Korszakváltás a képzési adminisztrációban: felejtsd el a jelenléti íveket!

Eljött az idő, végre megszabadultunk a képzési adminisztrációs terhektől, és kényelmesen, papírmentesen, egy mobil appban tudjuk kezelni képzési részvételi adatokat és elszámolást. Beszámolónk az első tapasztalatokról.

2024 egy fontos mérföldköve lett a Juventus Language Group több mint 30 éves működésének: nagyvállalati partnereinkkel régóta közös igényünk és törekvésünk, hogy a HR-részlegeket tehermentesítsük, és a lehető legkevesebb adminisztrációs feladatot jelentsen számukra a nyelvi képzések szervezése.

Innováció a vállalati nyelvoktatás adminisztrációjában

A Juventus Language Group-ban a folyamatos fejlődés, a digitális transzformáció és az innováció a vállalati DNS-be kódolt alapértékek. A vállalati nyelvtanulásI igényeket üzleti nyelvtudást fejlesztő vállalati nyelvtanfolyamok mellett tréningekkel, mikroleckéket kínáló e-learning alkalmazással és nyelvi coaching szolgáltatásokkal bővítettük.

A dedikált szervezők, a gyakorlatias, sikerorientált szervezői munka után óriási fába vágtuk a fejszénket: egy mobil app fejlesztésébe fogtunk, hogy a jelenléti ívek jelentette kényelmetlenségektől megszabaduljunk, és a képzésekről naprakész, könnyen átlátható, rendszerezett információkkal rendelkezzünk mi, és a képzéseket megrendelő partnereink is.

2024-ben már a saját fejlesztésű Julearn mobil appal indítottunk minden vállalati képzést

A Julearn a vállalati partnereink, a képzések szervezői mellett a nyelvtanároknak és a képzésekben résztvevők számára is egyszerűbb, kényelmesebb megoldást kínál a nyelvórai jelenlét visszaigazolására. Ráadásul a vállalati HR-munkatársak a minden pillanatban elérhető és megbízható jelenléti adatok és átfogó statisztikák mellett követni tudják a folyamatban lévő tanfolyamok részleteit, és a résztvevők elégedettségét is. 

Havi képzési riportok a postafiókodban, automatizáltan

A képzésszervezés bár rengeteget fejlődött, de hagyományosan egy sok emberi munkát, odafigyelést, empátiát, és folyamatos egyeztetéseket igénylő folyamat, amely a vállalati szervező és a nyelviskola kapcsolattartója rendszeres kommunikációján alapul. Az is lényeges szempont, hogy a lehető legkevesebb félreértéssel, egymás pontos megértésével tudjanak együtt dolgozni. Azonban a képzések egyre nagyobb része került át az online térbe, és a Z generáció munkaerőpiacon való megjelenésével átalakulóban van a képzési adminisztráció folyamata is.  

A kor igényeinek megfelelően monoton, agyzsibbasztó munkát kivettük a képből, és boldogan megszabadultunk a jelenléti ívek és megosztott excelek bogarászásától: a képzési adatok 90%-át már a Julearn app segítségével szerezzük meg és automatizáltan dolgozzuk fel, illetve osztjuk meg partnereinkkel.

A Julearn segítségével havonta óramű pontossággal a szervezési ügyekért felelős HR-es munkatárs postafiókjába érkezik minden képzési adminisztrációhoz szükséges adat, és bármikor elérhető, letölthető minden jelenléti ív, FAR adatok, elégedettségi statisztikák és tanúsítványok.

A nyelvi órák élményét sem rontja le többé az adminsztráció

A képzésekben résztvevők számára is lényegesen jobb élmény, hogy a nyelvóra kezdetén időveszteség nélkül, alig néhány másodpercet tölt a nyelvórai jelenléte igazolásával, miközben mobilján ellenőrizheti, hogy milyen arányban vett részt a korábbi órákon, mikor és mennyi órája lesz még, az óra végeztével pedig gyors visszajelzést adhat az elégedettségéről is.  

Az első lépések és tapasztalatok

A fejlesztés egyik leggyorsabban megtapasztalt hozadéka volt, hogy a képzésszervezőink, adminisztrációs területen dolgozó kollégáink számára meglehetősen sok időt szabadított fel, így sokkal több energiájuk és idejük lett a minőségi, humán képességeket igénylő munkára, az odafigyelő, személyes ügyfélkapcsolatok fejlesztésére, a tanári csapat támogatására és további fejlesztésekre.