A szervezeti ombuds & a mediátor kapcsolata

A szervezeti ombuds és a mediációs tevékenység hasonlóságokat rejt magában, hiszen alapelveik és eszköztáruk hasonló, azonban a különbségeik egyértelműen elkülönítik őket egymástól.

Mielőtt a két tevékenység kapcsolatára kitérnénk nézzük meg a definíciókat.

Szervezeti Ombuds tevékenység:

A szervezeti ombuds tevékenység a munkavállalók részére egy megbízható és könnyen elérhető elsőlépésként bizalmasan- teljes titoktartás mellett- és informálisan a szervezeten belüli sérelmek, félreértések, panaszok, konfliktusok, egyenlőtlen és tisztességtelen bánásmód megoldásában nyújt támogatást. 
A szervezetre jellemző trendeket és konfliktusokat szisztematikusan tárja fel, ezáltal pontosan ki tudja szűrni a felmerülő káros hatású, ismétlődő folyamatokat, amelyek alááshatják a szervezet küldetését. Jelző funkcióként támogatja a vezetőség és a HR munkáját.

Mediációs eljárás:

Egy olyan folyamat, ahol mindenki elmondhatja saját véleményét, történetét félbeszakítás nélkül. 
Ahol egy harmadik, független és semleges fél segít a feleknek megérteni egymás nézőpontját. 
A mediátor a folyamat támogatója, a kommunikáció segítője, nem dönt a felek helyett, nem tanácsol, nem javasol megoldási lehetőségeket. Különböző eszközökkel segíti a feleket a szituáció megértésében, ami által a felek is meghallják és jobban megértik egymást. A felek dolga egymás meghallgatása, a nyílt kommunikáció és a másik fél véleményének tiszteletben tartása. 
A folyamat önkéntes, bármikor, bármelyik fél felbonthatja, ha kényelmetlenül érzi magát. A teljes ülést titoktartás kötelezi, tehát az ott készült jegyzetek megsemmisítésre kerülnek, az elhangzottak a jelenlevők között maradnak. A közvetítői eljárás titoktartási elvének köszönhetően elősegíti a nézőponti különbségek feltárását és egy esetleges közös megállapodás létrejöttét. 

A két tevékenység közötti hasonlóságok:

1. Alapelvek

Alapvetően mindkét szakember ugyanazokkal az alapelvekkel dolgozik.

• Titoktartás
• Függetlenség
• Pártatlanság 
• Önkéntesség
  A mediációs folyamattal ellenben – ahol az önkéntesség alapfeltétel- az ombuds direkt módón nem említi ezt, ugyanakkor általában önkéntes alapon keresik fel.
• Informalitás
  Az ombuds tevékenység egyik legfontosabb alapelve az informalitást, hiszen ez különbözteti meg többi a szervezeti egységtől, míg a mediáció erre nem fektet hangsúlyt, ugyanakkor az is egy informális folyamatként működik, azonban igény esetén formális megállapodást születhet. 
  Mi a formális és informális folyamat közötti különbség? Ebből a cikkből megtudható.

2. Eszközök

Egy szervezeti ombuds a mediációs és coaching eszközöket használva támogatja a hozzáforduló problémáját feltárni és a lehetséges megoldásokat megtalálni.

• Aktív figyelem
• Visszatükrözés
• Összegzés
• Átfordítás 
• Szükségletek feltárása

 

A két tevékenység közötti különbségek:

1. A támogatottak száma

A szervezeti ombuds egy személlyel, a mediátor két személlyel foglalkozik.

A mediátor egy adott konfliktus feloldásában támogatja és elősegíti a két fél közötti kommunikációt. 

A szervezeti ombuds elsőre egy személy problémájának megoldását támogatja. 
Amennyiben az ombuds rendelkezik mediációs képesítéssel és az esetben lévő felek is beleegyeznek úgy az ombuds mediálhat is, betartva a mediációs alapelveket, legfőképpen a függetlenséget és a pártatlanságot. 

2. Szervezeti visszacsatolás

A szervezeti ombuds visszejelző funkcióval is rendelkezik, a mediátor nem.

A legnagyobb különbség a két tevékenység között, hogy míg a mediátor nem ad szervezeti visszacsatolást, addig az ombuds szervezeti jelző funkciója, azaz a szervezetre jellemző trendeket és konfliktusokat szisztematikusan tárja fel, ezáltal pontosan ki tudja szűrni a felmerülő káros hatású, ismétlődő folyamatokat, amelyek alááshatják a szervezet küldetését. Jelző funkcióként támogatja a vezetőség és a HR munkáját. 

3. Jelenlét mértéke 

A szervezeti ombuds állandóan, a mediátor egy konkrét esetben van jelen.

Míg egy mediátort egy adott konfliktus feloldására hívnak be, addig a szervezeti ombuds állandóan jelen van a szervezetben, így azonnali támogatást nyújt és előrejelzést biztosít. 

 

A cikk szerzője: Mosonyi Diana - SZOE elnök