezetőket is meg kellett győzni a rendszer hatékonyságáról, használhatóságáról, hiszen a toborzási folyamattal kapcsolatos feladataikat a rendszerben kell rögzíteniük. Ugyanakkor hosszabb távon a menedzsernek és a cégnek is jobb, hogy áttekinthetőbbek a feladatok, ki, hol tart egy-egy folyamatban: például kit, mikor interjúztatott, mik voltak a benyomások, milyen ajánlatot adott a HR-es a jelöltnek.

Az ambiciózus ütemtervekkel érdemes vigyázni a vállalat és a tanácsadó cég szerint is, hiszen jelentős beállítási feladat mellett a kapcsolódó tartalmak (munkakör-specifikus követelmények, hirdetések stb.) elkészítése, valamint a rendszer alapos tesztelése is erőforrás-igényes feladat. Ezekre érdemes elég időt szánni annak érdekében, hogy az éles működésben a felhasználók munkája valóban könnyebb legyen. A rendszer alapvetően felhasználóbarát, hiszen a felhasználói felületet applikációszerűen, a lehető legáttekinthetőbben, a könnyen kezelhetőséget szem előtt tartva alakították ki.

A SuccessFactors moduljai egymásra építhetők, így a toborzási modul után, nincs akadálya például a beléptetés (onboarding), illetve a képzési modul bevezetésének sem, ha a cég erre szánja el magát következő lépésként.

Az új toborzási rendszer bevezetésétől a hirdetési és a fejvadász költségek csökkenését, és a toborzási folyamat átfutási idejének csökkenését is várja a vállalat. Kiszámolták, hogy figyelembe véve dolgozók betanítási költségeit, ha az eredményesebb, jobb minőségű toborzással csökkenthető a fluktuáció, akkor megérte az átállás a felhő alapú rendszerre, vélekedett a cég képviselője.

Fotó: Pixabay
  • 2021.06.14DEKRA Felnőttképzési konferencia A globális képzési piac meghatározó szereplőjeként fontos számunkra, hogy ügyfeleink képzéseinek tervezéséhez és megszervezéséhez a lehető legtöbb támogatást adhassuk. A 2021. január 1-től hatályos, az OKJ-t felváltó új képzési rendszerrel életbelépő új folyamatok minden munkáltatót érintenek, akik munkavállalóik részére képzéseket szerveznek. Hogy segítsük az eligazodást, illetve iránymutatást nyújthassunk az új képzési rendszerrel kapcsolatban, INGYENES webkonferenciát tartunk a témában. Részletek Jegyek
  • 2021.06.19Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. Részletek Jegyek
  • 2021.06.23Visszatérés az irodába, de hogyan? Visszacsöppenni az irodai forgatagba kihívásokkal teli feladat, tudatosan megtervezett lépések mentén azonban viszonylag zökkenőmentessé tehetjük a folyamatot. Részletek Jegyek
  • 2021.06.28Minőségellenőr képzés A minőségellenőrök felkészítése a minőségellenőrzési és fejlesztési tevékenységek eredményes elvégzésére. A minőségellenőrzéshez szükséges alapvető ismeretek és módszerek készségszintű elsajátítása, a résztvevők minőségirányítási kompetenciájának fejlesztése. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Budapesten alakítja ki új Automatizációs Tudásközpontját a Morgan Stanley

A Morgan Stanley úgy döntött, hogy Budapesten alakítja ki azt a tudásközpontot, amelynek célja az automatizáció felgyorsítása a banknál a... Teljes cikk

A túlélés záloga lehet a jól digitalizált humán erőforrás menedzsment

Hazai HR és IT szakértői körben egyre gyakrabban merül fel az igény a szervezet által alkalmazott HR informatikai megoldások továbbfejlesztése, vagy... Teljes cikk

„Kéz a kézben jár a fenntarthatósági szemlélet és az üzemeltetési szempontrendszer”

Miközben a járvány felerősítette az irodai eszközállomány észszerűsítésének igényét, a tudatosan racionalizáló cégek és állami... Teljes cikk