Amit minden vezetőnek tudnia kell a csoportfejlődésről
[caption id="attachment_216" align="alignright" width="139"] Szabó Zsófia[/caption]
A hatékony csapat vezetői álom – de ide el is kell jutni! Hol tart a csapatod? Mit tudsz tenni vezetőként, hogy minél hamarabb teljesítő csapatod legye
[caption id="attachment_216" align="alignright" width="139"]
Szabó Zsófia[/caption]
A hatékony csapat vezetői álom – de ide el is kell jutni! Hol tart a csapatod? Mit tudsz tenni vezetőként, hogy minél hamarabb teljesítő csapatod legyen? Milyen csapdák vannak és hogyan kerüld el őket? Erre ad választ a következő cikk.
Tuckman (1965) csoportfejlődési modellje a mai napig útmutatója lehet minden vezetőnek. A modell segít megérteni, hogy az alakulástól fogva mi történik a csoportokban, milyen dinamikák mentén szerveződik a változás, mire számíthatunk, és mit kell tennünk vezetőként, hogy a fejlődést felgyorsítsuk, vagy egyszerűen „csak” jól kezeljük.
Fő tanulságok – már így előzetesen
- Akárhányszor változik csapatunk összetétele (akár 1-1 ember érkezik, vagy távozik), a teljes fejlődési folyamat újraindul. Jó hír viszont, hogy az első 3 szakasz lerövidíthető!
- Az állandó, vagy rosszul menedzselt változások benn tarthatják a csoportokat az örök viharok zónájában. Egy-egy új eszköz, új munkamódszer, új vállalati rendszer könnyen csapdába ejtheti a csoportokat.
- A modell nem tisztán szekvenciális. A csoportok visszafelé is mozoghatnak. Egy-egy változás, esemény visszalökheti a csoportfejlődést egy korábbi szakaszba.
- A fenti csoportfejlődés sorrendje a személyes kapcsolódásokon alapszik. Virtuális csoportok működtetésében a szakaszok sorrendje és fókuszai megváltoznak.
- Amennyiben a viharok fázisában elakadunk (és ez gyakori), érdemes külső támogatót, szervezetfejlesztőt felkérni, mert gyors és olcsó beavatkozásokkal tud segíteni bennünket.
(1.) A formálódás, alakulás
A csoport kezdő szakasza, amikor a csoporttagok először találkoznak, körvonalazódik az együttdolgozás.
Mi jellemzi ezt az időszakot? Elsősorban az udvariasság, az útkeresés. A csoporttagok nagyon figyelnek a másikra, keresik, hogy kihez és hogyan tudnak kapcsolódni. Konfliktusok, nézeteltérések ritkán kerülnek felszínre, lehet, hogy sok a csend, vagy túl kevés a kommunikáció. A felmerülő problémákat gyakran alulértékeli a csoport, vagy leegyszerűsített válaszokat ad, hisz a konfrontálódás ebben az időszakban még túl nehéz. A csoport kiemelt figyelemmel lehet a vezető irányában, elképzelhető, hogy erős függést építenek ki.
Vezetőként a feladat elsősorban a tiszta keretek és elvárások lefektetése. Ilyen például az időhöz való viszonyunk (munkatempó, pontosság, határidők), de a konfliktuskezelési mód is. Amennyiben azt érzékeli a vezető, hogy vannak olyan csoporttagok, akik viselkedése a későbbiekben konfliktusokat szülhet, kezdjen felkészülni rá és 1:1 találkozókon adjon visszajelzést a munkatársnak. Ebben az időszakban nem valószínű, hogy sok konfliktust kell menedzselni, de a későbbi szakaszokra érdemes felkészülni. Vezetőként legyen realista, a kezdetekben túl optimistának lenni - bár a csoport finom, udvarias működése miatt könnyű ezt az optimizmust megélni- a későbbi szakaszok miatt veszélyes lehet.
(2.) Viharok, konfliktusok
A kezdeti sima fázist a viharok időszaka váltja fel. Ez egy igen disszonáns és turbulens időszak. Ahogy a csoporttagok közötti különbözőségek és a feladatmennyiség tudatosul, úgy a kényelmetlen egyéni helyzetek sokasodnak. A munkatársak ki-kitörnek korábbi barátságuk, szövetségeik komfort zónájából, nem ritka, hogy a csoporton belül klikkek alakulnak. Legtöbbször a bizonytalanság szüli a konfliktushelyzeteket, a kérdések a biztonság és bizalom kérdésköre mentén sokasodnak. A konfliktusok mentén tisztázódnak a szerepkörök, válik világossá a csoport és csoporttagok határa. Nem egyszer a konfliktusok a vezető körül központosulnak, ők válnak a konfliktusos időszak bűnbakjává. Ezt az időszakot – mely nemegyszer akár fél éves-éves hosszúságú – könnyen leírja a tranzakció analízisben alkalmazott drámaháromszög, ahol a szereplők az Üldöző – Áldozat – Megmentő szerepkörökben mozognak. Ebben az időszakban kezdődnek a kiábrándulások is: „nem ezért jöttem ide”, „itt sem lehet megcsinálni”, „egészen mást ígértek” mondatok gyakran hangzanak el.
Látható, hogy a vezető szerepe a formalizálódás időszakához képest jelentősen átalakul. Elsődleges feladata a konfliktusok helyes kezelése. A felmerülő konfliktusokat komolyan kell venni, még akkor is, ha csak egy csapattagtól érkezik az elégedetlenség. Mintát kell mutatni arra, hogy hogyan kezeljük a konfliktust. Egy jól bevált konfliktuskezelési protokoll szokott lenni, hogy a vezető elvárja minden munkatárstól, hogy elsősorban maguk között rendezzék le a konfliktusokat és csak akkor forduljanak a vezetőhöz, ha egymás között nem tudták a konfliktust rendezni. Vezetőként e szakasz kiemelt feladata az is, hogy ösztönözze és támogassa a különbözőségek felszínre hozását, az eltérő vélemények szabad vállalását. Itt tanulja meg a csoport, hogy a véleménykülönbségeket hogyan lehet minálunk kezelni. A coach típusú vezetés, az aktív hallgatás, az én-üzenetek kitűnő vezetői eszközök e szakaszban.
(3.) Norma alakítás szakasza
Mint ahogy a nagyobb viharok után a tenger kisimul, úgy rendeződnek a nyitott kérdések a csoportban is. A viharokban megszületnek a csoportnormák, a különbözőségek elfogadásra kerülnek. Kialakulnak az osztott, közös értékek, és a csoportkultúra – a „nálunk hogyan szokás a dolgokat csinálni” is. A csoport identitása napról-napra erősödik, a világot már a „mi és ők” paradigma alakítja.
Mi segít még felismerni, hogy ebben a fázisban van a csapat? Például az, hogy a felszabaduló energiák lehetőséget adnak a személyesebb, intimebb pszichológiai kapcsolódásokra, illetve a sok beszélgetésre, átbeszélésre (a cselekedetek száma pedig a korábbi szakaszokhoz képest csökken). Szüksége van a csoportnak a ki/át/megbeszélésekre, ezért a találkozók száma informális, formális szinten is nő.
Vezetőként arra kell kiemelt figyelmet fordítani, hogy a korábban kialakított normákat a csoport betartsa, szükség esetén közösen módosítsa. A vezető a legfőbb őrzője a csoportnormáknak: erősíti a szabályok betartását és felszínre hozza a normaszegést és annak következményeit. A legjobb tanács, mely ilyenkor követhető: vezetőként légy következetesen támogató. Ebben a fázisban az eddigi irányító vezetői szerepedet egy sokkal inkább támogató működés veheti át.
(4.) Teljesítés
Ez az a szakasz, ahol a csoport tagjainak tudását a leginkább tudja használni. Az energiák a munkára, teljesítésre fordulnak. A csoport napról-napra többet teljesít, akár túl is vállalja magát. A csoporttagok autonómak, a vezetést csak szükséges esetben keresik. Vezetőként azt élhetjük meg, a csapatunk szárnyal, kreatívan, önállóan dolgozik, sok új ötlettel előáll, minket, vezetőket pedig szakmai, szervezeti támogatóként használ.
Vezetőként a feladatunk a csoport teljesítésének fenntartása és erősítése, a jó teljesítések megerősítése. Továbbra is őrizni kell a teljesítéshez szükséges csoportkereteket, a rendszeres találkozókat, a visszacsatolásokat, a jó teljesítmény elismerését.
(5.) Lezárás
Vannak csoportok, melyek ideiglenesek, azaz meghatározott időn belül feloszlanak, vagy a teljesítés után megszűnnek. Ilyen pld. a projektcsoport, azaz adott feladatra felállított csoport. Ezen csapatoknál egy tudatosan kezelt lezárás szakasza segíti a csoporttagok elválással kapcsolatos feldolgozási igényét, a szakmai tapasztalatok továbbvitelét, a személyes kapcsolatok rendezését.
Vezetőként a legfontosabb feladatunk elismerni a csoport gyászát, az elválással kapcsolatos legkülönfélébb érzelmek (tagadás, düh, szomorúság, elfogadás) létjogosultságát. Vezetőként segítenünk kell a csapatunkat, hogy a csoportzárással kapcsolatos érzelmeket, gondolatokat megoszthassuk, illetve a tapasztalásokat tudatosítsuk. E szakasz mindannyiunknál másképp zajlik, kinek rövidebben, kinek hosszabban.
Szabó Zsófia
Az Ascon Consulting szervezetfejlesztője
A Personal Hungary Változásmenedzsment szakértője
