KÜRT: hogyan faragjunk informatikai költségeinken?

A KÜRT eddigi hatékonyságnövelő projektjeinek talán legfontosabb tanulsága, hogy jelentős költségek és erőforrások megtakarítására van lehetőség minden szervezetben, még azután is, hogy az alapvető takarékossági intézkedéseket már meghozták. Gondos előkészítéssel már rövid távon is meggyőző eredményt lehet elérni, nem beszélve a közép- és hosszútávon realizálhatókról. Mindenekelőtt - a különböző időtávú hatásokat figyelembe véve és mérlegre téve - a költségvetési tételek között fontossági sorrendet kell felállítani. Érdemes elgondolkodni a meglévő tételek olcsóbb megoldásokkal történő kiváltásán, esetleg egyes folyamatok átütemezésén.

"Az elmúlt két hónapban lezárt projektjeink eredményei önmagukért beszélnek: az általunk vizsgált vállalatok esetében általánosságban elmondható, hogy teljes IT büdzsé 1-2 százalékának ráfordításával már rövidtávon közel 10 százalékos költségmegtakarítás érhető el, míg közép- és hosszútávon valamivel nagyobb ráfordítással 30-40 százalékot is meg lehet spórolni az éves IT költségvetésből" - mondta Frankó Csuba Dea, a KÜRT marketing igazgatója. Hozzátette, hogy "a KÜRT 2-3 hetes ingyenes felméréssel tárja fel az adott vállalatnál vagy szervezetnél az optimalizálási és költségcsökkentési lehetőségeket. A felmérés eredményeként előáll egy részletes dokumentum, amely pontos tájékoztatást ad arról, hogy mely területen, milyen beavatkozással, mekkora költséghatékonyság növekményt lehet elérni".

Hangsúlyt kapott az IT szervezet

A KÜRT Zrt. a szolgáltatás elindítása óta felhalmozott piaci tapasztalatok alapján továbbfejlesztette költségcsökkentő és hatékonyságnövelő csomagját, amely így az IT folyamatok, az IT szervezet és a technológiai hatékonyság növelése, valamint a licencek, szupport szerződések, a kapacitás- és kvótamenedzsment területének optimalizálásán túl külön hangsúlyt helyez a legkritikusabbnak bizonyuló tényezőre, az IT szervezet és konfliktusainak kezelésére. A KÜRT szakemberei szerint e terület bizonyult szinte minden esetben "vízválasztónak". Gyakran a konfliktusok kezelésén múlik egy-egy konszolidációs és optimalizációs program hosszú távú sikere.

A gazdasági válság minden cégtől megköveteli az érvényben lévő vállalati stratégia felülvizsgálatát. Bár néhány vállalat estében lehetőség nyílhat újabb fejlesztésekre vagy bővítésekre, mégis a legtöbb cégnek (legyen szó termelői vagy szolgáltatói szektorról) a szűkülő pénzügyi keretek miatt a tervek és várakozások újragondolására van csak lehetősége. "Több esetben találkoztunk a közelmúltban olyan helyzettel, amikor az addig gondos tervezésről és precizitásról híres cégek, illetve vezetőik a válság hatásainak csökkentésekor értelmetlen vagdalkozásba kezdtek. Mintha műtétkor szike helyett bárdot akarnának használni" - jellemezte a helyzetet Márton Miklós, a KÜRT kereskedelmi igazgatója.

Átgondolatlan költségcsökkentési gyakorlatok

A KÜRT tapasztalatai szerint az egyszerű költségcsökkentési módszerek az esetek többségében nem hozzák meg a várt eredményt, ami egyértelműen az átgondolatlanságra, a járulékos hatások figyelmen kívül hagyására vezethető vissza. "Előfordult olyan eset, amikor azzal keresett meg minket egy vállalat vezetése, hogy hiába csökkentették drasztikusan az eszközállományt és a létszámot, nem jelentkezett akkora megtakarítás, mint amekkorát vártak. Volt olyan is azonban, amikor a cégvezetőnek nem volt konkrét elképzelése saját cége működésének tényleges költségeiről, és nagyon csodálkozott, amikor tőlünk tudta meg, hogy az utóbbi időben kétszerannyi tárolóeszközt vásároltak, mint amennyire valójában szükség volt" - számolt be tapasztalatairól Horváth Sándor, a KÜRT Zrt. tanácsadója.

A KÜRT Zrt. eddigi vizsgálatai alapján elmondható, hogy általában az üzleti aspektusok ismeretének hiánya vagy mellőzése, a hatékony vállalati rendszermodellek hiánya és a helytelen döntési mechanizmusok vezetnek költséghatékonysági problémákhoz. A helyzetet súlyosbíthatja, hogy a döntéshozók nem mindig kapnak megfelelő mélységű tájékoztatást a piaci termékekről, az adott rendszerbe való illeszthetőségükről, illetve teret kapnak a különböző, ellentétes érdekű belső lobbi folyamatok is a szervezetben. "Néhány hónappal szolgáltatáscsomagunk rajtja után egyértelműen látszik, hogy az egyik legfontosabb feladatunk az ilyen projekteknél a belső konfliktusok, érdekellentétek felderítése és minél nagyobb mértékű csökkentése. Erre külső szakértőként, mintegy harmadik félként, sokkal jobbak a lehetőségeink, mintha a szervezet belülről próbálná meg megoldani ugyanezt" - nyilatkozta Kmetty József, a KÜRT vezérigazgatója.